浅谈医院库存物资的管理
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关键词 库存物资;采购;保管
医院库存物资是指医院为了保证正常医疗服务而储备的低值易耗品、卫生材料、其他材料和在加工材料等。尽管医院是属于服务行业,但库存物资独有的重要性,使得加强库存物资的管理对医院仍具有不可忽视的意义。
一、库存物资的采购
库存物资的采购决策涉及两项内容:
1、决定进货项目及数量
库房负责对需要购买的已列入库存物资清单的项目填写请购单,其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请购单。大多数医院对正常医疗服务中所需要的的物资的购买均作一般授权。比如:库房在现有库存达到再订购点时就可直接提出采购申请,其他部门也可为正常的维修工作和类似的工作直接申请采购有关物品。再订购点的确定一般是按照库管员的丰富经验可以解决这一问题,但经济订货量却很少受到医院相关部门的重视,本人认为这点可以借鉴企业存货经济订货量的基本模型:Q*= 。
其中:Q:表示订货量
K:单位变动订货成本
D:年总的需求量
:单位变动储存成本
现举一实例进行说明:
如我院每年需要穿针360000个,该空针单位成本为1元 ,单位变动储存成本为0.2元,一次变动订货成本25元,则:
Q*= = =15000(个)
也就是说请购单上就应申请15000个穿针。当然变动储存成本和变动订货成本的估计也很关键。一般说变动储存成本包括保险费用、存货破损和变质损失等,变动订货成本包括差旅费、邮资、电报电话费等。
2、选择供应单位
采购部门在收到请购单后,只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单,采购部门应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的采购项目,应采用竞价方式来确定供应商,以保证供货的质量、及时性、和成本的低廉。
二、库存物资的保管
在医院物资库房的管理中大多存在职责不分的现象,库管员、库房会计、甚至物资部门负责人的职责都是相互串岗,库管员不在时,别的人代发物资的现象时有发生。这样就会导致盘点时实物短缺的责任难以落实到人头上。正确的做法是物资的采购人员、验收人员、保管人员和记帐人员职务应相分离,未经授权不得接触实物,建立健全出、入库管理,定期进行实物盘点。由于库存物资的品种多、数量大、其陈旧性和多样性都给盘点工作带来一定的困难,物资管理部门盘点前应该制定盘点计划,确定合理的盘点程序,配备相应的监督人员,对库存物资进行独立的内部验证,财务部门应参与整个盘点过程并制定周密的监盘计划,确定监盘的目标、范围和时间安排。财务部门在监盘过程中应观察物资有无毁损、陈旧、过时、残次、和短缺等状况。将盘点结果与永续记录进行独立的调节,对盘点表和盘点标签进行充分控制。盘盈盘亏时都要先查明原因再报有权审批的部门批准后再进行处理,超过一定金额的还要报上级主管部门批准才能处理。
三、库存物资的计价
库存物资的计价允许采用多种方法,但由于医疗单位的特殊性,一般都采用加权平均法进行核算,且一经确定不得随意变动,当存在下列情况之一时,应当计提减值准备:1、市价持续下跌,并且在可预见的未来无回升的希望,可变现净值低于帐面成本2、因为医疗服务的改善,旧的库存物资不再适应服务的要求。3、其他足以证明该项库存物资实质上已经发生减值的情形。当存在以下一项或若干项情况时,应当将库存物资的帐面余额全部转入当期管理费用:1、已霉烂变质的库存物资。2、已过期又不可退货的库存物资,如一次性的输液管等。3、医疗服务中已不再需要,并且已无转让价值的库存物资。4、其他足以证明已无使用价值和转让价值的库存物资。
四、库存物资的管理目标
1、保证医疗服务需要
医院很少能够做到随时购入所需的物资,即使是市场供应量充足的物资也如此。这不仅因为不时会出现某种物资的市场断档,还因为医院距供货点较远而需要必要的途中运输及可能出现运输故障。一旦医疗服务所需物资短缺,有可能就会造成医疗事,就会给医院造成不可估量的损失。
2、出自价格的考虑
零购物资的价格往往较高,而整批购买在价格上常有优惠。但是,过多的库存量要占用较多的资金,并且会增加包括仓储费、维护费、管理人员工资在内的各项开支。存货占用资金是有成本的,占用过多的资金会使利息支出增加并导致节余的损失;各项开支的增加更直接使成本上升 ......
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