【摘要】 文档一体化理论在档案管理中已经逐渐被接受，但把理论用于档案管理的实践，却是近些年的事，随着人类对获取信息渴求程度越来越高，人们开始越来越重视对文件信息和档案信息的管理，本文正是从这个视角出发，着重阐述了文档一体化管理的基本内涵，分析了在传统的文档管理中部门职能分工刚性过大、管理方法落后和管理对象的改变等方面，是直接造成文档一体化工作难以顺利开展的主要原因，指出文档一体化管理中值得注意的几个问题，以及解决之道。本文以南京市第一医院文档一体化管理的实践作为实际案例，对文档一体化管理进行了实证研究，本文指出文档一体化管理是提高档案管理质量和工作效率有效方法。

    关键词 文档一体化 文件信息管理 档案信息管理 医院

    随着人类进入信息社会及现代电子计算机和通信技术的应用与发展，由计算机网络构筑的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。人类社会信息的生成，也由单一的传统的环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类社会提出了新的挑战。电子文件和电子档案作为数字化信息，从其产生、处理、传递、整理、保管和利用等各个方面都向档案界提出了新的课题，文档一体化管理的实施无疑为实现电子文件和电子档案管理的“无缝链接”提供了有效的手段。

    1 文档一体化管理的基本内涵

    1.1 档案管理的现状分析

    1.1.1 职能分工刚性过大 传统的文件处理工作与档案管理工作是分开的，大多是分设两个职能部门，分别负责文书处理工作和档案管理工作，两者以立卷归档为工作界面，文件在归档前属文书部门管理，归档后属档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中分开运行，文书处理和档案管理各自为政，致使档案质量得不到可靠的保证，档案资源也不能充分发挥作用，出现了文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案的恶性循环。

    1.1.2 工作方法明显滞后 传统的档案管理工作模式是文件管理与档案管理分两步走的基本格局，档案管理步骤滞后，缺乏“前端控制”的思想，属“后保管”模式，这种文件管理与档案管理的严重脱节，违背了文件—档案这—事物运动规律，严重影响了档案的归档率和档案质量。

    1.1.3 管理对象的转变 随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得档案信息也快速向数字化方向发展，传统的文件手工化管理，被计算机管理流程所取代，传统的档案管理由于管理对象的变化 ......