实现医院档案现代化管理对策之我见
[关键词] 档案；管理；对策
[中图分类号]R197.323 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210(2008)11(b)-083-02
医院档案是医院管理及医疗等各项活动形成的历史记录和生产资料，是医院的宝贵财富。随着医院改革的不断深入和快速发展，综合档案材料形成的门类、数量等逐年增多。如何实现医院档案信息的科学管理，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，以适应新形势下医院发展的需要，更好地服务于社会、服务于医学教育和科研工作，是摆在各级医院管理者面前的重要课题。笔者认为，实现医院档案现代化管理必须抓好以下几方面：
1 创新档案管理意识
档案管理是医院管理工作中的重要内容。实现档案现代化管理，既需要现代化档案管理系统，又必须具有现代化管理水平的档案管理者，否则，现代化档案管理无法实现。
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1.1 加强领导
领导重视是档案管理的前提，各级医院领导必须创新管理理念，切实加强对档案工作的领导，把它纳入医院管理的重要议事日程，作为医院长期发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展，逐步建立起结构合理、功能齐全、高效的档案信息中心，充分发挥档案资源的优势，更好地为临床、医疗、医学教育和科研工作服务。
1.2 强化培训，更新知识，增强全员档案意识
实现医院档案现代化管理，不单单是医院各门类档案简单的集中保管，而是一项实现档案管理工作规范化、制度化、科学化、标准化的系统工程。因此，各级医院档案管理工作者必须尽快适应现代化的形势，结合当地实际。一是制定培训计划，组织职工学习档案法，使应医院领导、职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。二是强化档案管理新业务、新知识、新技术的培训，提高职工全面掌握科学管理档案的综合技能。
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1.3 培养高素质档案管理队伍，实现档案信息化
新时期医院档案工作者在现代化档案管理工作中，不仅要具备高水平的档案管理专业知识，还要懂得现代化档案科学管理的实质内涵和特点。当前，运用计算机管理档案工作，必须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。因此，各级医院要选拔政治素质好、业务水平高、有事业心和责任感的人员担当本单位档案管理工作，要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，建立档案管理人才梯队，定期组织档案工作人员参加专业知识和档案行业标准培训，更新知识，不断提高档案管理工作人员的理论水平，推动档案管理水平的提高。
2 加强软、硬件设施建设
实现档案管理现代化，提高档案现代化管理水平，进行档案资源数字化、网络化信息服务，对档案进行全文信息管理，必须要有完备的硬件设备和软件系统的支持。完备的硬件设备和软件系统的支持是加强档案现代化管理和改善档案资源信息化建设所需要的物质保证。
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2.1 加强硬件建设
各级医院应积极创造条件，按照国家档案管理基础设施建设技术标准规范，尽快设立专室和专(兼)职档案管理人员，配备相适应的高性能服务器、电脑、通信网络等设备，运用先进的管理系统，尽快改变档案管理各自为政的固有观念，以保证医疗技术的齐全完整，提高档案管理工作现代化水平。
2.2 加强软件建设
应用全国统一管理软件是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。目前，计算机技术已在全国各级医院档案管理工作中得到普遍应用，使手工操作为主的档案编目、检索、利用等工作变为计算机辅助自动管理，为各级医院档案管理现代化提供了有力条件，档案信息服务网络化的基础基本形成。建议由卫生部组织有关部门尽快开发编制完善全国统一的医院档案管理系统软件，配置与工作相适应的计算机管理软件，形成统一的网络系统，实现档案管理的自动化和现代化。
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3 建立完善档案管理标准
实现标准化、规范化档案管理,是档案管理现代化快速、有序、健康发展的保障。新时期档案管理现代化是以标准化为前提；计算机的高效率是以档案管理业务标准为基础。目前，全国各级医院的档案均是在各项医疗活动中形成的以纸张为载体的文字、图形材料，是被管理对象的档案原件，经常要进行手工归集、分类整理、装订、建档查阅、统计和检索等，档案的管理和存放需要大量的人力、物力、空间。因此，国家应尽快制定出台全国《软件系统工作平台技术标准》和《实施细则》等，对医院技术档案的各项技术内容、分类、编号、案卷目录以及查询、检索等进行统一规范，确保档案资料的收集、整理到最后立卷归档、输入微机等各个环节有章可循，条目清晰，涵盖全面、查阅简便，实现档案现代化管理。
4 加强档案信息开发利用
4.1 大力开发档案信息资源，充分利用其价值，发挥其作用，实现档案信息数字化
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目前，大多数医院所提供的信息大都是原始的、没有经过加工编辑的信息，利用率较低，发挥的作用有限，档案信息资源的开发程度明显滞后。为此，建议各级医院应制定档案信息数字化处理方案，有计划、有步骤地对现有的各种载体的医疗技术档案信息，特别是有使用价值的科研成果，按照国家制定的标准进行深层次开发，组织专门人员进行加工编辑和数字化技术的转换处理，使之成为二次、三次文献，逐步建立起档案信息数据库，进一步提高档案的使用价值，为日常医疗服务和用户利用档案信息提供帮助，发挥它潜在的经济效益和社会效益。
4.2编制多种检索工具
编制多种检索工具是提高管理水平和开发利用档案信息的重要手段。一是要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为社会、为同行交流和教育培训、开展课题调查服务。二是要积极开展编研工作，为医院各项活动、领导决策提供主动服务。三是要收集利用反馈信息，了解和研究医疗技术档案的反馈信息，及时总结经验教训，提高档案利用率。
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4.3树立服务意识
努力开拓服务领域，把服务主体由封闭型向开放型转变；服务方式由实体型向信息型转变；服务手段由手工型向技术型转变，努力扩大信息来源，丰富档案内容，对形成的各种文献，利用计算机加工后，建立起档案信息数据库，通过信息高速公路与国家公共信息网络等进行交流联系，实现档案信息资源共享。
5 建立有效的管理运行机制
5.1 加强对文件形成、运转和信息发布的监督管理，逐步建立分类档案管理模式
各级医院应结合档案数据库的建立，逐步完善以反映档案室内藏和提高利用为目标的档案信息管理系统。分别建立全宗级、案卷级和文件级的多层面信息存储、检索系统，对文件档案资料进行A、B、C三级分类管理，即：将档案分为重要、常用、不常用。重点加强第一类管理，以解决档案数据库建立中量与质的矛盾，实现档案信息资源开发、利用和管理工作现代化。
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5.2 建立高效管理机制
确保档案管理工作持续健康有序发展：①建立目标管理责任制，将档案管理内容纳入单位和科室管理职责，实行两级目标管理。②制定相应的考核指标，定期对各科档案资料收集情况进行考核评价。③将日常医疗诊断活动材料的归档列入各级医院档案管理工作人员年终考核评分标准中，确保医疗档案的及时收集归档。
6加强制度建设
制度建设具有全局性、稳定性和长期性，是做好档案工作的前提和保证，建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。如果缺乏制度制约，就会无章可循、无所适从。
6.1 建立、健全档案管理制度
严格按照《档案法》等各项规章制度执行，使档案管理有章可循，有法可依。
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6.2 建立档案的归档制度
确保历史见证资料的完整，为史志记载提供真实有效依据。
6.3建立档案的保管制度
根据国家档案局的标准，建立医院档案保管制度，选择优质的磁盘介质进行各类档案数据备份。
6.4建立严格的借用手续制度
查阅医疗档案，需经办公室负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门医疗档案，要有单位介绍信，并经主管领导、办公室负责人批准。
6.5建立档案定期备份制度
各级医院档案管理人员应定期将诊疗过程中形成的有关技术资料及时备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息，定期检查、复制，以防止医疗档案信息损坏。
[参考文献]
[1]蒋艺.医院档案创建工作的探讨[J].中国现代医生,2008,46(13):141.
[2]林婕,鄢文芳.新时期医院综合档案室信息资源的开发和利用[J].中国现代医生,2007,45(15):137-138,151.
(收稿日期：2008-07-08), 百拇医药(孙晓峰)
[中图分类号]R197.323 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210(2008)11(b)-083-02
医院档案是医院管理及医疗等各项活动形成的历史记录和生产资料，是医院的宝贵财富。随着医院改革的不断深入和快速发展，综合档案材料形成的门类、数量等逐年增多。如何实现医院档案信息的科学管理，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，以适应新形势下医院发展的需要，更好地服务于社会、服务于医学教育和科研工作，是摆在各级医院管理者面前的重要课题。笔者认为，实现医院档案现代化管理必须抓好以下几方面：
1 创新档案管理意识
档案管理是医院管理工作中的重要内容。实现档案现代化管理，既需要现代化档案管理系统，又必须具有现代化管理水平的档案管理者，否则，现代化档案管理无法实现。
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1.1 加强领导
领导重视是档案管理的前提，各级医院领导必须创新管理理念，切实加强对档案工作的领导，把它纳入医院管理的重要议事日程，作为医院长期发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展，逐步建立起结构合理、功能齐全、高效的档案信息中心，充分发挥档案资源的优势，更好地为临床、医疗、医学教育和科研工作服务。
1.2 强化培训，更新知识，增强全员档案意识
实现医院档案现代化管理，不单单是医院各门类档案简单的集中保管，而是一项实现档案管理工作规范化、制度化、科学化、标准化的系统工程。因此，各级医院档案管理工作者必须尽快适应现代化的形势，结合当地实际。一是制定培训计划，组织职工学习档案法，使应医院领导、职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。二是强化档案管理新业务、新知识、新技术的培训，提高职工全面掌握科学管理档案的综合技能。
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1.3 培养高素质档案管理队伍，实现档案信息化
新时期医院档案工作者在现代化档案管理工作中，不仅要具备高水平的档案管理专业知识，还要懂得现代化档案科学管理的实质内涵和特点。当前，运用计算机管理档案工作，必须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。因此，各级医院要选拔政治素质好、业务水平高、有事业心和责任感的人员担当本单位档案管理工作，要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，建立档案管理人才梯队，定期组织档案工作人员参加专业知识和档案行业标准培训，更新知识，不断提高档案管理工作人员的理论水平，推动档案管理水平的提高。
2 加强软、硬件设施建设
实现档案管理现代化，提高档案现代化管理水平，进行档案资源数字化、网络化信息服务，对档案进行全文信息管理，必须要有完备的硬件设备和软件系统的支持。完备的硬件设备和软件系统的支持是加强档案现代化管理和改善档案资源信息化建设所需要的物质保证。
, 百拇医药
2.1 加强硬件建设
各级医院应积极创造条件，按照国家档案管理基础设施建设技术标准规范，尽快设立专室和专(兼)职档案管理人员，配备相适应的高性能服务器、电脑、通信网络等设备，运用先进的管理系统，尽快改变档案管理各自为政的固有观念，以保证医疗技术的齐全完整，提高档案管理工作现代化水平。
2.2 加强软件建设
应用全国统一管理软件是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。目前，计算机技术已在全国各级医院档案管理工作中得到普遍应用，使手工操作为主的档案编目、检索、利用等工作变为计算机辅助自动管理，为各级医院档案管理现代化提供了有力条件，档案信息服务网络化的基础基本形成。建议由卫生部组织有关部门尽快开发编制完善全国统一的医院档案管理系统软件，配置与工作相适应的计算机管理软件，形成统一的网络系统，实现档案管理的自动化和现代化。
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3 建立完善档案管理标准
实现标准化、规范化档案管理,是档案管理现代化快速、有序、健康发展的保障。新时期档案管理现代化是以标准化为前提；计算机的高效率是以档案管理业务标准为基础。目前，全国各级医院的档案均是在各项医疗活动中形成的以纸张为载体的文字、图形材料，是被管理对象的档案原件，经常要进行手工归集、分类整理、装订、建档查阅、统计和检索等，档案的管理和存放需要大量的人力、物力、空间。因此，国家应尽快制定出台全国《软件系统工作平台技术标准》和《实施细则》等，对医院技术档案的各项技术内容、分类、编号、案卷目录以及查询、检索等进行统一规范，确保档案资料的收集、整理到最后立卷归档、输入微机等各个环节有章可循，条目清晰，涵盖全面、查阅简便，实现档案现代化管理。
4 加强档案信息开发利用
4.1 大力开发档案信息资源，充分利用其价值，发挥其作用，实现档案信息数字化
, 百拇医药
目前，大多数医院所提供的信息大都是原始的、没有经过加工编辑的信息，利用率较低，发挥的作用有限，档案信息资源的开发程度明显滞后。为此，建议各级医院应制定档案信息数字化处理方案，有计划、有步骤地对现有的各种载体的医疗技术档案信息，特别是有使用价值的科研成果，按照国家制定的标准进行深层次开发，组织专门人员进行加工编辑和数字化技术的转换处理，使之成为二次、三次文献，逐步建立起档案信息数据库，进一步提高档案的使用价值，为日常医疗服务和用户利用档案信息提供帮助，发挥它潜在的经济效益和社会效益。
4.2编制多种检索工具
编制多种检索工具是提高管理水平和开发利用档案信息的重要手段。一是要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为社会、为同行交流和教育培训、开展课题调查服务。二是要积极开展编研工作，为医院各项活动、领导决策提供主动服务。三是要收集利用反馈信息，了解和研究医疗技术档案的反馈信息，及时总结经验教训，提高档案利用率。
, 百拇医药
4.3树立服务意识
努力开拓服务领域，把服务主体由封闭型向开放型转变；服务方式由实体型向信息型转变；服务手段由手工型向技术型转变，努力扩大信息来源，丰富档案内容，对形成的各种文献，利用计算机加工后，建立起档案信息数据库，通过信息高速公路与国家公共信息网络等进行交流联系，实现档案信息资源共享。
5 建立有效的管理运行机制
5.1 加强对文件形成、运转和信息发布的监督管理，逐步建立分类档案管理模式
各级医院应结合档案数据库的建立，逐步完善以反映档案室内藏和提高利用为目标的档案信息管理系统。分别建立全宗级、案卷级和文件级的多层面信息存储、检索系统，对文件档案资料进行A、B、C三级分类管理，即：将档案分为重要、常用、不常用。重点加强第一类管理，以解决档案数据库建立中量与质的矛盾，实现档案信息资源开发、利用和管理工作现代化。
, 百拇医药
5.2 建立高效管理机制
确保档案管理工作持续健康有序发展：①建立目标管理责任制，将档案管理内容纳入单位和科室管理职责，实行两级目标管理。②制定相应的考核指标，定期对各科档案资料收集情况进行考核评价。③将日常医疗诊断活动材料的归档列入各级医院档案管理工作人员年终考核评分标准中，确保医疗档案的及时收集归档。
6加强制度建设
制度建设具有全局性、稳定性和长期性，是做好档案工作的前提和保证，建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。如果缺乏制度制约，就会无章可循、无所适从。
6.1 建立、健全档案管理制度
严格按照《档案法》等各项规章制度执行，使档案管理有章可循，有法可依。
, http://www.100md.com
6.2 建立档案的归档制度
确保历史见证资料的完整，为史志记载提供真实有效依据。
6.3建立档案的保管制度
根据国家档案局的标准，建立医院档案保管制度，选择优质的磁盘介质进行各类档案数据备份。
6.4建立严格的借用手续制度
查阅医疗档案，需经办公室负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门医疗档案，要有单位介绍信，并经主管领导、办公室负责人批准。
6.5建立档案定期备份制度
各级医院档案管理人员应定期将诊疗过程中形成的有关技术资料及时备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息，定期检查、复制，以防止医疗档案信息损坏。
[参考文献]
[1]蒋艺.医院档案创建工作的探讨[J].中国现代医生,2008,46(13):141.
[2]林婕,鄢文芳.新时期医院综合档案室信息资源的开发和利用[J].中国现代医生,2007,45(15):137-138,151.
(收稿日期：2008-07-08), 百拇医药(孙晓峰)