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编号:12011415
细谈医疗设备档案的管理(1)
http://www.100md.com 2011年1月1日 姜云涛
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    参见附件(4218KB,5页)。

     医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容,其管理水平的好 坏直接影响到医院的医疗质量、技术水平和社会、经济效益的高低,所以加强医疗设备档案 管理是极其重要的。如何做好这项工作是我们要探索和研究的课题。要根据医疗设备档案的 特点,加强制度化、规范化管理,多形式、多途径开发利用医疗设备档案资源,本文论述了 医疗设备档案的作用、贵重医疗设备档案的形成及所包含的范围、贵重医疗设备档案的建立 、贵重医疗设备档案的管理使用等〔1〕

    1 建立医疗设备档案的意义和作用

    1.1 医疗设备档案的意义

    1.1.1 建立医疗设备档案,能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力 的证 据,为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲,在引 进时领导和专家将会进行详细的论证,包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益 等。而建立医疗设备档案,就能为此工作提供证据和参考。

    1.1.2 建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备 在运 转和使用过程中,由于热力、化学原素的作用,一些零部件会磨损、腐蚀和松动,将会影响 设备的精度、性能和工作效率,这就必须维护和检修,要维护和检修,设备档案是必备的条 件,它能为设备的使用和维修、保养提供依据。

    1.1.3 利用设备保修期和维修期的区别,避免不必要的支出〔2〕

    1.2 医疗设备档案的作用:

    1.2.1 发挥设备档案依据凭证作用,为领导决策提供依据,避免造成损失 。

    1.2.2 为设备的使用和维修、保养提供依据,保证设备仪器完好率,延长 设备寿命。

    1.2.3 提高设备仪器利用效率,降低管理成本,获得经济效益。

    1.2.4 发挥知识储备作用为提高整体现代化管理水平打下基础。

    1.2.5 为效益分析提供基础数据

    1.2.6 便于信息交流。

    1.2.7 为科技创新提供基础信息〔3〕

    2 贵重医疗设备档案的形成及归档的范围

    确定医疗设备档案的归档范围:我们根据医疗设备档案的管理要求,结合医院实际,明确了 医疗设备档案管理的归档内容。由两个部分组成:设备申购过程中形成的管理性文件和技术 性文件材料的收集、积累过程结束后移交档案部门。

    2.1 设备仪器文件材料的形成

    2.1.1 购置阶段。形成的文件材料主要包括:购置、引进与投资计划和报 批文 件;市场调查、设备选型及购进途径方面的文件材料;设备、仪器购货或引进申请书、协议 书,以及医院内部的可行性论证报告。

    2.1.2 验收与调试阶段。形成的文件材料主要包括:随机文件材料;验收 、安装及调试文件材料;有关索赔及“三包”服务材料。

    2.1.3 使用与维修阶段。形成的文件材料主要包括:有关的规章制度、使 用记录、维修记录。

    2.1.4 更新改造阶段。形成的文件材料主要包括:设备改造计划、申请书 、改 造验收单、更新记录及有关图纸;旧设备报废申请书、封存报告单、迁移安装报告、设备调 拨单、移交清单、设备处理报告等。

    以上4部分设备档案的建立和有效利用是档案管理工作的开展,是医院档案工作的重要组成 部分。设备档案管理人员要以认真、到位、周到的工作来保证档案资料的有效完整性,充分 发挥设备档案重要作用,各医院的级别规模各有不同,管理方式也有差异,购置仪器的方式 、渠道也不尽相同,档案的内容也会有必然的差异。现列举我院的归档文件,以供大家参考

    2.2 大连市中心医院设备档案文件目录

    2.2.1 购置阶段

    2.2.1.1 科室购置申请报告

    2.2.1.2 报市卫生局或市采购中心的申请购置报告及批复

    2.2.1.3 购置设备论证报告及有关专家意见

    2.2.1.4 生产厂家或经销商的资质证明,如营业执照、税务登记证、生 产或销售许可证,如是进口设备还需要海关提供的报关单或免税证明及商检报告

    2.2.1.5 购置设备发票复印件(原件送财务科入库报账)

    2.2.1.6 购货合同

    2.2.1.7 保修合同

    2.2.2 验收与调试阶段

    2.2.2.1 设备安装调试和验收报告

    2.2.2.2 设备的有关说明材料,如使用说明书、样本、图纸、技术操作 规程、合格证等;

    2.2.3 使用与维修阶段

    2.2.3.1 仪器使用登记本

    2.2.3.2 设备维修申请报告

    2.2.3.3 设备外修申请表

    2.2.3.4 外修费用与维修项目清单

    2.2.3.5 定期维护项目清单

    2.2.4 报废,更新改造阶段

    2.2.4.1 设备升级改造情况说明(如有大出入可另设档案管理),2.2.4.2 设备转移情况说明(包括院级和科室级别)

    2.2.4.3 设备报废鉴定表

    3 贵重医疗设备档案的归档与档案的建立

    3.1 设备仪器文件材料归档要求 归档工作由形成设备仪器文件材料的相 关部 门或业务人员承担,任务结束或告一段落后,应当将需要归档的设备仪器文件材料收集齐全 ,校对准确,经有关领导审批后向档案室移交,归档的科技文件材料,要做到线条、字迹清 楚,声音、图像清晰,载体质地优良,签署完备,不能用铅笔(有特殊要求的除外)、圆珠笔 或复写纸书写。所形成专业文件材料的用纸规格应规范化、标准化。归档的科技文件材料, 必须进行系统整理,组成保管单位,并编制归档目录一式两份。

    3.2 归档工作职责分工 档案馆和档案室:监督、检查和指导。协助设备 仪器 管理人员做好相关文件材料的归档工作。归档工作承担部门和人员:设备(技术)管理部门、 设备使用部门、设备操作人员、设备维修人员,由设备管理部门负责人、产品试制负责人、 项目负责人等审查后,及时归档。

    3.3 归档手续是档案归档过程需要履行的交接程序 参与人员:交接双方 及相 关人员。清点核对:根据设备仪器档案归档目录对交接的设备仪器档案逐卷清点核对,确定 账物相符。质量检查:分别对不同形式或载体类型的档案实体按照归档质量要求进行检查, 不符规定者重整。交接双方签字盖章:由交接双方分别在归档目录备考表上签字盖章。交接 过程需要说明的问题,应在归档目录备考表中说明,并由说明人签字盖章。

    3.4 设备仪器档案的整理

    3.4.1 分类(选择分类方法、制定分类方案)编制一个合理和切实可行的设 备仪器档案分类方案。1)分类方案是进行科学分类的依据性文件,在编制设备仪器档案分类 方案时,要了解和掌握本单位设备仪器档案的内容构成和形成特点,确定明确的分类标准和 分类方法,设置科学、合理的类目体系,形成完整的设备仪器档案分类方案 ......

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