如何做好医院档案管理及其开发利用(1)
【摘要】 目的医院的建设与发展处在一个非常时期,医院档案管理面临新的问题:国有非营利的事业单位性质与市场经济模式下的企业管理,这对医院档案管理提出新的内涵。医院档案不仅涉及到医院本身历史发展的全貌,更涉及医院在工作活动中形式的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案,它是医院的宝贵财富,加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要,同时也为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料等等。因此,准确把握新时期医院发展的特点,加强医院档案管理,是医院档案实行现代化管理的根本任务。
【关键词】 医院 档案管理开发利用
【中图分类号】R197.322【文献标识码】 B 【文章编号】1005-0515(2010)005-072-02
档案记载了一个单位历史发展的过程,它从不同的角度全面客观的反映各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等,是历史的见证。随着我国知识经济和市场经济飞速发展,医院的建设与发展处在一个非常时期,医院档案管理面临新的问题:国有非营利的事业单位性质与市场经济模式下的企业管理,这对医院档案管理提出新的内涵。医院档案不仅涉及到医院本身历史发展的全貌,更涉及医院在工作活动中形式的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案,它是医院的宝贵财富,加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要,同时也为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料等等。因此,准确把握新时期医院发展的特点,加强医院档案管理,是医院档案实行现代化管理的根本任务。
, 百拇医药
1. 领导高度重视,提高全员意识
领导重视是档案管理工作的关键。现代科学技术迅猛发展,人类社会以惊人的速度跨入“信息时代”。各种管理的日趋规范化,导致了大量文件的产生,使医院档案急剧增多,档案在医院卫生工作中起到了举足轻重的作用。加强《档案法》的学习,增强医院干部、职工的档案意识,特别是领导干部的档案管理意识,把档案管理纳入医院领导班子重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传档案工作,提高医院领导、医院管理者、医院职工对档案意识和法制观念,进行档案工作的基本法律宣教,遵守档案工作的法律、法规和方针政策,认识到医院档案的潜在价值,及其所带来的社会效益和经济效益,自觉参与档案的管理与利用。
2.完善档案工作职责,强化档案基础和管理
(1)建立健全档案管理的规章制度,是档案规范化管理的根本。长期以来在医院管理中,一般都按照卫生部要求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责,而涉及档案管理的制度、职责较少,没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中,一般也没有将档案管理纳入目标考核,制定相应的考核制度,致使实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。档案收集归档过程缓慢、档案的利用和开发利用效率低下、档案的工作组织不甚得力,并且受到人员、设施、经费等方面的限制,档案管理工作很易受到冷遇。档案管理是一项长期工作,要使各级严格把关,责任到人,须建立相应的考核制度。医院根据《档案法》,档案目标管理的需要,结合单位实际情况定出具体规定,制定医院档案实行集中统一管理的实施细则,确定档案管理部门的职责,健全机构设置,有专职档案人员负责档案工作,完善档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密、库房管理制度,使档案工作各环节的运行有章可循,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。这是使档案得以规范化管理的根本所在。
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(2)加强硬件建设,是档案管理工作的基础。硬件的建设合理与否,直接关系到医院档案管理工作的成效,同时在一定程度上反映了医院的管理水平。加强资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备,如档案库房的去湿、空调设备,高效灭虫、灭火设备,这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容;另一方面要引进计算机管理,用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案,方便使用者及时查找、阅读,既节省时间也节省人力、物力和财力,提高了工作效率,同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间,保存信息方便简单,也增加了其保密程度。
3.重视人才培养,提高人员素质
重视医院档案管理人员的培养。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才,又是管理型人才。医院档案管理人员是整个医院档案规范化管理的具体实施者,是规范化管理的灵魂,这就要求培养高素质的档案管理人员,目前档案工作人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身人员较少,专业知识老化,知识面较窄,知识结构不合理,学历普遍偏低,现代科学知识贫乏,外语水平不高,高层次的档案专业人才较少,这些情况已不适应新形式下的档案事业发展。随着档案事业的规模日益扩大,档案数量日益增多,内容日益丰富,信息载体日益多样,管理手段日益先进,对档案专业人才的素质建设提出愈来愈高的要求。档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中,一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,通过专业培训、知识更新、进修学习等,提高业务水平,建立档案管理人才梯队,适应档案业务发展,推动档案管理水平的提高。档案工作人员要熟悉档案业务,认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准,树立高度的工作责任心,做好档案据的录入工作,积极参与档案学术研究,不断提高理论研究水平。
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4.掌握档案管理新技术,开发利用档案资源
(1)随着科学技术的发展,档案管理手段的不断更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。医院应充分利用计算机管理,设计完善的应用软件和网络等现代化办公设备,实现档案管理的自动化、现代化。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用,将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机,这具有检索快捷、方便、高效等优点,使查档案材料费时费力的原始劳动,变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决,更是工作质量的飞跃。可以使医院各种门类和载体的档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现,使档案信息的处理、传输获得积极的效果,提高了工作效率。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平,也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。
(2)拓展档案的归档范围。医院由于处于一种特定的条件下,面临诸多新的问题。由于受医院职能特殊性的限制和不同种类档案作用特点的表现形式的影响,致使许多重要的珍贵的文件资料分散在各个部门、各个科室,甚至损坏丢失,给医院工作带来诸如多不利。因此,拓展归档范围,加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面,所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标,其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以,要进一步健全档案管理组织,落实专人收集。, 百拇医药(罗 冰)
【关键词】 医院 档案管理开发利用
【中图分类号】R197.322【文献标识码】 B 【文章编号】1005-0515(2010)005-072-02
档案记载了一个单位历史发展的过程,它从不同的角度全面客观的反映各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等,是历史的见证。随着我国知识经济和市场经济飞速发展,医院的建设与发展处在一个非常时期,医院档案管理面临新的问题:国有非营利的事业单位性质与市场经济模式下的企业管理,这对医院档案管理提出新的内涵。医院档案不仅涉及到医院本身历史发展的全貌,更涉及医院在工作活动中形式的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案,它是医院的宝贵财富,加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要,同时也为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料等等。因此,准确把握新时期医院发展的特点,加强医院档案管理,是医院档案实行现代化管理的根本任务。
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1. 领导高度重视,提高全员意识
领导重视是档案管理工作的关键。现代科学技术迅猛发展,人类社会以惊人的速度跨入“信息时代”。各种管理的日趋规范化,导致了大量文件的产生,使医院档案急剧增多,档案在医院卫生工作中起到了举足轻重的作用。加强《档案法》的学习,增强医院干部、职工的档案意识,特别是领导干部的档案管理意识,把档案管理纳入医院领导班子重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传档案工作,提高医院领导、医院管理者、医院职工对档案意识和法制观念,进行档案工作的基本法律宣教,遵守档案工作的法律、法规和方针政策,认识到医院档案的潜在价值,及其所带来的社会效益和经济效益,自觉参与档案的管理与利用。
2.完善档案工作职责,强化档案基础和管理
(1)建立健全档案管理的规章制度,是档案规范化管理的根本。长期以来在医院管理中,一般都按照卫生部要求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责,而涉及档案管理的制度、职责较少,没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中,一般也没有将档案管理纳入目标考核,制定相应的考核制度,致使实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。档案收集归档过程缓慢、档案的利用和开发利用效率低下、档案的工作组织不甚得力,并且受到人员、设施、经费等方面的限制,档案管理工作很易受到冷遇。档案管理是一项长期工作,要使各级严格把关,责任到人,须建立相应的考核制度。医院根据《档案法》,档案目标管理的需要,结合单位实际情况定出具体规定,制定医院档案实行集中统一管理的实施细则,确定档案管理部门的职责,健全机构设置,有专职档案人员负责档案工作,完善档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密、库房管理制度,使档案工作各环节的运行有章可循,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。这是使档案得以规范化管理的根本所在。
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(2)加强硬件建设,是档案管理工作的基础。硬件的建设合理与否,直接关系到医院档案管理工作的成效,同时在一定程度上反映了医院的管理水平。加强资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备,如档案库房的去湿、空调设备,高效灭虫、灭火设备,这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容;另一方面要引进计算机管理,用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案,方便使用者及时查找、阅读,既节省时间也节省人力、物力和财力,提高了工作效率,同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间,保存信息方便简单,也增加了其保密程度。
3.重视人才培养,提高人员素质
重视医院档案管理人员的培养。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才,又是管理型人才。医院档案管理人员是整个医院档案规范化管理的具体实施者,是规范化管理的灵魂,这就要求培养高素质的档案管理人员,目前档案工作人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身人员较少,专业知识老化,知识面较窄,知识结构不合理,学历普遍偏低,现代科学知识贫乏,外语水平不高,高层次的档案专业人才较少,这些情况已不适应新形式下的档案事业发展。随着档案事业的规模日益扩大,档案数量日益增多,内容日益丰富,信息载体日益多样,管理手段日益先进,对档案专业人才的素质建设提出愈来愈高的要求。档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中,一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,通过专业培训、知识更新、进修学习等,提高业务水平,建立档案管理人才梯队,适应档案业务发展,推动档案管理水平的提高。档案工作人员要熟悉档案业务,认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准,树立高度的工作责任心,做好档案据的录入工作,积极参与档案学术研究,不断提高理论研究水平。
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4.掌握档案管理新技术,开发利用档案资源
(1)随着科学技术的发展,档案管理手段的不断更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。医院应充分利用计算机管理,设计完善的应用软件和网络等现代化办公设备,实现档案管理的自动化、现代化。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用,将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机,这具有检索快捷、方便、高效等优点,使查档案材料费时费力的原始劳动,变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决,更是工作质量的飞跃。可以使医院各种门类和载体的档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现,使档案信息的处理、传输获得积极的效果,提高了工作效率。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平,也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。
(2)拓展档案的归档范围。医院由于处于一种特定的条件下,面临诸多新的问题。由于受医院职能特殊性的限制和不同种类档案作用特点的表现形式的影响,致使许多重要的珍贵的文件资料分散在各个部门、各个科室,甚至损坏丢失,给医院工作带来诸如多不利。因此,拓展归档范围,加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面,所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标,其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以,要进一步健全档案管理组织,落实专人收集。, 百拇医药(罗 冰)