强化病案回收，确保病案资料及时上网
作者：覃国冰
单位：广州市红十字会医院信息科 510220
关键词：
实用医学杂志000463 我院自1997年10月起，加强了病案回收制度的执行，要求病案在病人出院后48 h内完成书写整理和质检，病案室能按时回收，并及时完成装订和编码等整理工作，保证病案首页资料及时输入计算机，确保病案数据网上共享。经过两年的实践，认识到病案数据网上共享，对于医院管理意义重大，为了进一步探讨这一工作过程存在的问题，本文分别把我院执行48 h回收病案的前后情况进行对比分析，就如何能做好病案回收工作，保证病案首页资料及时上网进行了探索，针对存在问题提出改进建议。
1 资料与方法
1.1 资料来源 对我院未实行强化执行48 h回收病案的1996年10月～1997年9月所有出院患者共11 249例和已实行强化48 h回收病案的1998年1月～1998年12月所有出院患者共12 679例的病案首页资料输入计算机时间进行对比。从计算机数据库中取得患者出院日期和病案首页录入计算机日期，把日期型数据转换为数值型数据进行计算。
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1.2 方法 (1)根据广东省卫生厅有关要求，实行强化48 h回收病案制度。48 h内回收病案，是指病人出院当天为24 h，第2天为48 h，第3天早上8时病案室工作人员到病区回收病案；强化回收即加强管理，病案回收只可提前，不能推后。(2)用计算机进行计算，计算公式：病案首页输入计算机日期-病人出院日期＝病案首页在病人出院后第X天输入计算机(包含非工作日)。分别取平均值对比。
2 结果
2.1 强化回收病案前 病案首页输入计算机时间平均在病人出院后第20.7天，最长录入病案首页时间是在病人出院后第44天。其中病案回收后需4 d进行装订、疾病分类等各项整理工作，然后录入计算机，最后完成病案归档时间平均是在病人出院后第22天。医院旧的病案回收制度规定：病案在病人出院后7 d内完成整理并回收。本组统计结果显示：病案回收时间仅20%按规定时间完成，50%在病人出院后8～14 d内，30%超过14 d。病案回收后10%不能及时装订整理和分类编码。以上几种因素直接影响了病案资料录入计算机的时间。
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2.2 强化回收病案后 病案首页输入计算机时间平均是在病人出院后第8.5天，最长在病人出院后第30天。其中病案回收后需2 d进行装订、疾病分类等各项整理工作，然后输入计算机，最后完成病案归档时间平均是在病人出院后第10.5天。个别情况例外，最快在病人出院当天即可回收并完成装订编码等整理工作，当天录入计算机；约10%因编码疑难，致录入计算机时间较长，解决编码疑难问题约需比正常多2 d时间；2%的病案回收后未经整理和录入计算机，即被因费用查询或再次住院等其他原因而借出，这部分病案通常在1周内归还。这些原因都影响了病案首页录入计算机的时间。
3 讨论
我院是“三甲”医院，现有680床位，在1997年1月建立全院计算机网络，各病区、辅助科和职能科都建有工作站，全院数据共享。病案资料作为医院信息管理的重要组成部分[1，2]，为实现医院数据共享，病案资料必须尽快输入计算机，而病案回收是第一步，故更显其重要性。从结果分析得出，我院在未实行强化回收病案时，病案归档时间较长，与文献[3，4]报道相符。
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3.1 病案未能及时回收的原因 (1)认识不足。在医院计算机网络建立初期，如何用计算机网络对医院各种数据进行管理和利用没有经验，且缺乏充分的认识，没有及时修订病案回收制度和执行措施，致使病案回收普遍较迟；(2)配合欠佳。以前，我院也曾试过执行48 h回收病案制度，但因认识不足，工作又忙，而未能及时整理出院病案。即使按旧回收制度，本调查结果也显示有80%超过7 d后才能完成。病案最后完成归档时间平均22 d，与蒋山卿[3]报道相近；(3)病案管理效率不高。病案室人员没有严格执行病案管理制度，病案回收后未能及时装订整理，遇到疾病分类疑难时，未能及时解决；部分病案回收后未经整理和录入计算机即借出。这些直接影响了病案录入时间，致使病案数据资料无法共享。
3.2 对策与建议 (1)加强教育，提高认识。加强职业道德教育，提高认识，明确及时回收病案的重要性，增强责任心，调动全院医护人员的工作积极性。只有统一思想认识，医护人员自觉重视病案书写质量，及时整理出院病案，配合病案回收制度的执行，才能保证病案的及时回收；(2)制订措施，组织落实，健全制度。健全病案管理体系，严格三级管理机制，充分发挥病案管理委员会的作用，制定各项管理措施，加大管理力度，做到病区出院病案有专人负责管理，每个出院病人的病案整理工作落实到主管医护人员，加强病案质检工作，回收病案时交收责任清楚，保证病案完整及时回收；(3)提高病案管理水平。对病案管理人员有计划地分期分批进行培训，提高病案管理人员的管理水平和工作效率，搞好病案室与病区的协调工作，把好病案质量关，及时把病案资料输入计算机，确保病案数据网上共享和病案的提供利用。
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通过提高思想认识和落实各项执行措施，基本能保证病案在病人出院后48 h内回收，甚至当天即可回收。病案回收后，病案人员当天即完成装订、疾病分类等整理工作。进入1999年后，我院病案首页录入计算机时间已提高到病人出院后第6天，使病案数据更加及时准确为广大医务人员服务。
4 参考文献
1，曲菊香. 病案首页在管理和统计中的作用. 中华医院管理杂志，1998，14(增刊)：574.
2，梁燕梅. 病案管理在医院管理中的作用. 中华医院管理杂志，1998，14(增刊)：584.
3，蒋山卿. 上海市医院病案管理工作现状：中国病案管理论文精选，北京：气象出版社，1998，73～77.
4，金 砚. 我院病案信息管理存在的问题及对策. 中华医院管理杂志，1998，14(增刊)：485., http://www.100md.com
单位：广州市红十字会医院信息科 510220
关键词：
实用医学杂志000463 我院自1997年10月起，加强了病案回收制度的执行，要求病案在病人出院后48 h内完成书写整理和质检，病案室能按时回收，并及时完成装订和编码等整理工作，保证病案首页资料及时输入计算机，确保病案数据网上共享。经过两年的实践，认识到病案数据网上共享，对于医院管理意义重大，为了进一步探讨这一工作过程存在的问题，本文分别把我院执行48 h回收病案的前后情况进行对比分析，就如何能做好病案回收工作，保证病案首页资料及时上网进行了探索，针对存在问题提出改进建议。
1 资料与方法
1.1 资料来源 对我院未实行强化执行48 h回收病案的1996年10月～1997年9月所有出院患者共11 249例和已实行强化48 h回收病案的1998年1月～1998年12月所有出院患者共12 679例的病案首页资料输入计算机时间进行对比。从计算机数据库中取得患者出院日期和病案首页录入计算机日期，把日期型数据转换为数值型数据进行计算。
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1.2 方法 (1)根据广东省卫生厅有关要求，实行强化48 h回收病案制度。48 h内回收病案，是指病人出院当天为24 h，第2天为48 h，第3天早上8时病案室工作人员到病区回收病案；强化回收即加强管理，病案回收只可提前，不能推后。(2)用计算机进行计算，计算公式：病案首页输入计算机日期-病人出院日期＝病案首页在病人出院后第X天输入计算机(包含非工作日)。分别取平均值对比。
2 结果
2.1 强化回收病案前 病案首页输入计算机时间平均在病人出院后第20.7天，最长录入病案首页时间是在病人出院后第44天。其中病案回收后需4 d进行装订、疾病分类等各项整理工作，然后录入计算机，最后完成病案归档时间平均是在病人出院后第22天。医院旧的病案回收制度规定：病案在病人出院后7 d内完成整理并回收。本组统计结果显示：病案回收时间仅20%按规定时间完成，50%在病人出院后8～14 d内，30%超过14 d。病案回收后10%不能及时装订整理和分类编码。以上几种因素直接影响了病案资料录入计算机的时间。
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2.2 强化回收病案后 病案首页输入计算机时间平均是在病人出院后第8.5天，最长在病人出院后第30天。其中病案回收后需2 d进行装订、疾病分类等各项整理工作，然后输入计算机，最后完成病案归档时间平均是在病人出院后第10.5天。个别情况例外，最快在病人出院当天即可回收并完成装订编码等整理工作，当天录入计算机；约10%因编码疑难，致录入计算机时间较长，解决编码疑难问题约需比正常多2 d时间；2%的病案回收后未经整理和录入计算机，即被因费用查询或再次住院等其他原因而借出，这部分病案通常在1周内归还。这些原因都影响了病案首页录入计算机的时间。
3 讨论
我院是“三甲”医院，现有680床位，在1997年1月建立全院计算机网络，各病区、辅助科和职能科都建有工作站，全院数据共享。病案资料作为医院信息管理的重要组成部分[1，2]，为实现医院数据共享，病案资料必须尽快输入计算机，而病案回收是第一步，故更显其重要性。从结果分析得出，我院在未实行强化回收病案时，病案归档时间较长，与文献[3，4]报道相符。
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3.1 病案未能及时回收的原因 (1)认识不足。在医院计算机网络建立初期，如何用计算机网络对医院各种数据进行管理和利用没有经验，且缺乏充分的认识，没有及时修订病案回收制度和执行措施，致使病案回收普遍较迟；(2)配合欠佳。以前，我院也曾试过执行48 h回收病案制度，但因认识不足，工作又忙，而未能及时整理出院病案。即使按旧回收制度，本调查结果也显示有80%超过7 d后才能完成。病案最后完成归档时间平均22 d，与蒋山卿[3]报道相近；(3)病案管理效率不高。病案室人员没有严格执行病案管理制度，病案回收后未能及时装订整理，遇到疾病分类疑难时，未能及时解决；部分病案回收后未经整理和录入计算机即借出。这些直接影响了病案录入时间，致使病案数据资料无法共享。
3.2 对策与建议 (1)加强教育，提高认识。加强职业道德教育，提高认识，明确及时回收病案的重要性，增强责任心，调动全院医护人员的工作积极性。只有统一思想认识，医护人员自觉重视病案书写质量，及时整理出院病案，配合病案回收制度的执行，才能保证病案的及时回收；(2)制订措施，组织落实，健全制度。健全病案管理体系，严格三级管理机制，充分发挥病案管理委员会的作用，制定各项管理措施，加大管理力度，做到病区出院病案有专人负责管理，每个出院病人的病案整理工作落实到主管医护人员，加强病案质检工作，回收病案时交收责任清楚，保证病案完整及时回收；(3)提高病案管理水平。对病案管理人员有计划地分期分批进行培训，提高病案管理人员的管理水平和工作效率，搞好病案室与病区的协调工作，把好病案质量关，及时把病案资料输入计算机，确保病案数据网上共享和病案的提供利用。
, 百拇医药
通过提高思想认识和落实各项执行措施，基本能保证病案在病人出院后48 h内回收，甚至当天即可回收。病案回收后，病案人员当天即完成装订、疾病分类等整理工作。进入1999年后，我院病案首页录入计算机时间已提高到病人出院后第6天，使病案数据更加及时准确为广大医务人员服务。
4 参考文献
1，曲菊香. 病案首页在管理和统计中的作用. 中华医院管理杂志，1998，14(增刊)：574.
2，梁燕梅. 病案管理在医院管理中的作用. 中华医院管理杂志，1998，14(增刊)：584.
3，蒋山卿. 上海市医院病案管理工作现状：中国病案管理论文精选，北京：气象出版社，1998，73～77.
4，金 砚. 我院病案信息管理存在的问题及对策. 中华医院管理杂志，1998，14(增刊)：485., http://www.100md.com