高校人事档案工作的改革浅议
作者：李健 宿富国
单位：广西桂林医学院人事处 桂林 541001
关键词：
广西中医学院学报000244
中图分类号 G647.23
高校人事档案是教师、干部、工人个人经历和社会实践的记录，是其思想品德、业务能力和工作情况的反映，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的一个重要依据，是选贤举能，知人善任的前提，也是国家档案的重要组成部分。它在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。随着高校教育教学和内部管理体制改革发展不断深入，高校人事档案工作越来越显出其重要性。从目前各高校人事档案状况来看，存在着不少适应新形势发展需要的问题，笔者就高校人事档案工作的改革谈谈一些设想。
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1 高校人事档案的特点及其存在的问题
1.1 人事档案材料内容的陈旧、单一、贫乏 高校人事档案材料内容的陈旧现象尤为突出。大多数材料是对教职工过去的历史情况的片断记录，缺乏材料内容的全面性、系统性、连续性，一份覆历表可以管多年，而教职工已有变化的学历、职称、奖惩、婚姻等情况得不到及时补充，因此常有“小孩都几岁了，可覆历仍是未婚”的笑话出现。类似这种长期固定在某一点上的个人信息材料，由于陈旧现象突出，往往会造成整份档案材料的失真，也使其实用价值大打折扣。另外按照《干部档案工作条件》规定，人事档案材料应包括十大类：覆历材料；自传材料；鉴定、考察、考核材料；学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料；政治历史问题审查材料；入党材料；奖励材料；处分材料；工资、吸收录用入伍、任免、出国、离(退)休、代表登记表材料；其他可供组织上参考的有保存价值的材料。然而，多数人事档案材料内容并不能涵盖这十大类；有的材料涉及了这十类内容，却是残缺不全的，大多数的内容是反映教职工的社会经历、政治面貌、思想表现等，这其中有太多空洞的政治术语和千篇一律的鉴定，而对于反映个人德、能、勤、绩的材料却很少，缺乏一些能突出个人特点、有个性的东西。这样也不能全面地反映一个人的现实情况和发展潜力。
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1.2 人事档案材料的不完整 思想上的重视不够，对档案材料的收集、整理、归档没有落到实处，使得一些材料流失，造成档案的不完整。教职工参加工作就有见习工资，转正后就有转正工资，接下来是不定期的工资晋级。档案中都应该有记录每一次工资变动的见习工资审批表、转正定级审批表、工资变动审批表、工资升级晋级审批表等有关材料，但现在许多教职工档案中，有工资变动的材料，却不齐全，同时还存在字迹不清、材料破损的问题。
1.3 制度不健全，管理方法落后 没有根据自身的特点对人事档案的材料收集与鉴别、归档与整理、提供利用与转递等制定相应的制度；或制度制定多年未修改，不适应当前工作的需要或有制度而执行不严。另外，目前大部分高校人事档案管理方法原始、落后，只停留在一般手工操作的收集、整理上。有的缺少现代化办公设备，如计算机、复印机、除湿机等；有的库房简陋；有的虽然配备有计算机等设备，但没有得到充分利用等，直接影响到档案的管理与利用。
2 高校人事档案工作的改革设想
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2.1 做好档案材料的收集鉴别工作，充实档案内容 档案分散在学校的各个部门，要做好档案的收集工作，需做好如下工作：一是加强各部门的档案意识，在思想上高度重视，切实将其纳入本部门的工作计划，积极送交档案材料，变被动为主动，彻底消灭“说起来重要，摆起来次要，忙起来不要”的现象。二是要加强人事档案工作者的责任心，随时了解和掌握信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门和个人收集应归档的材料，充实档案内容，满足工作需要。所收集的材料要尽可能全面、准确地反映实际情况，既要突出个性特征，使之成为选贤举能，知人善任的重要依据，同时，也要做好鉴别工作，把不实的材料剔出来，保证归档材料的质量。避免类似“今年五十八，明年五十七，人越活越年轻，工龄越干越长”的虚假现象出现。
2.2 提高人事档案工作者政治素养和专业素养 人事档案工作既是一项政策性极强的工作，又是一项繁、杂、细的工作，它要求档案工作人员要不断加强党性修养，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，有着强烈的事业心和责任感。同时，也要不断地加强对科学文化知识的学习，专业理论知识的学习，熟知人事档案工作的有关规定、政策，掌握档案材料的收集、鉴别、分类、编排、归档、保护等各个环节的技术，运用现代化的手段做好档案工作。
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2.3 加强制度建设，提高人事档案的管理手段 对一般教职工来说，人事档案管理一直是件神秘的事情，许多人不了解人事档案材料的来源管理与利用。作为组织人事部门应在学校范围内作好宣传发动工作，让所有的教职工了解人事档案收集的范围和明确自觉为组织人事档案部门提供档案材料的重要性。因此，必须加强制度建设，建立一套切实可行的归档制度，如档案材料的收集制度、管理制度、查阅制度等。从制度上规定人事档案材料的收集办法，把对内收集和对外收集结合起来；定期收集和上门集结合起来。所谓对内收集，是指收集干部在本单位工作时形成的档案材料。所谓对外收集，是指收集干部在本单位之外形成的档案材料。干部在本单位之外所形成的档案材料有：报纸上报道的先进事迹，出席省、市、国家级的代表会、英模会、学术报告会，出国学习、考察或进行学术交流等形式的材料，还有因违反政纪国法而受到的处分、处罚或判决书等。这就要求档案人员政治上敏锐，经常关心本单位的大事。同时要注意安全、保密，防止材料丢失和泄密，因为对外收集面广，关系复杂，上下左右都涉及到，中转环节多，时间拉得长，因此，要格外注意保密。新形势下，人事档案工作仅靠传统的管理模式和落后的手工操作，很难适应人事工作的需要，只有将人事档案用计算机进行管理，实现现代化，才可能提高工作效率，使档案工作者从繁杂的手工劳动中解脱出来。计算机管理档案，既有利于档案内容的及时增添和补充，又有利于档案资料的快速查询，并能适应人事工作多方面利用的需要。
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3 高校人事档案的开发与利用
高校人事档案由教师、干部、工人三部分组成，教师是高校教学科研的中坚力量，他们中高学历、高层次的人很多，因此在他们的档案信息中，涉及了较宽的学术范围，包括文、理、工及综合性等学科，有着较高的学术价值、社会价值和经济价值。这些研究成果，对学校乃至社会都有很强的参考价值。因而，积极开发档案信息资源，进行信息的再加工，可以扭转其封闭、半封闭的局面，使档案工作在为高校和社会服务中创造效益。
人事档案工作赖以存在的基础是利用工作，离开了利用，人事档案就失去了存在的价值。近几年，许多高校进行了人事制度改革，打破了长期以来人事工作都是以“人”为中心的局面，人事工作的重点转向以“事”为中心，体现了“人”的管理与“事”的管理相结合的现代人事管理思想，一改过去的因人设岗为因事设岗。保存的档案得到了很好利用。
总之，在新时期里，只有积极改革，探索新路，才能使高校人事档案工作跟上时代步伐，肩负起新的使命。
收稿日期：2000-03-03, http://www.100md.com
单位：广西桂林医学院人事处 桂林 541001
关键词：
广西中医学院学报000244
中图分类号 G647.23
高校人事档案是教师、干部、工人个人经历和社会实践的记录，是其思想品德、业务能力和工作情况的反映，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的一个重要依据，是选贤举能，知人善任的前提，也是国家档案的重要组成部分。它在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。随着高校教育教学和内部管理体制改革发展不断深入，高校人事档案工作越来越显出其重要性。从目前各高校人事档案状况来看，存在着不少适应新形势发展需要的问题，笔者就高校人事档案工作的改革谈谈一些设想。
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1 高校人事档案的特点及其存在的问题
1.1 人事档案材料内容的陈旧、单一、贫乏 高校人事档案材料内容的陈旧现象尤为突出。大多数材料是对教职工过去的历史情况的片断记录，缺乏材料内容的全面性、系统性、连续性，一份覆历表可以管多年，而教职工已有变化的学历、职称、奖惩、婚姻等情况得不到及时补充，因此常有“小孩都几岁了，可覆历仍是未婚”的笑话出现。类似这种长期固定在某一点上的个人信息材料，由于陈旧现象突出，往往会造成整份档案材料的失真，也使其实用价值大打折扣。另外按照《干部档案工作条件》规定，人事档案材料应包括十大类：覆历材料；自传材料；鉴定、考察、考核材料；学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料；政治历史问题审查材料；入党材料；奖励材料；处分材料；工资、吸收录用入伍、任免、出国、离(退)休、代表登记表材料；其他可供组织上参考的有保存价值的材料。然而，多数人事档案材料内容并不能涵盖这十大类；有的材料涉及了这十类内容，却是残缺不全的，大多数的内容是反映教职工的社会经历、政治面貌、思想表现等，这其中有太多空洞的政治术语和千篇一律的鉴定，而对于反映个人德、能、勤、绩的材料却很少，缺乏一些能突出个人特点、有个性的东西。这样也不能全面地反映一个人的现实情况和发展潜力。
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1.2 人事档案材料的不完整 思想上的重视不够，对档案材料的收集、整理、归档没有落到实处，使得一些材料流失，造成档案的不完整。教职工参加工作就有见习工资，转正后就有转正工资，接下来是不定期的工资晋级。档案中都应该有记录每一次工资变动的见习工资审批表、转正定级审批表、工资变动审批表、工资升级晋级审批表等有关材料，但现在许多教职工档案中，有工资变动的材料，却不齐全，同时还存在字迹不清、材料破损的问题。
1.3 制度不健全，管理方法落后 没有根据自身的特点对人事档案的材料收集与鉴别、归档与整理、提供利用与转递等制定相应的制度；或制度制定多年未修改，不适应当前工作的需要或有制度而执行不严。另外，目前大部分高校人事档案管理方法原始、落后，只停留在一般手工操作的收集、整理上。有的缺少现代化办公设备，如计算机、复印机、除湿机等；有的库房简陋；有的虽然配备有计算机等设备，但没有得到充分利用等，直接影响到档案的管理与利用。
2 高校人事档案工作的改革设想
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2.1 做好档案材料的收集鉴别工作，充实档案内容 档案分散在学校的各个部门，要做好档案的收集工作，需做好如下工作：一是加强各部门的档案意识，在思想上高度重视，切实将其纳入本部门的工作计划，积极送交档案材料，变被动为主动，彻底消灭“说起来重要，摆起来次要，忙起来不要”的现象。二是要加强人事档案工作者的责任心，随时了解和掌握信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门和个人收集应归档的材料，充实档案内容，满足工作需要。所收集的材料要尽可能全面、准确地反映实际情况，既要突出个性特征，使之成为选贤举能，知人善任的重要依据，同时，也要做好鉴别工作，把不实的材料剔出来，保证归档材料的质量。避免类似“今年五十八，明年五十七，人越活越年轻，工龄越干越长”的虚假现象出现。
2.2 提高人事档案工作者政治素养和专业素养 人事档案工作既是一项政策性极强的工作，又是一项繁、杂、细的工作，它要求档案工作人员要不断加强党性修养，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，有着强烈的事业心和责任感。同时，也要不断地加强对科学文化知识的学习，专业理论知识的学习，熟知人事档案工作的有关规定、政策，掌握档案材料的收集、鉴别、分类、编排、归档、保护等各个环节的技术，运用现代化的手段做好档案工作。
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2.3 加强制度建设，提高人事档案的管理手段 对一般教职工来说，人事档案管理一直是件神秘的事情，许多人不了解人事档案材料的来源管理与利用。作为组织人事部门应在学校范围内作好宣传发动工作，让所有的教职工了解人事档案收集的范围和明确自觉为组织人事档案部门提供档案材料的重要性。因此，必须加强制度建设，建立一套切实可行的归档制度，如档案材料的收集制度、管理制度、查阅制度等。从制度上规定人事档案材料的收集办法，把对内收集和对外收集结合起来；定期收集和上门集结合起来。所谓对内收集，是指收集干部在本单位工作时形成的档案材料。所谓对外收集，是指收集干部在本单位之外形成的档案材料。干部在本单位之外所形成的档案材料有：报纸上报道的先进事迹，出席省、市、国家级的代表会、英模会、学术报告会，出国学习、考察或进行学术交流等形式的材料，还有因违反政纪国法而受到的处分、处罚或判决书等。这就要求档案人员政治上敏锐，经常关心本单位的大事。同时要注意安全、保密，防止材料丢失和泄密，因为对外收集面广，关系复杂，上下左右都涉及到，中转环节多，时间拉得长，因此，要格外注意保密。新形势下，人事档案工作仅靠传统的管理模式和落后的手工操作，很难适应人事工作的需要，只有将人事档案用计算机进行管理，实现现代化，才可能提高工作效率，使档案工作者从繁杂的手工劳动中解脱出来。计算机管理档案，既有利于档案内容的及时增添和补充，又有利于档案资料的快速查询，并能适应人事工作多方面利用的需要。
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3 高校人事档案的开发与利用
高校人事档案由教师、干部、工人三部分组成，教师是高校教学科研的中坚力量，他们中高学历、高层次的人很多，因此在他们的档案信息中，涉及了较宽的学术范围，包括文、理、工及综合性等学科，有着较高的学术价值、社会价值和经济价值。这些研究成果，对学校乃至社会都有很强的参考价值。因而，积极开发档案信息资源，进行信息的再加工，可以扭转其封闭、半封闭的局面，使档案工作在为高校和社会服务中创造效益。
人事档案工作赖以存在的基础是利用工作，离开了利用，人事档案就失去了存在的价值。近几年，许多高校进行了人事制度改革，打破了长期以来人事工作都是以“人”为中心的局面，人事工作的重点转向以“事”为中心，体现了“人”的管理与“事”的管理相结合的现代人事管理思想，一改过去的因人设岗为因事设岗。保存的档案得到了很好利用。
总之，在新时期里，只有积极改革，探索新路，才能使高校人事档案工作跟上时代步伐，肩负起新的使命。
收稿日期：2000-03-03, http://www.100md.com