一套功能完善的医院人事档案系统软件设计
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2001年10月4日
检索字典式数据维护
常见的档案信息数据库，通常用编码来代替人的各种信息存入计算机。这样的数据库存储着大量形形色色的代码。如：性别、籍贯、单位、文化程度、政治面貌、职务、职称等都用代码来替代文字。其弊端很多：①用户在输入信息数据之前，要用大量的时间来查找和填写每一个人的信息代码，必须预先印制大量的专用表格和代码汇编供用户查找并填写完备，然后由操作人员对照表格逐人灵入微机，手续繁杂，需长时间的事前培训，效率极差；②差错率高。其中有几道错误代码关口难以避免：查找编码错误、填写表格错误、手工录入错误。信息库中必然产生数据“垃圾”，用再好的查询手段，给用户提供的也是不可信的信息；③这样的信息库无法打印出人们需要的报表用以参阅，因为大量的信息都是多数人不懂的数字代码，没有实用价值。
本档案信息数据库，不用信息代码，都是用文字存储。这样虽然克服了以上所述错误信息产生的难题，但是也提出了更大的问题，即数据维护(信息的录入和修改)。大家知道汉字录入的低效率和易出错是操作中最大的绊脚石，必须闯过这个误区才能铺平以后的道路。我在编写“数据维护”这个程序模块之前，查阅了大量的计算机软件资料，做了无数次试验。最后终于实现了功能强大操作简便的“数据维护”。
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我的思路是：在档案信息数据库中，凡是需用代码来表示的项目(前面已列出)，我都逐个给它们建立字典库，例如文化程度：就把从博士后到文盲之间的所有文化档次全部输到微机的“文化程度字典库”中。这是一项艰苦、仔细、默默无闻的长期工作。把所有的字典库全部建成后，我感到仍不满意，国为人的因素是最复杂多变的。字典库中的内容再全面，也难以涵盖包罗万象的社会现状。因此我又给用户设计了自由维护全部字典库的工具，让用户一旦遇到新情况，自己打开相应的字典库将其录入，还可自由修改和删除。
以上基础工作完成后，就可编写信息库的“数据维护”了。我设计的这个模块，当用户将光标移到存有字典库内容的项目时(如科室、籍贯等)，程序自动打开该项目所对应的字典库，并把全部内容以菜单形式显示于屏幕右上角，当内容过多时，菜单中有翻页提示，可逐页查找。当用户选定其中某一项时，只需回车即把所选内容返录进档案信息库中，并在屏幕该项目处显示录入的信息，同时关闭相应的字典库清除屏幕右上角菜单。这样，在档案信息库中，用户只需手工录入姓名、各种日期和工资类数据，将汉字操作的工作量降到最低限度，效率和准确率大大提高，也为高质量的查询程序铺平了道路。
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档案信息库中各种日期的类型设置。21世纪近在眼前，这给计算机软件人员出了一道极大的难题，目前所有的计算机只认20世纪的年份，只要一进入2000年，所有的日期可能要出问题。计算机总是把01/01/00当做1900年1月1日来参与计算，其结果可想而知。这是当前摆在计算研究人员面前的课题。为了争取主动，不被此难题是否解决而困扰，我将档案信息库中所有的日期类信息项，全部定义为“字符型”，并在屏幕随时告诫用户日期按“19960701”或200000101“形式输入。然而，按下葫芦起来瓢，诸多的日期字符串无法计算也年龄、工龄、时间区间等需参与查询的条件。在这方面我又下了大力气，用多重函数对各种日期字符串进行截取、转换、计算，终于突破这一关口，实现了它的跨世纪应用。
可任意的信息查询
档案信息库建立的目的是为了查询，即信息服务。只有灵活自如地从中得到任何所需数据，才能挖掘出信息库的巨大潜力和应有的价值，否则就是死水一滩白费力气。我设计的查询程序，不论什么类型什么条件，都有一个共同特点：从信息库中筛选出的结果，先显示出这个子集的总数及其中男子各多少，然后跳出一小菜单：(I)打印报表：(II)显示姓名。用户选其一，便立刻得到这个子集的详细情况。
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2.1按现成的条件查询：其中又分4种：一般查询、时间查询、专业查询、工资查询。一般查询包含的条件是：按姓名、身份证号、性别、科室、文化程度、政治面貌、毕业学校、职务级别；时间查询包含：出生日期、加入组织时间、参加工作时间、转干时间、最高学历毕业时间、专业职称任职时间；专业查询包含：工资总额、技能工资等。限于篇幅，只重点介绍其中3种：①按文化程度查询：其中设计了2种功能，A从某一档向上的区间查询；B按某一档查询。当用户选A时，屏幕弹出一菜单：①大专以上②中专以上③初中以下，虽然②和③分别涵盖它以上的区间，但实用性极强。当用户选定B时，屏幕是另一菜单，它涵盖从博士后到文盲的所有档。用箭头键选定某一楼，立即显示查询结果；②按出生日期查询：A按年龄查询；B打印退休人员名单。当选A时屏幕要求输入欲查询年龄段的上下限，当回车省略上限时，查询高于下限的所有人，省略下限则相反；当选 B时，屏幕要求输一个年份(即使2036年也可)，则立即打印出此年份内应退休的全部人员，绝无遗漏，并列出每人的性别、出生日期、工作时间、职称等项目供参考，实用性强。③按专业技术职称查询：A按档次区间查询，B按某一职称查询。当选A时出现菜单：①高级职称 ②中级职称 ③中级以上职称 ④初级职称，其中③兼容①和②。当选定一项，屏幕提示输入该区间定职时间的上下限，一俟用户输完，立即显示结果。此功能实际使用频率较高；当选B时，跳出一菜单包含着全部技术职称(带翻页提示)，用户选定后1秒内就找出某职称的全体人员。
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以上都是我预先为用户配制好的按特定条件查询功能，看似应有尽有，但对于自动化程度较高的软件来说是远远不够的。因为用户对信息查询的需求是变化无穷、不可预料的。为了满足这种随机应变的信息需求，在“套菜“的基础上，我又为用户准备了灵活变幻的“自助餐”。
2.2自由组合条件查询：在浩如烟海的信息库中，用户随心所欲地按自己设置的多重组合条件来攫取一个需要的群体(信息子信)，而且组合条件不受数量限制(当然不能离开信息库内容)。这是一个艰难的课题，它对软件的自动化程度提出严峻的考验。我是这样设计的：首先将信息库中非特质项目挑选出来。例如姓名、身份证号等项目属一对一的特质项，不参与条件组合。把所有非特质项以菜单形式显示给用户，有：出生日期、所在科室、政治面貌、加入组织时间、行政级别、职务上任时间、文化程度、毕业学校、最高学历毕业时间、现从事专业、参加工作时间、转干时间、专业技术职称、职称任职时间、工资总额……。用户从中任意挑选组合。此菜单用彩色显示，用户选中某一项回车，此项马上改变颜色，全部选完后可浏览一遍，菜单中有一项“确定你的选择”，在此回车屏幕又一级级下拉出不同的菜单，让用户进一步界定各条件中的档次、位置或区间，简单说，假如用户选文化程度、毕业学校、工作时间、工资总额四项档(档次位置时间数量各一)，确定选择后，第一步跳出包含所有文化程度的菜单再选择(如本科毕业)，第二步跳出的菜单包含全国的大专院校提供选择(如清华大学)，第三步提示用户输入工作时间的上下限(如1990前)，第四步让用户输工资的上下限(600元以下)。以上步骤一俟完成即显示查询结果。如果用户将开首的菜单项目全选中，计算机内部的逻辑判断条件超过22种，不论条件多么苛刻，只要信息库中存在用户指定的子集，保证准确完整高效地筛选出来。
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自由组合的表格输出
3.1从纵向：用户自由选择报表打印项目(前文提到)，不论什么类型的查询，其结果都出现一小菜单，用户可从中打印出信息子集的详细报表。然而信息库中的信息项是纷繁复杂的，对于这众多的信息项，面临2个问题：①打印机不可能一次全部输出(硬件限制)；②不同的群体对信息项的针对性各有相同(例如工人不存在行政级别)。所以最好的报表输出形式是用户根据不同的查询结果，从不同的信息需求来挑选组合信息项打印。这样的报表简明扼要、针对性强，参考体会价值高。
用户操作界面与“自由组合条件查询”的变色菜单相似，从信息库的全部信息项名称中斟酌挑选，确定后报表完全按用户指定的形式输出。它进一步升华了这套信息库管理软件的自动化程度。
3.2从横向：用户可随意挑选个体组成报表。到此为止，这套软件的查询功能好象尽善尽美了，但在实际操作中用户又提出难题：已知某人群(仅知姓名)的个体间不论是档次、位置、时间、数量各信息项均存在较大跨度，难以用任何查询办法将他们集合起来，但又想比较某些信息项在他们之间的差异程度。最好的方法就是用户先选择报表打印项目，然后再自由组合所要的人群赋予打印机。此程序中，我把信息库中全体人员姓名以菜单形式提供给用户任选，实际操作非常方便快捷。
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4人员分布概况表
此表是集专业技术职称、性别、聘用类型、文化程度、年龄段、单位内部框架为一体的人员分布综合报表。它把每一类专业技术人员，从是否聘用、性别、本科、专科、中专、高中、初中以下、25岁以下、26-30、31-35、36-40…60岁以上、单位内各大口等20几个渠道进行再分配，准确地打印出信息库中全部人员的多向分布表，其实用价值和参考价值都很高，也是我的这套软件对信息库数据资源的深层挖掘，进一步发挥出软件的自身能量。
5.档案信息库的拓展
本文介绍的是一套人事档案信息库管理软件，仅把它们用于人事档案信息库的管理就显得促狭和禁锢。
在医院里档案种类繁多，有病案、财务档案、物品档案、护理档案、设备档案、文件档案等，将这些档案建立起数据库，用上述的设计思路来开发管理软件，大力挖掘信息资源，为社会提供有价值的信息服务，其贡献是不可估量的。(摘自 医学信息 1998，11：22—24), 百拇医药
常见的档案信息数据库，通常用编码来代替人的各种信息存入计算机。这样的数据库存储着大量形形色色的代码。如：性别、籍贯、单位、文化程度、政治面貌、职务、职称等都用代码来替代文字。其弊端很多：①用户在输入信息数据之前，要用大量的时间来查找和填写每一个人的信息代码，必须预先印制大量的专用表格和代码汇编供用户查找并填写完备，然后由操作人员对照表格逐人灵入微机，手续繁杂，需长时间的事前培训，效率极差；②差错率高。其中有几道错误代码关口难以避免：查找编码错误、填写表格错误、手工录入错误。信息库中必然产生数据“垃圾”，用再好的查询手段，给用户提供的也是不可信的信息；③这样的信息库无法打印出人们需要的报表用以参阅，因为大量的信息都是多数人不懂的数字代码，没有实用价值。
本档案信息数据库，不用信息代码，都是用文字存储。这样虽然克服了以上所述错误信息产生的难题，但是也提出了更大的问题，即数据维护(信息的录入和修改)。大家知道汉字录入的低效率和易出错是操作中最大的绊脚石，必须闯过这个误区才能铺平以后的道路。我在编写“数据维护”这个程序模块之前，查阅了大量的计算机软件资料，做了无数次试验。最后终于实现了功能强大操作简便的“数据维护”。
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我的思路是：在档案信息数据库中，凡是需用代码来表示的项目(前面已列出)，我都逐个给它们建立字典库，例如文化程度：就把从博士后到文盲之间的所有文化档次全部输到微机的“文化程度字典库”中。这是一项艰苦、仔细、默默无闻的长期工作。把所有的字典库全部建成后，我感到仍不满意，国为人的因素是最复杂多变的。字典库中的内容再全面，也难以涵盖包罗万象的社会现状。因此我又给用户设计了自由维护全部字典库的工具，让用户一旦遇到新情况，自己打开相应的字典库将其录入，还可自由修改和删除。
以上基础工作完成后，就可编写信息库的“数据维护”了。我设计的这个模块，当用户将光标移到存有字典库内容的项目时(如科室、籍贯等)，程序自动打开该项目所对应的字典库，并把全部内容以菜单形式显示于屏幕右上角，当内容过多时，菜单中有翻页提示，可逐页查找。当用户选定其中某一项时，只需回车即把所选内容返录进档案信息库中，并在屏幕该项目处显示录入的信息，同时关闭相应的字典库清除屏幕右上角菜单。这样，在档案信息库中，用户只需手工录入姓名、各种日期和工资类数据，将汉字操作的工作量降到最低限度，效率和准确率大大提高，也为高质量的查询程序铺平了道路。
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档案信息库中各种日期的类型设置。21世纪近在眼前，这给计算机软件人员出了一道极大的难题，目前所有的计算机只认20世纪的年份，只要一进入2000年，所有的日期可能要出问题。计算机总是把01/01/00当做1900年1月1日来参与计算，其结果可想而知。这是当前摆在计算研究人员面前的课题。为了争取主动，不被此难题是否解决而困扰，我将档案信息库中所有的日期类信息项，全部定义为“字符型”，并在屏幕随时告诫用户日期按“19960701”或200000101“形式输入。然而，按下葫芦起来瓢，诸多的日期字符串无法计算也年龄、工龄、时间区间等需参与查询的条件。在这方面我又下了大力气，用多重函数对各种日期字符串进行截取、转换、计算，终于突破这一关口，实现了它的跨世纪应用。
可任意的信息查询
档案信息库建立的目的是为了查询，即信息服务。只有灵活自如地从中得到任何所需数据，才能挖掘出信息库的巨大潜力和应有的价值，否则就是死水一滩白费力气。我设计的查询程序，不论什么类型什么条件，都有一个共同特点：从信息库中筛选出的结果，先显示出这个子集的总数及其中男子各多少，然后跳出一小菜单：(I)打印报表：(II)显示姓名。用户选其一，便立刻得到这个子集的详细情况。
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2.1按现成的条件查询：其中又分4种：一般查询、时间查询、专业查询、工资查询。一般查询包含的条件是：按姓名、身份证号、性别、科室、文化程度、政治面貌、毕业学校、职务级别；时间查询包含：出生日期、加入组织时间、参加工作时间、转干时间、最高学历毕业时间、专业职称任职时间；专业查询包含：工资总额、技能工资等。限于篇幅，只重点介绍其中3种：①按文化程度查询：其中设计了2种功能，A从某一档向上的区间查询；B按某一档查询。当用户选A时，屏幕弹出一菜单：①大专以上②中专以上③初中以下，虽然②和③分别涵盖它以上的区间，但实用性极强。当用户选定B时，屏幕是另一菜单，它涵盖从博士后到文盲的所有档。用箭头键选定某一楼，立即显示查询结果；②按出生日期查询：A按年龄查询；B打印退休人员名单。当选A时屏幕要求输入欲查询年龄段的上下限，当回车省略上限时，查询高于下限的所有人，省略下限则相反；当选 B时，屏幕要求输一个年份(即使2036年也可)，则立即打印出此年份内应退休的全部人员，绝无遗漏，并列出每人的性别、出生日期、工作时间、职称等项目供参考，实用性强。③按专业技术职称查询：A按档次区间查询，B按某一职称查询。当选A时出现菜单：①高级职称 ②中级职称 ③中级以上职称 ④初级职称，其中③兼容①和②。当选定一项，屏幕提示输入该区间定职时间的上下限，一俟用户输完，立即显示结果。此功能实际使用频率较高；当选B时，跳出一菜单包含着全部技术职称(带翻页提示)，用户选定后1秒内就找出某职称的全体人员。
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以上都是我预先为用户配制好的按特定条件查询功能，看似应有尽有，但对于自动化程度较高的软件来说是远远不够的。因为用户对信息查询的需求是变化无穷、不可预料的。为了满足这种随机应变的信息需求，在“套菜“的基础上，我又为用户准备了灵活变幻的“自助餐”。
2.2自由组合条件查询：在浩如烟海的信息库中，用户随心所欲地按自己设置的多重组合条件来攫取一个需要的群体(信息子信)，而且组合条件不受数量限制(当然不能离开信息库内容)。这是一个艰难的课题，它对软件的自动化程度提出严峻的考验。我是这样设计的：首先将信息库中非特质项目挑选出来。例如姓名、身份证号等项目属一对一的特质项，不参与条件组合。把所有非特质项以菜单形式显示给用户，有：出生日期、所在科室、政治面貌、加入组织时间、行政级别、职务上任时间、文化程度、毕业学校、最高学历毕业时间、现从事专业、参加工作时间、转干时间、专业技术职称、职称任职时间、工资总额……。用户从中任意挑选组合。此菜单用彩色显示，用户选中某一项回车，此项马上改变颜色，全部选完后可浏览一遍，菜单中有一项“确定你的选择”，在此回车屏幕又一级级下拉出不同的菜单，让用户进一步界定各条件中的档次、位置或区间，简单说，假如用户选文化程度、毕业学校、工作时间、工资总额四项档(档次位置时间数量各一)，确定选择后，第一步跳出包含所有文化程度的菜单再选择(如本科毕业)，第二步跳出的菜单包含全国的大专院校提供选择(如清华大学)，第三步提示用户输入工作时间的上下限(如1990前)，第四步让用户输工资的上下限(600元以下)。以上步骤一俟完成即显示查询结果。如果用户将开首的菜单项目全选中，计算机内部的逻辑判断条件超过22种，不论条件多么苛刻，只要信息库中存在用户指定的子集，保证准确完整高效地筛选出来。
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自由组合的表格输出
3.1从纵向：用户自由选择报表打印项目(前文提到)，不论什么类型的查询，其结果都出现一小菜单，用户可从中打印出信息子集的详细报表。然而信息库中的信息项是纷繁复杂的，对于这众多的信息项，面临2个问题：①打印机不可能一次全部输出(硬件限制)；②不同的群体对信息项的针对性各有相同(例如工人不存在行政级别)。所以最好的报表输出形式是用户根据不同的查询结果，从不同的信息需求来挑选组合信息项打印。这样的报表简明扼要、针对性强，参考体会价值高。
用户操作界面与“自由组合条件查询”的变色菜单相似，从信息库的全部信息项名称中斟酌挑选，确定后报表完全按用户指定的形式输出。它进一步升华了这套信息库管理软件的自动化程度。
3.2从横向：用户可随意挑选个体组成报表。到此为止，这套软件的查询功能好象尽善尽美了，但在实际操作中用户又提出难题：已知某人群(仅知姓名)的个体间不论是档次、位置、时间、数量各信息项均存在较大跨度，难以用任何查询办法将他们集合起来，但又想比较某些信息项在他们之间的差异程度。最好的方法就是用户先选择报表打印项目，然后再自由组合所要的人群赋予打印机。此程序中，我把信息库中全体人员姓名以菜单形式提供给用户任选，实际操作非常方便快捷。
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4人员分布概况表
此表是集专业技术职称、性别、聘用类型、文化程度、年龄段、单位内部框架为一体的人员分布综合报表。它把每一类专业技术人员，从是否聘用、性别、本科、专科、中专、高中、初中以下、25岁以下、26-30、31-35、36-40…60岁以上、单位内各大口等20几个渠道进行再分配，准确地打印出信息库中全部人员的多向分布表，其实用价值和参考价值都很高，也是我的这套软件对信息库数据资源的深层挖掘，进一步发挥出软件的自身能量。
5.档案信息库的拓展
本文介绍的是一套人事档案信息库管理软件，仅把它们用于人事档案信息库的管理就显得促狭和禁锢。
在医院里档案种类繁多，有病案、财务档案、物品档案、护理档案、设备档案、文件档案等，将这些档案建立起数据库，用上述的设计思路来开发管理软件，大力挖掘信息资源，为社会提供有价值的信息服务，其贡献是不可估量的。(摘自 医学信息 1998，11：22—24), 百拇医药