浅谈我院大事记的编写工作
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2009年7月1日
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参见附件(883KB，1页)。
[中图分类号]R197.3
[文献标识码]B
[文章编号]1005-0019(2009)7-0250-01
编写大事记是档案工作中一项重要工作,而档案人员编写全面反映本单位工作的大事记有着得天独厚的条件。笔者认为,单位工作大事记作为永久性保存的档案,其一是编写内容必须可靠、准确、真实有据;其二是重点突出、文字简练;第三是必须本着对历史负责的态度,认真整理、归档。只有把握好这三条基本原则,编写出的大事记才能全面反映本单位工作情况的全貌,同时也会更好地为现实工作和历史研究提供重要参考依据。
1编好大事记的基本定位
1.1及时掌握单位的信息来源。编写大事记工作责任重大,即对历史负责又要对单位负责,因此掌握准确信息,及时做好材料收集是首要工作,必要时还应亲临现场,掌握第一手资料,以保证编写内容全面准确;其次编写纹理要清晰、用词恰当通俗,表达医疗救治情况时尽可能用专业术语。如:“4.28”胶济铁路重大事故后大部分青岛籍伤员返青来我院治疗,在掌握情况后,我们第一时间赶到急诊室了解事发原因、伤员人数、抢救情况及其安排,全程记录,然后根据医疗部门提供的材料进行撰写,在编写过程中,对大部分骨折伤员属什么性质的骨折也都进行了详细描述。衡量大事记质量的重要标准是如何抓住大事记的生命线,这就需要编写人员本着对历史高度负责的精神,细心、认真地编好每一项大事记。
1.2积极主动收集信息、不遗余力。根据医院的工作实际,笔者认为医院的大事记需要收集的内容大致有:(1)为贯彻执行党的路线、方针政策和国家法规法令而制定的各项重要决定、规定和因工作需要而向上级主管部门的请示、报告等文件及上级部门的批复等;(2)国家、省、市领导干部来院考察、检查工作情况和所作的重要指示和讲话等;(3)医院、科研等方面取得的重大发明、成果及课题情况等;(4)基础、设备方面的竣工、验收及使用情况等;(5)院内召开的重要会议、开展的重大活动及领导重要讲话等;(6)有关学术交流、医疗教学、专业培训等方面的大事;(7)医院机构设置、人事重大变动及改革举措等;(8)国际间的学术交流、考察及技术合作情况等;(9)医疗、护理等质量管理方面的重大事件;(10)获得的国家、省、市级的荣誉奖励情况等。对以上资料的收集,我们要特别注意收集原始或第一手材料,确保其权威性和可靠性。在收集材料过程中我们还经常可以看到对同一件事情会有不同的表述、不同的版本,有时还会出现时间、职务、地点方面的出入或医学术表达错误,这就需要我们首先抓住重点、要点,以及活动的动态过程,对紧密相关事项进行综合概括,对存在疑问或似是而非的表述,要认真分析研究和耐心考证、筛选。如:我们在编写四川大地震出川救治伤员过程中,按说一般可以以上级下发的文件通知为准,但是在救治过程中出现了不确定因素。比如:青岛市按比例分配给各医院的伤员名额与实际到达有误差,还有在给予出川病人治疗中,有的陪护家属在检查中也有骨折现象,所以我们在上报信息和编写大事记时就以临床收治病例为准,避免人为的疏漏和错误,这样编写出的大事记才能经得起后人的推敲和历史的检验。
1.3精心归纳、掌握编写要素。编写大事记通常要掌握诸如时间、地点、人物、内容等要素。在编写过程中时间、地点一定要准确无误地表述清楚;人物一定注明参加活动的主要领导的姓名、职务;内容要始终把握重点、删繁就简、突出事情本质、记载的逻辑关系,上下联系关系。如:国际残奥运主席克雷文先生来我院视察残奥医疗保障工作,首先我们必须注明陪同的省市领导及其他陪同人员,考察范围、考察内容、提出的要求及其它要素。采取严谨和慎重的态度编写,是对残奥运功会这一历史特定时期,我院参与医疗保障工作这段历史的负责。大事记的来源有不同的途径和不同的收集方式,关键是我们如何归纳,取精用弘。
1.4增强时代意识,主动围绕单位中心工作展开编写。2008年我们医院把握的主要工作有:2008年奥帆赛、残奥帆青岛赛医疗保障工作、“4.28”胶济铁路重大事故伤员救治、5.12四川地震出川病人的救治、医院管理年工作情况、医院的精神文明建设和文化建设等等,我们都会时刻关注每一项事情的动态发展,及时收集相关材料。抓住历史机遇,充分反映时代信息,为医院的历史发展记录下重要档案资料是我们档案工作人员的义务,更是一种责任。
2编写大事记应注意的几个方面
2.1重视大事记编写的要点,明确编写主题。对有些重大活动的重要动态过程,要进行紧密相关的综合概括,出现不一致条目时,或者时间不统一的要核准求证,决不能照搬照写。其次要通过综合研究分析材料,在需要进行组合的相关事项中出现多个不同点时,要选取经过缜密分析内容进行编写,从而使这项活动的基本过程、重要程度、工作成果都有一个完整的体现。
2.2关注内部信息网大事信息的采集工作。单位内部网络化成为信息发布的重要工作平台,一般情况下,大部分职能科室第一时间将信息网上发布,使医护人员第一时间掌握所需工作信息和工作提示。工作经验告诉我们对网上信息根据重要程度及时进行下载、筛选、证实并进行编写,充分利用网络获取多元化信息是我们获取信息的一个重要渠道。
2.3突出重点,长短有度。大事记的编写要突出活动的重点内容,文字一般最短二、三十字,最长的在200字以内为好。文字太少内容表达上不明白,文字过多表达内容易重复。总之该长则长,当短则短,既要说明相关内容,又简明扼要。要用高度概括的语言对内容较多,需要组合的条目进行表达,力求文字简练,这就需要我们有一定的语言功力。不能轻易的省略或缩写,更不能对关键词语进行简单的修改和删减,要准确理解语句所表达的意思,对编写的内容要把握好整体结构,才能编写出高质量的大事记。
2.4编写大事记工作要由专人负责记录或整理,平时要做到:勤于观察为基础,以档案为依据,并与当事人及时进行核对,以免错记漏记。
2.5大事记编写完成后要及时存档 ......
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