浅谈新形势下的医院人事档案管理
摘要：人事档案既是一个人本来面目的真实反映，也是人事部门历史地、全面地考察和正确地选择使用人才的重要依据，更是医院及上级机关全面、历史地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据。本文首先分析当前医院人事档案管理中存在哪些问题，其次就现存问题提出自己的几点建议，以期直接提高医院在市场竞争中的核心竞争力。
关键词：人事档案管理；医院
随着医疗卫生事业的不断改革、发展，新的时代背景下，医院为了增加经济效益，提高自身在大市场中的竞争力比以往任何时候都更加重视管理，而现代管理理论强调管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体。人事档案是在人事管理活动中形成的，记录和反映职工个人经历和德能勤绩表现等情况，以个人为单位集中保存的、备查考的原始记录，是人才信息的重要载体。一方面，科学地建立和管理人事档案，是发现人才、识别人才、培养人才、使用和管理人才必不可少的重要途径。另一方面，医院人事档案的科学管理对医院人才资源的开发、利用和服务起着极其重要的作用，它涉及到每个人的切身利益。因此，要准确把握新时期医院发展的特点并结合本医院的实际情况，加大对人事档案管理的重视和软硬件投入，充分发挥其在人力资源管理中积极的促进作用，1 当前医院人事档案管理中存在的问题
1.1人事档案管理意识淡薄
随着人才流动的加速，“档随人走”、“人档一体化”的格局也逐步被打破，伴随而来的是由于档案观念淡薄、档管转递等制度不健全原因造成的人事档案材料错漏、遗失、伪造等混乱现象。部分个人和单位甚至在各自利益的驱使下擅自“弃档”，究其原因是档案里缺少能够客观、全面反映人才能力素质的材料，人单位看不到人才的真才实学，个人不能通过其档案全面、客观地介绍自己，才造成了“档案无用”这种普遍看法。档案员身担多个工作内容，以保障医疗为己任，以服务于临床一线为主要工作。医院的中心工作是保障医疗詹理重点是如何提高医疗技术水平，为病人提供优质的服务环境。而对档案管理的作用则没有深刻认识，人事档案管理工作还停留于档案保存、查阅和应付上级部门检查。因为档案本身不能直接为医院创造经济价值，许多医院领导也不重视人事档案管理，不愿为档案部门创造必要的条件，人事档案管理工作的开展困难重重。
1.2人事档案管理制度不健全
许多医院没有制定适应医院发展的人才管理制度或有关人事档案方面的规章制度，在医院管理中也没有相关的制度和检查考核措施，医院人事档案管理还未形成统一的管理制度和管理模式。医院干部人事档案材料是在不同时间经不同部门不同渠道汇集到人事档案管理部门的，因而材料自身的不规范现象多有发生。档案管理人员对档案资料的重要性认识不足，责任心不强致使档案材料收集不及时、操作不规范，导档案材料不全及丢失现象严重。随着人事制度的不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续也在不断简化。人事档案管理“终身”制没有得到及时补充和修正，这些都阻碍了人才的流动，给新录用单位在人事职称、工资级别的审核等方面带来问题，使本单位审核和上级人事部门审批带来障碍。
1.3人事档案管理手段相对落后
医院人事管理工作十分繁杂、琐碎，而长期以来领导干部对人事档案管理工作又不够重视，对人事档案管理的投入相对较少，基础设施差，现代化的管理手段没有得到应用，没有完善的档案管理软件和全面的管理网络。档案管理员基本上都是从别的部门转调过来的，并且多身兼数职，又很少接受专业知识和现代化管理技能手段方面的培训。因而，档案的收集、整理、归类、排序、编目等工作还主要依靠手工操作，以纸质文件材料为工作对象，无纸化、电子化、网络化的程度不高，影响了案卷质量和收集效率及档案利用率。手工操作的档案也不易检索、利用，易被人为破坏，相对耗费人力物力，形成的档案也缺乏严肃性和多样性，不利于科学化，系统化、标准化管理。
2 提高人事档案管理水平的几点策略
2.1提高人事档案管理意识
事档案是真实记录个人信息的重要载体，相当于个人的“第二张身份证”，关系到职称晋升和工资调整，是做好干部工作的基本条件之一，档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量。好的行动必须以好的思想认识为前提，只有正确的认识才能指导行动的顺利开展。因此，要想做好人事档案管理工作，首先必须让职工、人事管理部门和医院领导从下到上切实提高思想认识，明确人事档案管理的目的和意义。医院领导只要认识到人才是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院乃至社会创造效益，便会给予人事档案管理工作以高度重视，会加大投入，建立独立的人事档案室，配备和完善基础设备，做到人员到位、设备到位、资金到位。改变传统的档案保管观念，树立对人事档案信息开发利用、为医院发展服务的新观念。可以通过开发和利用人力资源信息，提高人事档案的使用价值，为医院的经济发展提供可靠的人才保证。档案管理人员也要树立主动服务的意识，努力发掘人力资源信息，不断扩展延伸服务功能，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作提供优质、方便、快捷的服务。
2.2健全医院人事档案管理制度
要使人事档案管理工作科学化、规范化，必须以加强制度建设作保障。在人事档案管理工作中，要根据新形势、新情况、新任务，及时建立健全人事档案管理制度。制度的建立一方面要适应完善社会主义市场经济体制下的人事制度改革的新形势，医改的新政策，另一方面又要遵循人事档案工作自身的发展规律。医院要建立健全《医院人事档案管理制度》，制定相应的《人力资源信息管理办法》，使人事档案管理工作有章可循，行之有效。档案的查阅、借调、利用、转出、转入等工作环节都要有相关管理规定，做到“档随人走”，防止编造、篡改档案的行为，防止档案泄密和丢失，建立严谨、科学、合理的人事档案管理制度，维护人事档案的完整性与安全性。
2.3推进人事档案管理的现代化
随着医院办公自动化，信息化程度日益提高，传统的“手工操作”、“立卷归档”的工作模式已不能满足医院人事档案管理工作的需要。在信息化时代，医院要切实增加资金投入，积极引进电脑管理软件，使人事档案管理人员能够充分利用电子人事档案系统，将每一位员工的基本情况录入电子档案中，将文本原件等材料影印扫描后再进行归档。建立电子档案，使人事管理与档案信息存储可同步完成，不仅有效地克服了档案材料滞后性造成的时效性失真，使档案信息的准确性、完整性得到进一步提高。进一步建立和完善人事档案信息数据库，将计算机应用到人事档案管理的日常工作，快捷地完成人事档案归档、检索、查询、接收、转递以及信息统计分析及输出利用。对人员的素质状况、人才结构等进行及时准确的分析，为本院人才预测提供各种数据，为制定相关政策提供科学的依据，使人力资源管理部门可迅速在数据库中查找到符合某种特定需要的人才或了解某一员工全方位的综合信息，达到知人善用的目的。也可以针对员工的不同个性制定培训、激励计划等，使档案信息的保存和管理取得最佳的工作效率、经济效率和社会效益。, 百拇医药(黄英男)
关键词：人事档案管理；医院
随着医疗卫生事业的不断改革、发展，新的时代背景下，医院为了增加经济效益，提高自身在大市场中的竞争力比以往任何时候都更加重视管理，而现代管理理论强调管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体。人事档案是在人事管理活动中形成的，记录和反映职工个人经历和德能勤绩表现等情况，以个人为单位集中保存的、备查考的原始记录，是人才信息的重要载体。一方面，科学地建立和管理人事档案，是发现人才、识别人才、培养人才、使用和管理人才必不可少的重要途径。另一方面，医院人事档案的科学管理对医院人才资源的开发、利用和服务起着极其重要的作用，它涉及到每个人的切身利益。因此，要准确把握新时期医院发展的特点并结合本医院的实际情况，加大对人事档案管理的重视和软硬件投入，充分发挥其在人力资源管理中积极的促进作用，1 当前医院人事档案管理中存在的问题
1.1人事档案管理意识淡薄
随着人才流动的加速，“档随人走”、“人档一体化”的格局也逐步被打破，伴随而来的是由于档案观念淡薄、档管转递等制度不健全原因造成的人事档案材料错漏、遗失、伪造等混乱现象。部分个人和单位甚至在各自利益的驱使下擅自“弃档”，究其原因是档案里缺少能够客观、全面反映人才能力素质的材料，人单位看不到人才的真才实学，个人不能通过其档案全面、客观地介绍自己，才造成了“档案无用”这种普遍看法。档案员身担多个工作内容，以保障医疗为己任，以服务于临床一线为主要工作。医院的中心工作是保障医疗詹理重点是如何提高医疗技术水平，为病人提供优质的服务环境。而对档案管理的作用则没有深刻认识，人事档案管理工作还停留于档案保存、查阅和应付上级部门检查。因为档案本身不能直接为医院创造经济价值，许多医院领导也不重视人事档案管理，不愿为档案部门创造必要的条件，人事档案管理工作的开展困难重重。
1.2人事档案管理制度不健全
许多医院没有制定适应医院发展的人才管理制度或有关人事档案方面的规章制度，在医院管理中也没有相关的制度和检查考核措施，医院人事档案管理还未形成统一的管理制度和管理模式。医院干部人事档案材料是在不同时间经不同部门不同渠道汇集到人事档案管理部门的，因而材料自身的不规范现象多有发生。档案管理人员对档案资料的重要性认识不足，责任心不强致使档案材料收集不及时、操作不规范，导档案材料不全及丢失现象严重。随着人事制度的不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续也在不断简化。人事档案管理“终身”制没有得到及时补充和修正，这些都阻碍了人才的流动，给新录用单位在人事职称、工资级别的审核等方面带来问题，使本单位审核和上级人事部门审批带来障碍。
1.3人事档案管理手段相对落后
医院人事管理工作十分繁杂、琐碎，而长期以来领导干部对人事档案管理工作又不够重视，对人事档案管理的投入相对较少，基础设施差，现代化的管理手段没有得到应用，没有完善的档案管理软件和全面的管理网络。档案管理员基本上都是从别的部门转调过来的，并且多身兼数职，又很少接受专业知识和现代化管理技能手段方面的培训。因而，档案的收集、整理、归类、排序、编目等工作还主要依靠手工操作，以纸质文件材料为工作对象，无纸化、电子化、网络化的程度不高，影响了案卷质量和收集效率及档案利用率。手工操作的档案也不易检索、利用，易被人为破坏，相对耗费人力物力，形成的档案也缺乏严肃性和多样性，不利于科学化，系统化、标准化管理。
2 提高人事档案管理水平的几点策略
2.1提高人事档案管理意识
事档案是真实记录个人信息的重要载体，相当于个人的“第二张身份证”，关系到职称晋升和工资调整，是做好干部工作的基本条件之一，档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量。好的行动必须以好的思想认识为前提，只有正确的认识才能指导行动的顺利开展。因此，要想做好人事档案管理工作，首先必须让职工、人事管理部门和医院领导从下到上切实提高思想认识，明确人事档案管理的目的和意义。医院领导只要认识到人才是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院乃至社会创造效益，便会给予人事档案管理工作以高度重视，会加大投入，建立独立的人事档案室，配备和完善基础设备，做到人员到位、设备到位、资金到位。改变传统的档案保管观念，树立对人事档案信息开发利用、为医院发展服务的新观念。可以通过开发和利用人力资源信息，提高人事档案的使用价值，为医院的经济发展提供可靠的人才保证。档案管理人员也要树立主动服务的意识，努力发掘人力资源信息，不断扩展延伸服务功能，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作提供优质、方便、快捷的服务。
2.2健全医院人事档案管理制度
要使人事档案管理工作科学化、规范化，必须以加强制度建设作保障。在人事档案管理工作中，要根据新形势、新情况、新任务，及时建立健全人事档案管理制度。制度的建立一方面要适应完善社会主义市场经济体制下的人事制度改革的新形势，医改的新政策，另一方面又要遵循人事档案工作自身的发展规律。医院要建立健全《医院人事档案管理制度》，制定相应的《人力资源信息管理办法》，使人事档案管理工作有章可循，行之有效。档案的查阅、借调、利用、转出、转入等工作环节都要有相关管理规定，做到“档随人走”，防止编造、篡改档案的行为，防止档案泄密和丢失，建立严谨、科学、合理的人事档案管理制度，维护人事档案的完整性与安全性。
2.3推进人事档案管理的现代化
随着医院办公自动化，信息化程度日益提高，传统的“手工操作”、“立卷归档”的工作模式已不能满足医院人事档案管理工作的需要。在信息化时代，医院要切实增加资金投入，积极引进电脑管理软件，使人事档案管理人员能够充分利用电子人事档案系统，将每一位员工的基本情况录入电子档案中，将文本原件等材料影印扫描后再进行归档。建立电子档案，使人事管理与档案信息存储可同步完成，不仅有效地克服了档案材料滞后性造成的时效性失真，使档案信息的准确性、完整性得到进一步提高。进一步建立和完善人事档案信息数据库，将计算机应用到人事档案管理的日常工作，快捷地完成人事档案归档、检索、查询、接收、转递以及信息统计分析及输出利用。对人员的素质状况、人才结构等进行及时准确的分析，为本院人才预测提供各种数据，为制定相关政策提供科学的依据，使人力资源管理部门可迅速在数据库中查找到符合某种特定需要的人才或了解某一员工全方位的综合信息，达到知人善用的目的。也可以针对员工的不同个性制定培训、激励计划等，使档案信息的保存和管理取得最佳的工作效率、经济效率和社会效益。, 百拇医药(黄英男)