浅议在医院信息化管理下如何完善会计内部控制
[摘要] 医院如何在医疗业务活动过程中形成一套环环相扣、监督制约的财务控制机制,是保证医院会计资料的真实、及时、完整和医院财产物资安全的前提。
[关键词] 医院信息化管理; 完善; 会计内部控制
[中图分类号] R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1673-9701(2009)33-104-02
随着现代医院的发展和改革的不断深入,医院信息化管理系统也在逐步更新,医院财务数据来源的准确性得到了提高,财务管理水平也得到了一定提升,为了能更好地确保会计资料的真实、及时与完整,保证医院财产物资的安全,真实地反映医院经济运营状况,为院领导进行财务决策提供更真实、有效的会计信息资料,笔者认为,在医疗业务活动过程中如何形成一套环环相扣、监督制约的财务控制机制势在必行[1]。
1 会计内部控制存在的不足
, http://www.100md.com
在现行医院信息化管理下,会计内部控制其实还达不到应有的效果,主要存在以下不足。
①单位领导过分偏重对医院信息系统的资金投入,而轻视了对系统本身的完善。譬如,对提出的会计内控要求,因涉及多科室协作和多个程序的调整,在得不到有效协调下而未能较好地实施。
②在医院信息化管理系统下,还存在着财务核算系统与医院信息系统相脱节的现象,从而导致会计数据来源的及时性、正确性、连续性得不到保障,使财务内控措施难以落实。
③对会计内部控制的内容认识不准确:一是对会计的职能作用没有充分认识,以为内部控制是稽核、审计,与会计无关或关系不大;二是对内部控制的方式、方法与手段没有整体认识,认为内部控制就只是相互牵制;三是以为会计内部控制就是制定各种规章制度,忽视了它是一种在业务活动中环环相扣、监督制约的动态机制[2]。
④由于具体参与信息系统的编程人员和会计内控制定人员之间的协作不到位、操作人员的素质差、编程人员不熟悉会计内控要求等原因,致使在信息化管理下会计内部控制不能充分发挥作用。
, 百拇医药
2 对策
在医院信息化管理下充分发挥会计内部控制的作用,笔者认为主要有以下对策。
2.1 建立一个全方位的信息化管理网络组织
医院信息系统是一个庞大的管理系统,集行政管理、医疗服务、后勤保障于一体,所有业务活动的开展,必须经多科协作才能完成,而财务收费、核算系统始终贯穿于这些系统中,各支点的紧密连结是整个系统完善的关键。因此,医院在加大对信息化投入的同时,需建立一个信息化管理网络体系,由院领导亲自挂帅,成员主要由各科室的业务骨干担任。这样,各科室可根据本科室信息管理要求,提出改进建议,经院信息管理网络小组领导批准后就能实施。
2.2 实现医院信息系统与财务核算系统安全、完整地连接
通过财务核算系统与医院信息系统的连接,所需的财务数据就能从各个报表提供点(收费窗口、物资库房等)导入到财务核算系统,直接形成所需的会计凭证,保证了财务数据取得的及时性、准确性、连续性。为保证所有财务数据的安全,对使用医院信息系统的人员,根据不同情况医院应明确规定其授权操作范围、权限等,譬如,医院系统管理员只授予对服务器、数据库、系统支待模块的操作权,系统管理员不能直接参与各项业务活动,如发生差错或业务的需要需修改程序,要由相关人员提供申请并批准后方可更改;科室及其他操作人员根据自己的用户名和密码登陆操作系统,如科室操作人员只授予病人费用的输入、递交物资领用命令、病人费用查询的权限,收费、退费只能由挂号及住院收费人员负责,财务科及院领导只有查询、打印的功能。对于财务科有关医院机密数据,从外导入的数据只能是单向性的(从外到内数据单向流向),财务报表只能由财务科的相关人员负责,其他任何人都无权访问财务核算系统。
, http://www.100md.com
2.3 完善会计内部控制制度
医院制定的各项财务管理规定、规章制度基本能满足日常的工作需要,但有关医院信息化管理下会计内控方面的规定还没有成形的文件,完善和落实医院信息化下各项财务内控制度是财务管理的基础,是经济运行的基本保证。一是合理确定工作岗位。结合医院的特点,对现有财务、收费岗位进行梳理,使每个人员和每项业务都纳入有效合理的内控制度控制之下;二是建立规范化、标准化、程序化的业务操作流程,加强岗位和部门之间的相互协作、制约;三是加大岗位轮岗制度,特别是财务重点要害岗位,通过轮岗达到自我控制的目的;四是不断完善现有的财务规章制度,根据医院业务的发展和需要及时进行补充完善[3]。
2.4 对医院资金的控制
2.4.1 对收入的控制 一是严格执行国家规定的收费标准,对物价数据库及时进行调整,保证收入的合理、合法性;二是对医院的收入都纳入统一的财务管理中,使用统一的电脑收费发票,对退、减费严格按照医院的规定办理;三是由财务专业人员与医院信息编程人员一起编制医院收入报表,对医院业务收入日报表实现报表时段的无缝衔接,统一报表结报时间,严格每日解款制度。
, 百拇医药
2.4.2 对支出的控制 一是对支出经费的控制:严格经费支出审批制度,出纳人员应严格审核原始凭证的合法性、正确性,是否按医院规定执行签字制度;二是对报支人员的控制:严格不相容职责相分离原则,如现金出纳人员的电脑记账、现金保管、现金复核相分离;银行出纳人员的印鉴和支票、电脑记账和银行对账相分离;电脑票据的保管、使用者、核销人员相分离。
2.5 对医院实物资产的控制
一是建立一套完整的实物资产岗位责任制,对实物资产的入库、发出、保管、处置各个环节进行严格控制:实物资产入库时应以核对过的实际发票数及时入账,财务科可根据医院信息系统导入的入库数据生成应付款往来账及库存数,物资出库数可根据科室递交的领用申请数(在核定病区物资库存数的基础上,病区每月领用数等于本月该病区病人实际耗用数)发出,财务科根据从医院信息系统导入的物资发出数核算各科成本;根据库存数严格控制物资采购量,医院的药品、卫生材料等是一种特殊的商品,过期、变质等因素都会造成一定的危害性,过多的积压也会造成医院资产的浪费;固定资产的报废要经主管部门、财政局国资部门批准后方可报废。二是做好物资的账实核对工作:采用定期和不定期的形式对实物库存数与财务账面数相核对,固定资产明细账结存数与各科室固定资产实物相核对。做好账实核对工作是保证医院会计资料真实完整和医院资产保值增值的有效途径。
, http://www.100md.com
2.6 对财务人员素质的控制
提高财务人员的综合素质是有效实行会计内部控制的保障:一是对财务人员进行政治思想教育,树立良好的职业道德观念;二是对财务人员进行业务培训、学习,充分发挥财务人员对医院经济状况进行真实反映、监督职能,增强他们的电脑应用水平;三是加强对财务人员的继续教育培训,让他们不断掌握财会新知识,更新服务观念,适应现代医院发展的需要。
[参考文献]
[1] 张英. 试论医院财务会计内部控制中的问题及对策[J]. 经济师,2007, 24(8):178.
[2] 邓菊项,吕琦. 试议医院财务控制机制[J]. 中医药导报,2007,13(11):93.
[3] 张谦. 浅谈医院内部控制存在的问题及对策[J]. 卫生经济研究,2006, 26(8):48.
(收稿日期:2009-06-07), http://www.100md.com(史海燕)
[关键词] 医院信息化管理; 完善; 会计内部控制
[中图分类号] R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1673-9701(2009)33-104-02
随着现代医院的发展和改革的不断深入,医院信息化管理系统也在逐步更新,医院财务数据来源的准确性得到了提高,财务管理水平也得到了一定提升,为了能更好地确保会计资料的真实、及时与完整,保证医院财产物资的安全,真实地反映医院经济运营状况,为院领导进行财务决策提供更真实、有效的会计信息资料,笔者认为,在医疗业务活动过程中如何形成一套环环相扣、监督制约的财务控制机制势在必行[1]。
1 会计内部控制存在的不足
, http://www.100md.com
在现行医院信息化管理下,会计内部控制其实还达不到应有的效果,主要存在以下不足。
①单位领导过分偏重对医院信息系统的资金投入,而轻视了对系统本身的完善。譬如,对提出的会计内控要求,因涉及多科室协作和多个程序的调整,在得不到有效协调下而未能较好地实施。
②在医院信息化管理系统下,还存在着财务核算系统与医院信息系统相脱节的现象,从而导致会计数据来源的及时性、正确性、连续性得不到保障,使财务内控措施难以落实。
③对会计内部控制的内容认识不准确:一是对会计的职能作用没有充分认识,以为内部控制是稽核、审计,与会计无关或关系不大;二是对内部控制的方式、方法与手段没有整体认识,认为内部控制就只是相互牵制;三是以为会计内部控制就是制定各种规章制度,忽视了它是一种在业务活动中环环相扣、监督制约的动态机制[2]。
④由于具体参与信息系统的编程人员和会计内控制定人员之间的协作不到位、操作人员的素质差、编程人员不熟悉会计内控要求等原因,致使在信息化管理下会计内部控制不能充分发挥作用。
, 百拇医药
2 对策
在医院信息化管理下充分发挥会计内部控制的作用,笔者认为主要有以下对策。
2.1 建立一个全方位的信息化管理网络组织
医院信息系统是一个庞大的管理系统,集行政管理、医疗服务、后勤保障于一体,所有业务活动的开展,必须经多科协作才能完成,而财务收费、核算系统始终贯穿于这些系统中,各支点的紧密连结是整个系统完善的关键。因此,医院在加大对信息化投入的同时,需建立一个信息化管理网络体系,由院领导亲自挂帅,成员主要由各科室的业务骨干担任。这样,各科室可根据本科室信息管理要求,提出改进建议,经院信息管理网络小组领导批准后就能实施。
2.2 实现医院信息系统与财务核算系统安全、完整地连接
通过财务核算系统与医院信息系统的连接,所需的财务数据就能从各个报表提供点(收费窗口、物资库房等)导入到财务核算系统,直接形成所需的会计凭证,保证了财务数据取得的及时性、准确性、连续性。为保证所有财务数据的安全,对使用医院信息系统的人员,根据不同情况医院应明确规定其授权操作范围、权限等,譬如,医院系统管理员只授予对服务器、数据库、系统支待模块的操作权,系统管理员不能直接参与各项业务活动,如发生差错或业务的需要需修改程序,要由相关人员提供申请并批准后方可更改;科室及其他操作人员根据自己的用户名和密码登陆操作系统,如科室操作人员只授予病人费用的输入、递交物资领用命令、病人费用查询的权限,收费、退费只能由挂号及住院收费人员负责,财务科及院领导只有查询、打印的功能。对于财务科有关医院机密数据,从外导入的数据只能是单向性的(从外到内数据单向流向),财务报表只能由财务科的相关人员负责,其他任何人都无权访问财务核算系统。
, http://www.100md.com
2.3 完善会计内部控制制度
医院制定的各项财务管理规定、规章制度基本能满足日常的工作需要,但有关医院信息化管理下会计内控方面的规定还没有成形的文件,完善和落实医院信息化下各项财务内控制度是财务管理的基础,是经济运行的基本保证。一是合理确定工作岗位。结合医院的特点,对现有财务、收费岗位进行梳理,使每个人员和每项业务都纳入有效合理的内控制度控制之下;二是建立规范化、标准化、程序化的业务操作流程,加强岗位和部门之间的相互协作、制约;三是加大岗位轮岗制度,特别是财务重点要害岗位,通过轮岗达到自我控制的目的;四是不断完善现有的财务规章制度,根据医院业务的发展和需要及时进行补充完善[3]。
2.4 对医院资金的控制
2.4.1 对收入的控制 一是严格执行国家规定的收费标准,对物价数据库及时进行调整,保证收入的合理、合法性;二是对医院的收入都纳入统一的财务管理中,使用统一的电脑收费发票,对退、减费严格按照医院的规定办理;三是由财务专业人员与医院信息编程人员一起编制医院收入报表,对医院业务收入日报表实现报表时段的无缝衔接,统一报表结报时间,严格每日解款制度。
, 百拇医药
2.4.2 对支出的控制 一是对支出经费的控制:严格经费支出审批制度,出纳人员应严格审核原始凭证的合法性、正确性,是否按医院规定执行签字制度;二是对报支人员的控制:严格不相容职责相分离原则,如现金出纳人员的电脑记账、现金保管、现金复核相分离;银行出纳人员的印鉴和支票、电脑记账和银行对账相分离;电脑票据的保管、使用者、核销人员相分离。
2.5 对医院实物资产的控制
一是建立一套完整的实物资产岗位责任制,对实物资产的入库、发出、保管、处置各个环节进行严格控制:实物资产入库时应以核对过的实际发票数及时入账,财务科可根据医院信息系统导入的入库数据生成应付款往来账及库存数,物资出库数可根据科室递交的领用申请数(在核定病区物资库存数的基础上,病区每月领用数等于本月该病区病人实际耗用数)发出,财务科根据从医院信息系统导入的物资发出数核算各科成本;根据库存数严格控制物资采购量,医院的药品、卫生材料等是一种特殊的商品,过期、变质等因素都会造成一定的危害性,过多的积压也会造成医院资产的浪费;固定资产的报废要经主管部门、财政局国资部门批准后方可报废。二是做好物资的账实核对工作:采用定期和不定期的形式对实物库存数与财务账面数相核对,固定资产明细账结存数与各科室固定资产实物相核对。做好账实核对工作是保证医院会计资料真实完整和医院资产保值增值的有效途径。
, http://www.100md.com
2.6 对财务人员素质的控制
提高财务人员的综合素质是有效实行会计内部控制的保障:一是对财务人员进行政治思想教育,树立良好的职业道德观念;二是对财务人员进行业务培训、学习,充分发挥财务人员对医院经济状况进行真实反映、监督职能,增强他们的电脑应用水平;三是加强对财务人员的继续教育培训,让他们不断掌握财会新知识,更新服务观念,适应现代医院发展的需要。
[参考文献]
[1] 张英. 试论医院财务会计内部控制中的问题及对策[J]. 经济师,2007, 24(8):178.
[2] 邓菊项,吕琦. 试议医院财务控制机制[J]. 中医药导报,2007,13(11):93.
[3] 张谦. 浅谈医院内部控制存在的问题及对策[J]. 卫生经济研究,2006, 26(8):48.
(收稿日期:2009-06-07), http://www.100md.com(史海燕)