疾病控制机构实验室档案管理工作的思考
实验室存在的目的就是为社会提供准确可靠的检测数据和检测结果，实验室在技术经济活动和社会发展过程中都占有重要地位。疾病预防控制中心(以下简称疾控中心)实验室为疾病预防控制、突发公共卫生事件的应急处置及卫生监督执法提供技术支撑。随着社会需求的增加，政府对公共卫生事业投入的加大，对疾控实验室提出更高、更新的要求。实验室档案管理是实验室管理工作的重要内容之一，实验室档案管理直接影响实验室整体管理水平。因此，必须十分重视实验室档案管理工作。在网络时代，充分运用信息化手段对提升实验室档案管理水平可以起到事半功倍的效果。
1实验室档案的重要性
实验室在运行过程中产生大量的原始信息和资料，这些信息资料在反映实验室能力水平，追溯实验过程中的客观性、真实性方面发挥着越来越重要的作用，主要表现在：一是日常工作的查考凭证；二是实验室资质认定时的鉴证材料；三是科技信息资源。实验室形成的各类档案是实验工作的真实记录，具有原始性、凭证性，是原始的技术史稿和法律书证，是开展调查研究的重要依据。它不仅能客观地反映实验室的管理水平和检验质量，而且对增强领导决策的科学性，提高疾病控制水平，维护检测的声誉和法律地位，都具有重要作用。因此，它是十分珍贵的科技信息，是疾病预防控制档案的重要组成部分。它所产生的档案信息内容复杂，载体形式多。内容包括个人技术档案类、质量控制类、仪器设备类、实验记录类等；载体形式有纸质、光盘、电子、音像、图纸、照片、磁盘等。
, http://www.100md.com
2实验室档案管理的内容
实验室档案内容应充分反映实验室的各项工作情况，并能全面、准确地为疾控工作提供信息服务。按照省疾控中心档案分类规定检验类基本分综合类、检验技术类、质量控制类、实验记录类、仪器设备类、个人技术档案类。
2.1综合类档案
涵盖实验室所有管理工作，归档内容包括外部文件和内部文件，外部文件包括上级(国家和省地市)下发的关于实验室工作的法规标准、制度、发展建设规划的文件；内部文件包括实验室的各项规章制度、年度计划总结、基本情况统计报表、考核评估情况、工作人员及变动情况、人员继续教育及培训情况、仪器设备的增减情况、实验室建设与环境条件改变情况等。
2.2检验技术类档案
记录了检验样品的采样、送检、检测、报告的全过程，是对检验过程原始性的描述，具有明显的专业性和成套性。包括检测委托单、样品采集记录单、送检单、检品卡、原始记录、检测报告，可根据检验样品和检验项目的不同，灵活设置不同的原始记录格式，既有统一的报告格式，又有不同形式的原始记录格式。
, 百拇医药
2.3质量管理体系文件类档案
体现了检验结果的科学准确和检验程序的规范标准。包括由质量手册、程序文件、作业指导书、操作规程、记录格式及受控文件构成的金字塔形结构的质量管理体系文件。质量手册明确实验室的质量方针和目标，是实验室实现质量承诺的基本保证。
2.4仪器设备类档案
是实验室开展检测工作的基础，是获得准确可靠数据的重要资源。包括三部分内容：
2.4.1申购资料购买申请报告、可行性报告、采购计划执行书、采购委托代理协议、招投标文件、政府采购合同、采购验收单、销售发票复印件、产品确认函、开箱照片、安装验收报告等。
2.4.2随机资料使用说明书、合格证、装箱单、操作维护手册、图纸、附件资料、保修卡、安装调试验收报告、光盘等。
, 百拇医药
2.4.3运行资料操作规程、使用记录、维护检修记录、检定记录、调拨移交记录、报废鉴定记录等。
2.5个人技术类档案
反映专业技术人员的业务素质和学习经历。包括五类内容： ① 专业技术职务呈报表、专业技术人员任职资格审报表、资格证书、聘书、上岗资格证明、劳动合同等；② 年度考核情况；③ 学历教育情况；④ 继续教育及培训情况、科研成果、论文奖励情况；⑤ 个人业务工作总结及其他。
3存在问题
3.1对档案资料及其归档的重要性认识不够
没有切实可行的措施对实验室的资料收集、整理、归档进行有效的规范，本系统下发的档案管理办法中检验类资料的归档范围较笼统，而实验室的资料内容专业性强，形成过程复杂。在传统习惯上只注重工作过程和检验结果，而忽略资料的全面收集、整理、归档和利用分析。针对各种不同的检验项目、不同的检验方法、不同规范要求的实验室，如何做好资料的收集、整理和归档，如何科学地划分归档范围，如何准确地划定保管期限，这些都是亟待思考和解决的问题。
, 百拇医药
3.2对档案工作的重要性认识不足
实验室档案管理工作的建设与发展水平跟不上实验室业务工作的建设与发展水平。档案管理工作不是实验室的主流业务，在宣传档案知识、档案法、完善档案制度、档案人员培训、软硬件投入上不能与业务工作相提并论。档案工作虽然不是实验室的主要工作，但是档案能为业务工作提供内容丰富的信息，为正确决策提供依据。利用这些不可再生的原始信息可以探索内在规律，提高现有的工作质量和水平，指导规划今后的工作。胡锦涛主席说过：档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。
4对策
4.1建立管理网络
从上而下形成以专职档案管理员为主，业务科室兼职档案管理员为辅的管理网络。兼职档案管理人员由实验室专业人员担任，在业务方面有优势是本专业的行家里手，充分利用他们熟悉本科室业务，了解专业知识的优势，并定期进行档案知识培训，不定期地对档案业务进行检查考核，积极发挥他们的工作积极性和主动性。档案管理人员提高自身业务素质，积极主动宣传档案知识，认真了解实验室业务工作流程，协助实验室做好归档工作。
, 百拇医药
4.2制订科学合理的规章制度、实施细则和操作规范
建立、健全档案自身管理制度，并在工作实践中不断补充、完善，并制订与检验工作协调的档案管理工作规范。实验室开展工作要按规定程序进行，并按规定形成资料，做到实验室档案的完整与准确。同时还要注意全面收集反映实验室职能活动的其他各种资料，如业务工作来往的信函、工作笔记、照片、报纸、刊物及参加会议培训、交流的资料、光盘等等。
4.3建立档案管理数据库系统
使用“规范、先进、实用”的档案管理软件，能提供文字扫描、原文挂接、整理编目、检索查询、辅助管理、安全保密、系统维护等功能。同时加强电子档案的归档，实验室产生电子文档有OA系统下的电子文件、公文形式的电子邮件及实验结果所形成的电子数据。实行纸质文档和电子文档双套制，保证档案资料的完整、齐全、准确、安全。
4.4提供优质服务，加强编研工作
, 百拇医药
归档的最终目的就是对档案资源的利用和开发，充分利用计算机网络的便捷、迅速，方便用户进行多途径查询，实现档案信息资源共享。档案管理数据库和现有的OA系统实现对接，OA系统的用户可对档案进行条目级的查询，对全文查询设置用户权限。对档案信息进行深层次加工，编制跨专业、跨年度编研材料。办公自动化的发展，提高了工作效率，使档案管理人员从大量繁琐的事务性劳动中解放出来，可以把主要精力和才智用在档案的深层次开发利用上。只有提供优质服务，加强编研工作，才能更好地促进档案工作的发展，使档案具有生命活力，发挥更大作用，使档案工作向着良性循环的方向发展。
计算机和网络技术的迅猛发展，带给档案管理工作全新的思路。在办公自动化的潮流中，无纸化办公成为发展趋势。此时档案管理工作如何创新，在档案利用和让宝贵的档案信息资源发挥更大的作用上如何创新，在充分发挥档案作用的同时保证档案和信息的安全上如何创新，在人员档案知识培训上如何创新等等，一系列的新问题摆在我们面前，都需要我们用全新的思路和方法去不断探索和解决。
(收稿日期：2007-02-26), http://www.100md.com(王 瑛)
1实验室档案的重要性
实验室在运行过程中产生大量的原始信息和资料，这些信息资料在反映实验室能力水平，追溯实验过程中的客观性、真实性方面发挥着越来越重要的作用，主要表现在：一是日常工作的查考凭证；二是实验室资质认定时的鉴证材料；三是科技信息资源。实验室形成的各类档案是实验工作的真实记录，具有原始性、凭证性，是原始的技术史稿和法律书证，是开展调查研究的重要依据。它不仅能客观地反映实验室的管理水平和检验质量，而且对增强领导决策的科学性，提高疾病控制水平，维护检测的声誉和法律地位，都具有重要作用。因此，它是十分珍贵的科技信息，是疾病预防控制档案的重要组成部分。它所产生的档案信息内容复杂，载体形式多。内容包括个人技术档案类、质量控制类、仪器设备类、实验记录类等；载体形式有纸质、光盘、电子、音像、图纸、照片、磁盘等。
, http://www.100md.com
2实验室档案管理的内容
实验室档案内容应充分反映实验室的各项工作情况，并能全面、准确地为疾控工作提供信息服务。按照省疾控中心档案分类规定检验类基本分综合类、检验技术类、质量控制类、实验记录类、仪器设备类、个人技术档案类。
2.1综合类档案
涵盖实验室所有管理工作，归档内容包括外部文件和内部文件，外部文件包括上级(国家和省地市)下发的关于实验室工作的法规标准、制度、发展建设规划的文件；内部文件包括实验室的各项规章制度、年度计划总结、基本情况统计报表、考核评估情况、工作人员及变动情况、人员继续教育及培训情况、仪器设备的增减情况、实验室建设与环境条件改变情况等。
2.2检验技术类档案
记录了检验样品的采样、送检、检测、报告的全过程，是对检验过程原始性的描述，具有明显的专业性和成套性。包括检测委托单、样品采集记录单、送检单、检品卡、原始记录、检测报告，可根据检验样品和检验项目的不同，灵活设置不同的原始记录格式，既有统一的报告格式，又有不同形式的原始记录格式。
, 百拇医药
2.3质量管理体系文件类档案
体现了检验结果的科学准确和检验程序的规范标准。包括由质量手册、程序文件、作业指导书、操作规程、记录格式及受控文件构成的金字塔形结构的质量管理体系文件。质量手册明确实验室的质量方针和目标，是实验室实现质量承诺的基本保证。
2.4仪器设备类档案
是实验室开展检测工作的基础，是获得准确可靠数据的重要资源。包括三部分内容：
2.4.1申购资料购买申请报告、可行性报告、采购计划执行书、采购委托代理协议、招投标文件、政府采购合同、采购验收单、销售发票复印件、产品确认函、开箱照片、安装验收报告等。
2.4.2随机资料使用说明书、合格证、装箱单、操作维护手册、图纸、附件资料、保修卡、安装调试验收报告、光盘等。
, 百拇医药
2.4.3运行资料操作规程、使用记录、维护检修记录、检定记录、调拨移交记录、报废鉴定记录等。
2.5个人技术类档案
反映专业技术人员的业务素质和学习经历。包括五类内容： ① 专业技术职务呈报表、专业技术人员任职资格审报表、资格证书、聘书、上岗资格证明、劳动合同等；② 年度考核情况；③ 学历教育情况；④ 继续教育及培训情况、科研成果、论文奖励情况；⑤ 个人业务工作总结及其他。
3存在问题
3.1对档案资料及其归档的重要性认识不够
没有切实可行的措施对实验室的资料收集、整理、归档进行有效的规范，本系统下发的档案管理办法中检验类资料的归档范围较笼统，而实验室的资料内容专业性强，形成过程复杂。在传统习惯上只注重工作过程和检验结果，而忽略资料的全面收集、整理、归档和利用分析。针对各种不同的检验项目、不同的检验方法、不同规范要求的实验室，如何做好资料的收集、整理和归档，如何科学地划分归档范围，如何准确地划定保管期限，这些都是亟待思考和解决的问题。
, 百拇医药
3.2对档案工作的重要性认识不足
实验室档案管理工作的建设与发展水平跟不上实验室业务工作的建设与发展水平。档案管理工作不是实验室的主流业务，在宣传档案知识、档案法、完善档案制度、档案人员培训、软硬件投入上不能与业务工作相提并论。档案工作虽然不是实验室的主要工作，但是档案能为业务工作提供内容丰富的信息，为正确决策提供依据。利用这些不可再生的原始信息可以探索内在规律，提高现有的工作质量和水平，指导规划今后的工作。胡锦涛主席说过：档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。
4对策
4.1建立管理网络
从上而下形成以专职档案管理员为主，业务科室兼职档案管理员为辅的管理网络。兼职档案管理人员由实验室专业人员担任，在业务方面有优势是本专业的行家里手，充分利用他们熟悉本科室业务，了解专业知识的优势，并定期进行档案知识培训，不定期地对档案业务进行检查考核，积极发挥他们的工作积极性和主动性。档案管理人员提高自身业务素质，积极主动宣传档案知识，认真了解实验室业务工作流程，协助实验室做好归档工作。
, 百拇医药
4.2制订科学合理的规章制度、实施细则和操作规范
建立、健全档案自身管理制度，并在工作实践中不断补充、完善，并制订与检验工作协调的档案管理工作规范。实验室开展工作要按规定程序进行，并按规定形成资料，做到实验室档案的完整与准确。同时还要注意全面收集反映实验室职能活动的其他各种资料，如业务工作来往的信函、工作笔记、照片、报纸、刊物及参加会议培训、交流的资料、光盘等等。
4.3建立档案管理数据库系统
使用“规范、先进、实用”的档案管理软件，能提供文字扫描、原文挂接、整理编目、检索查询、辅助管理、安全保密、系统维护等功能。同时加强电子档案的归档，实验室产生电子文档有OA系统下的电子文件、公文形式的电子邮件及实验结果所形成的电子数据。实行纸质文档和电子文档双套制，保证档案资料的完整、齐全、准确、安全。
4.4提供优质服务，加强编研工作
, 百拇医药
归档的最终目的就是对档案资源的利用和开发，充分利用计算机网络的便捷、迅速，方便用户进行多途径查询，实现档案信息资源共享。档案管理数据库和现有的OA系统实现对接，OA系统的用户可对档案进行条目级的查询，对全文查询设置用户权限。对档案信息进行深层次加工，编制跨专业、跨年度编研材料。办公自动化的发展，提高了工作效率，使档案管理人员从大量繁琐的事务性劳动中解放出来，可以把主要精力和才智用在档案的深层次开发利用上。只有提供优质服务，加强编研工作，才能更好地促进档案工作的发展，使档案具有生命活力，发挥更大作用，使档案工作向着良性循环的方向发展。
计算机和网络技术的迅猛发展，带给档案管理工作全新的思路。在办公自动化的潮流中，无纸化办公成为发展趋势。此时档案管理工作如何创新，在档案利用和让宝贵的档案信息资源发挥更大的作用上如何创新，在充分发挥档案作用的同时保证档案和信息的安全上如何创新，在人员档案知识培训上如何创新等等，一系列的新问题摆在我们面前，都需要我们用全新的思路和方法去不断探索和解决。
(收稿日期：2007-02-26), http://www.100md.com(王 瑛)