医院档案综合管理探索
[关键词]医院档案; 管理
[中图分类号] R197.32[文献标识码] B [文章编号]
医院档案工作是医院管理中的重要组成部分,科技兴院的重要环节,医院的宝贵文化财富。也是医院工作计划、决策的可靠依据和指导并协调各项工作正常运行的参考资料,随着医疗事业的进步和科技的发展,医院档案综合管理对医院领导决策科学化和医院快速发展的作用日益重要。
1.医院档案综合管理势在必行
医院档案综合管理,是指按照统一管理的原则,将按医院职能分类的档案集中起来,在专门设立的由院级领导的直属机构——综合档案室进行归档、分类、整理、开发、利用等项管理工作。
医院档案综合管理,一般所指的集中管理有更为明确的内涵。它不仅是医院各职能分类,各种载体形式档案实体的统一管理,而且是对医院全部档案进行组织管理和提供利用的组织形式,是集中统一管理的具体化,一方面它使档案管理规范化、科学化,另一方面使档案信息的开发利用更加完善、实用。实践证明了档案集中统一管理的优点,克服了分散管理的许多弊端,这不仅发挥了档案的整体功能, 更有利于医院工作和档案事业发展。
2.医院档案综合管理的形成
医院档案综合管理,是医院档案集中统一管理原则在新形势下的发展和继续。综合有广义的宏观理解,是封闭式向开放式体制的转变。因此,档案综合管理是医院档案工作发展的必然趋势。
2.1形势的需要。档案管理应同医院各项工作同步、协调共同发展,应及时向医院提供各种信息,为医院综合管理和科、教、研服务,医院档案综合管理迫在眉睫。同时,在医院达标升级中,档案综合管理为达标条件之一。
2.2医院自身建设的需要。如何在瞬息万变的竞争机制中求生存发展,就必须提高服务态度与服务质量,重视信息开发,引进先进医疗技术和设备,培养出一支高超医疗技术人材的队伍。只有这样,才能立于不败之地。档案工作和医院建设密不可分,档案综合管理在医院改革中应运而生,是医院自身建设的需要,并服务于医院建设。
2.3单位管理升级的需要。医疗改革的不断深入,给医院建设带来生机,赋予新的内容。医院建设和医院档案综合管理都要达标升级。这是新时期标准化管理的统一的两方面,缺一不可。因此,医院档案综合管理是单位管理升级的需要。
3.目前医院档案综合管理存在的问题
3.1领导对档案工作认识上的差异,对档案综合管理重视不够。很多医院管理者受各方面条件的限制,对档案管理的专业知识了解不多、不深,这就容易形成一些偏见,忽略档案综合管理工作的重要性,同时也影响了档案工作的整体优化和同步发展。
3.2档案管理方法单一,档案的分头管理和分散保管现象严重。有的机构开展的科研成果项目比较多,为图自己查阅档案方便,不愿将档案交综合档案室集中统一管理。有的因库房紧张就将档案分散由各科室保管, 势必造成这些档案资料既没有整理,也没有专柜存放,即使经过整理, 没有任何检索工具,也不规范,影响全宗的完整性。
3.3重视档案,忽视资料。许多综合档案室,只管整理档案,而没有把资料作为综合管理的重要内容之一,平时不注意收集,使许多有价值的资料流失,许多重要的内容无从查找。
3.4重文书档案,轻科研档案及其它门类的档案。由于思想观念的陈旧,有些单位认为档案就是文书档案,忽视了其它档案,有的即使保管了部分其它门类的档案, 但也存在着档案不齐全,不规范,没有检索工具等,没有真正实行档案的综合管理,从而影响了档案完整、齐全和有效的利用.
3.5开展编研少,被动服务多。档案的价值只有通过不断开发才能实现,这就需要档案工作者充分利用档案信息,及时地编出较深层次的编研材料来。由于档案的分散管理,档案室就不能提供综合性、宏观性、整体性强的档案信息,不能把死档案变活材料,也不利于综合档案室对档案信息进行综合分析研究和开发利用。
4.如何做好医院档案综合管理工作
在此结合国家档案局及卫生部颁发的《医院卫生档案管理暂行办法》,医院档案综合管理应做好以下几个方面的工作:
4.1强化档案意识及领导层的意识,建立综合管理机构
档案管理人员要积极宣传《档案法》和医院综合档案工作的有关规章、制度,让医院领导和行政人员正确认识档案综合管理工作的重要性,树立与时俱进的档案管理观念,提高他们的档案意识和法制观念,将档案管理工作纳入医院计划、总结中,凸现档案在医院管理中的重要地位。医院的综合管理机构是实现整体优化的关键。只要有机构的保证,领导的支持,什么困难都能克服。
4.2档案综合管理实现制度化、规范化、标准化管理
制订并逐步完善档案综合管理的各项管理制度与技术标准,使档案工作逐步制度化、规范化、标准化,档案综合管理工作有章可循。医院要根据单位的实际情况制定计划、标准,对文件材料形成把好关。对积累、归档、保管、利用等做出统一要求,保证各环节的疏通,逐步做到档案管理完整无误。
4.3综合分类,建立医院档案信息一体化管理模式
实行档案、信息、情报一体化管理。过去,医院档案分:文书、科技、会计、声像、基建等档案,各自为政,现在医院综合管理优化组合,从便利角度出发,加强相互联系,集中起来统一保管,达到整齐实用,建立统一、科学、合理的类别体系,实现档案信息一体化管理模式。
4.4开展医院综合档案信息编研开发
档案管理人员要对医院档案、病案、图书资料等信息进行综合筛选、加工和编辑,转化为深层次的编研资料,对综合档案信息进行综合分析和研究为领导决策出谋划策,为医院行政管理,临床质量管理等方面提供信息支持。
4.5成立综合档案信息情报中心,开发利用信息资源
成立综合档案信息情报中心,将医院电子档案和与之相应的纸质档案结合管理,并根据对医疗市场的调查信息,构建医院内部档案服务网络,建立电子计算机检索系统,实现全院档案资料共享,让“呆档案”转化为“活档案”,为医院综合利用信息服务。
医院领导层在管理、决策的过程中都离不开及时、准确地档案综合信息,医疗科技的快速发展更是离不开综合的信息支持,医院档案综合管理使档案、图书、资料、情报信息形成一体化管理,互通信息,从而达到资源最大限度地开发利用。使档案发挥应有的作用,更快更好的为医疗第一线服务,为医院建设服务,医院档案综合管理就显得尤为重要。, http://www.100md.com(王 芳)
[中图分类号] R197.32[文献标识码] B [文章编号]
医院档案工作是医院管理中的重要组成部分,科技兴院的重要环节,医院的宝贵文化财富。也是医院工作计划、决策的可靠依据和指导并协调各项工作正常运行的参考资料,随着医疗事业的进步和科技的发展,医院档案综合管理对医院领导决策科学化和医院快速发展的作用日益重要。
1.医院档案综合管理势在必行
医院档案综合管理,是指按照统一管理的原则,将按医院职能分类的档案集中起来,在专门设立的由院级领导的直属机构——综合档案室进行归档、分类、整理、开发、利用等项管理工作。
医院档案综合管理,一般所指的集中管理有更为明确的内涵。它不仅是医院各职能分类,各种载体形式档案实体的统一管理,而且是对医院全部档案进行组织管理和提供利用的组织形式,是集中统一管理的具体化,一方面它使档案管理规范化、科学化,另一方面使档案信息的开发利用更加完善、实用。实践证明了档案集中统一管理的优点,克服了分散管理的许多弊端,这不仅发挥了档案的整体功能, 更有利于医院工作和档案事业发展。
2.医院档案综合管理的形成
医院档案综合管理,是医院档案集中统一管理原则在新形势下的发展和继续。综合有广义的宏观理解,是封闭式向开放式体制的转变。因此,档案综合管理是医院档案工作发展的必然趋势。
2.1形势的需要。档案管理应同医院各项工作同步、协调共同发展,应及时向医院提供各种信息,为医院综合管理和科、教、研服务,医院档案综合管理迫在眉睫。同时,在医院达标升级中,档案综合管理为达标条件之一。
2.2医院自身建设的需要。如何在瞬息万变的竞争机制中求生存发展,就必须提高服务态度与服务质量,重视信息开发,引进先进医疗技术和设备,培养出一支高超医疗技术人材的队伍。只有这样,才能立于不败之地。档案工作和医院建设密不可分,档案综合管理在医院改革中应运而生,是医院自身建设的需要,并服务于医院建设。
2.3单位管理升级的需要。医疗改革的不断深入,给医院建设带来生机,赋予新的内容。医院建设和医院档案综合管理都要达标升级。这是新时期标准化管理的统一的两方面,缺一不可。因此,医院档案综合管理是单位管理升级的需要。
3.目前医院档案综合管理存在的问题
3.1领导对档案工作认识上的差异,对档案综合管理重视不够。很多医院管理者受各方面条件的限制,对档案管理的专业知识了解不多、不深,这就容易形成一些偏见,忽略档案综合管理工作的重要性,同时也影响了档案工作的整体优化和同步发展。
3.2档案管理方法单一,档案的分头管理和分散保管现象严重。有的机构开展的科研成果项目比较多,为图自己查阅档案方便,不愿将档案交综合档案室集中统一管理。有的因库房紧张就将档案分散由各科室保管, 势必造成这些档案资料既没有整理,也没有专柜存放,即使经过整理, 没有任何检索工具,也不规范,影响全宗的完整性。
3.3重视档案,忽视资料。许多综合档案室,只管整理档案,而没有把资料作为综合管理的重要内容之一,平时不注意收集,使许多有价值的资料流失,许多重要的内容无从查找。
3.4重文书档案,轻科研档案及其它门类的档案。由于思想观念的陈旧,有些单位认为档案就是文书档案,忽视了其它档案,有的即使保管了部分其它门类的档案, 但也存在着档案不齐全,不规范,没有检索工具等,没有真正实行档案的综合管理,从而影响了档案完整、齐全和有效的利用.
3.5开展编研少,被动服务多。档案的价值只有通过不断开发才能实现,这就需要档案工作者充分利用档案信息,及时地编出较深层次的编研材料来。由于档案的分散管理,档案室就不能提供综合性、宏观性、整体性强的档案信息,不能把死档案变活材料,也不利于综合档案室对档案信息进行综合分析研究和开发利用。
4.如何做好医院档案综合管理工作
在此结合国家档案局及卫生部颁发的《医院卫生档案管理暂行办法》,医院档案综合管理应做好以下几个方面的工作:
4.1强化档案意识及领导层的意识,建立综合管理机构
档案管理人员要积极宣传《档案法》和医院综合档案工作的有关规章、制度,让医院领导和行政人员正确认识档案综合管理工作的重要性,树立与时俱进的档案管理观念,提高他们的档案意识和法制观念,将档案管理工作纳入医院计划、总结中,凸现档案在医院管理中的重要地位。医院的综合管理机构是实现整体优化的关键。只要有机构的保证,领导的支持,什么困难都能克服。
4.2档案综合管理实现制度化、规范化、标准化管理
制订并逐步完善档案综合管理的各项管理制度与技术标准,使档案工作逐步制度化、规范化、标准化,档案综合管理工作有章可循。医院要根据单位的实际情况制定计划、标准,对文件材料形成把好关。对积累、归档、保管、利用等做出统一要求,保证各环节的疏通,逐步做到档案管理完整无误。
4.3综合分类,建立医院档案信息一体化管理模式
实行档案、信息、情报一体化管理。过去,医院档案分:文书、科技、会计、声像、基建等档案,各自为政,现在医院综合管理优化组合,从便利角度出发,加强相互联系,集中起来统一保管,达到整齐实用,建立统一、科学、合理的类别体系,实现档案信息一体化管理模式。
4.4开展医院综合档案信息编研开发
档案管理人员要对医院档案、病案、图书资料等信息进行综合筛选、加工和编辑,转化为深层次的编研资料,对综合档案信息进行综合分析和研究为领导决策出谋划策,为医院行政管理,临床质量管理等方面提供信息支持。
4.5成立综合档案信息情报中心,开发利用信息资源
成立综合档案信息情报中心,将医院电子档案和与之相应的纸质档案结合管理,并根据对医疗市场的调查信息,构建医院内部档案服务网络,建立电子计算机检索系统,实现全院档案资料共享,让“呆档案”转化为“活档案”,为医院综合利用信息服务。
医院领导层在管理、决策的过程中都离不开及时、准确地档案综合信息,医疗科技的快速发展更是离不开综合的信息支持,医院档案综合管理使档案、图书、资料、情报信息形成一体化管理,互通信息,从而达到资源最大限度地开发利用。使档案发挥应有的作用,更快更好的为医疗第一线服务,为医院建设服务,医院档案综合管理就显得尤为重要。, http://www.100md.com(王 芳)