对医院基建档案管理的认识
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2010年3月1日
基本建设档案是医院档案的组成部分，是专业档案的一种。它是各种建筑物、构筑物、地上与地下管线等建筑工程在规划、设计、建设、维修和使用管理活动中形成的信息材料。它是以文字、图及声像等载体形式记载的状况和结果；它既是建设过程中的真实记录，又是建设发展的重要基础和依据。
1医院基本建设档案管理的现状
1.1档案队伍整体素质、业务水平有待提高
档案人员档案意识淡薄，档案基础理论不扎实，不熟悉档案工作规律、分类方法及有关规范；档案管理人员与基建人员不协调，缺乏对基建专业知识的了解，不能熟练掌握计算机技术，信息化水平不高。
1.2收集难度较大，收集不够齐全
完整的基建工程项目，要经过建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等多部门收集，使收集工作难度增加。基建隐蔽工程和管网等，也导致了相关档案资料的疏漏或缺失。有的建设工程因资金不到位，施工方因故拖、缓，有的工程设计变更多，或者监理单位监管不力等，这些都影响了档案资料的收集。
, 百拇医药
1.3归档文件材料不规范
由于收集单位多，各单位管理方式不一致，使档案资料不规范。如各种签字使用不耐久的字迹，材料和图纸不注明日期；合同、质检报告等用私章或计算机打印代替签名；有的只有施工单位申报内容，无监理单位审批意见，有的归档文件中有大量复印件等。
1.4竣工图编制不标准、不规范
由于设计单位、施工单位、建筑单位单方面的变更，沟通不及时，竣工图没有根据设计变更通知单作相应的修改；有的竣工图成为所谓的“示意图”；有的施工单位将原施工图与变更图加盖上竣工图章就合成了竣工图；有的用施工图代替竣工图，图中无任何标志说明，有的没有加盖竣工图章等。使竣工图纸失去准确性，造成竣工图与实物不符。
2基本建设档案管理的相应对策
2.1完善制度，强化控制，规范管理
, 百拇医药
设立档案管理机构，健全档案管理制度。根据基建档案形成的规律和特点，进行科学分类整理，设置
相应的归档类目。结合本单位的实际情况制定基建档案管理细则，明确本单位基建档案的各种要求，规范从开工到竣工验收全过程的归档行为，在项目建设过程中全面推行检查制度和档案验收制度。充分发挥施工方和监理方的作用，确保档案收集的完整、准确。
2.2加强档案队伍建设，提高档案人员素质
开展系统培训。如岗前培训、学历培训、专业学历教育等，着力提高档案人员的理论知识和业务能力，同时要结合基建项目的特点，采取创新档案培训方式，邀请设计单位、施工单位、监理单位的档案管理人员共同交流档案业务，使培训内容丰富，针对性强，便于操作，并要加强计算机及网络知识的应用。
2.3加强领导，强化档案工作
, 百拇医药
档案工作的开展离不开领导的支持，要建立档案工作领导责任制，将基建档案工作纳入议事日程，对工程档案集中统一管理。定期召开参建单位档案管理会议，协调和解决档案材料在收集和积累过程中的实际问题，不断总结经验和教训，使档案工作顺利进行。
2.4严把档案验收关，确保档案质量
在合同条款中增加档案条款，要把档案编制与工程结算挂钩，对工程档案资料整理工作实行绩效考核，并与晋升挂钩。严格把关，认真审核，主要审核文件是否为原件，文件的签名、盖章手续是否完善，文件的内容是否填写完整，文件中数据是否存在涂改现象，竣工图是否规范等，确保归档文件的真实准确。
2.5开展基建档案的价值鉴定与基本建设信息资源的利用工作
随着医院基本建设的快速发展，基建档案数量日益增加、内容不断丰富，利用、查询频繁，档案部门要做好基建档案的科学有序管理，开发档案资源，提高档案的利用率。同时，有些建筑被拆除，其档案依然占用库房的情况大有存在，开展价值鉴定工作势在必行，档案人员应以认真负责的态度进行价值鉴定。, 百拇医药(崔志刚)
1医院基本建设档案管理的现状
1.1档案队伍整体素质、业务水平有待提高
档案人员档案意识淡薄，档案基础理论不扎实，不熟悉档案工作规律、分类方法及有关规范；档案管理人员与基建人员不协调，缺乏对基建专业知识的了解，不能熟练掌握计算机技术，信息化水平不高。
1.2收集难度较大，收集不够齐全
完整的基建工程项目，要经过建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等多部门收集，使收集工作难度增加。基建隐蔽工程和管网等，也导致了相关档案资料的疏漏或缺失。有的建设工程因资金不到位，施工方因故拖、缓，有的工程设计变更多，或者监理单位监管不力等，这些都影响了档案资料的收集。
, 百拇医药
1.3归档文件材料不规范
由于收集单位多，各单位管理方式不一致，使档案资料不规范。如各种签字使用不耐久的字迹，材料和图纸不注明日期；合同、质检报告等用私章或计算机打印代替签名；有的只有施工单位申报内容，无监理单位审批意见，有的归档文件中有大量复印件等。
1.4竣工图编制不标准、不规范
由于设计单位、施工单位、建筑单位单方面的变更，沟通不及时，竣工图没有根据设计变更通知单作相应的修改；有的竣工图成为所谓的“示意图”；有的施工单位将原施工图与变更图加盖上竣工图章就合成了竣工图；有的用施工图代替竣工图，图中无任何标志说明，有的没有加盖竣工图章等。使竣工图纸失去准确性，造成竣工图与实物不符。
2基本建设档案管理的相应对策
2.1完善制度，强化控制，规范管理
, 百拇医药
设立档案管理机构，健全档案管理制度。根据基建档案形成的规律和特点，进行科学分类整理，设置
相应的归档类目。结合本单位的实际情况制定基建档案管理细则，明确本单位基建档案的各种要求，规范从开工到竣工验收全过程的归档行为，在项目建设过程中全面推行检查制度和档案验收制度。充分发挥施工方和监理方的作用，确保档案收集的完整、准确。
2.2加强档案队伍建设，提高档案人员素质
开展系统培训。如岗前培训、学历培训、专业学历教育等，着力提高档案人员的理论知识和业务能力，同时要结合基建项目的特点，采取创新档案培训方式，邀请设计单位、施工单位、监理单位的档案管理人员共同交流档案业务，使培训内容丰富，针对性强，便于操作，并要加强计算机及网络知识的应用。
2.3加强领导，强化档案工作
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档案工作的开展离不开领导的支持，要建立档案工作领导责任制，将基建档案工作纳入议事日程，对工程档案集中统一管理。定期召开参建单位档案管理会议，协调和解决档案材料在收集和积累过程中的实际问题，不断总结经验和教训，使档案工作顺利进行。
2.4严把档案验收关，确保档案质量
在合同条款中增加档案条款，要把档案编制与工程结算挂钩，对工程档案资料整理工作实行绩效考核，并与晋升挂钩。严格把关，认真审核，主要审核文件是否为原件，文件的签名、盖章手续是否完善，文件的内容是否填写完整，文件中数据是否存在涂改现象，竣工图是否规范等，确保归档文件的真实准确。
2.5开展基建档案的价值鉴定与基本建设信息资源的利用工作
随着医院基本建设的快速发展，基建档案数量日益增加、内容不断丰富，利用、查询频繁，档案部门要做好基建档案的科学有序管理，开发档案资源，提高档案的利用率。同时，有些建筑被拆除，其档案依然占用库房的情况大有存在，开展价值鉴定工作势在必行，档案人员应以认真负责的态度进行价值鉴定。, 百拇医药(崔志刚)