浅析提高医院人事档案管理水平的对策
【摘要】 随着社会经济的发展和医疗环境的不断改善,医院对人事档案的管理有了新的要求。如何加强医院人事档案管理,为医院专业技术队伍建设和干部队伍建设提供更好的服务,是现代医院人事档案管理人员的工作重点。为了提高管理水平,要不断深化医院档案管理体制改革,完善各项档案管理工作,并实现现代化管理。
【关键词】 医院人事档案管理
【中图分类号】 R197.3【文献标识码】 A【文章编号】 1674-0742(2011)05(c)-0005-02
Shallow Improving Hospital Personnel File Management Level of Countermeasures
DENG Xiaoyan
, http://www.100md.com
The Sixth People’s Hospital in Neijiang City,Sichuan 641003,China
【Abstract】 with the development of social economy and the constant improvement of medical environment,hospitals are on the personnel file management has the new requirements.How to strengthen the management of personnel files for hospital,professional technical team construction and cadre troop construction to provide better service,is a modern hospital personnel file management personnel's emphases.In order to improve the level of management,to deepen hospital reform of file management system,perfect the archives management,and realize the modern management.
, 百拇医药
【Key Words】 hospital;personnel file;management
医院人事档案是对医院职工各项实际情况的真实记载,为医院的人事制度改革提供了依据,方便医院对人才的利用和管理,是医院发掘人才、培养人才、选拔干部和晋升干部的主要信息来源,也为工资制度改革,评定各类专业人才工作水平和职工应享受的待遇福利提供了参考。如今,医院人事档案部门应适应现代社会发展的需求,完善人事档案管理,提高管理质量,为医院的正常工作服务。
1现阶段医院人事档案管理存在的问题
1.1档案管理意识十分薄弱
医院的工作中心是为社会提供医疗服务,医院也将医疗服务列为工作重点,因此,医院人事档案管理出现片面注重保管、轻视档案利用的问题,认为只要保管好档案,干部人事档案不丢失,正常的档案调动工作能正常进行就行了,完全没有将档案的作用发挥出来,也没有主动参与医院的各项服务,缺乏为医院提供系统性材料和决策依据的意识。同时,医院大部分职工的档案管理意识薄弱,档案管理的重点不突出,严重忽视了档案在医院服务领域的实际作用,制约了档案功能的发挥。
, 百拇医药
1.2档案管理基础设施落后
一直以来,医院的工作重点都在医疗服务上面,难免存在轻视档案管理的情况,因此,人事档案管理的投入资金少,基础实施条件差,档案的收集、整理等基本工作还要靠人工手动完成,并以纸张材料作为记录对象,无纸化、电子化、网络化的程度低,影响了档案的收集效率和利用率。手工制作的档案管理难度大,查阅困难,很容易被人为破坏,人力物力耗费大,档案的多样性和严肃性不高,更不利于系统化、现代化的管理。
1.3人事档案管理人员的综合素质不高
参与人事档案管理的工作人员大多是中途转行或兼职管理档案的非专业人士,其知识结构和专业水平较低,也缺乏积极进取和全身心为档案管理服务的职业精神,对医院的行政管理和工作要求不熟悉,只能进行简单的档案收集和装订工作,医学知识了解程度低,这对医院人事档案的案卷质量和高质量服务有着极其不良的影响。
, 百拇医药
2现代医院人事档案管理的思考
2.1切实重视人事档案管理工作
完善人事档案管理工作,首先要提高医院工作人员的思想意识,让他们认识到档案管理工作的重要性和意义。人事档案记录了个人的真实信息,是个人生活情况、工作表现等级的重要指标,直接关系到人员的晋升和工资调整,是每个职工都要认真填写的信息。合理利用人事档案,对个人情况进行科学评定,不仅会提高档案的利用率,还能为医院建设提供可靠的人才保证。因此,档案管理人员要有主动服务的意识,不断发掘人力资源,将人才信息以最快的速度提供给医院管理部门,为临床、教学和科研工作提供优质的服务。
2.2规范人事档案材料收集、归档和鉴别
人事管理部门在收集档案时,应严格控制档案材料的质量,确保当中的各项内容都是符合要求的,达到标准化程度。人事档案材料中,要完整记录每个人在不同时间段的不同经历,这样才能反映出被记录人的真实情况。在收集档案的过程中,不仅要保证档案内容的全面性与针对性,还应对不同工作岗位上的人,采取不同的档案收集和管理方式。对收集完成的档案,还要认真筛选,消除一些没有价值和对比性的材料,及时退回不合格的材料。涉及本人的学历材料、专业技术职称材料、奖惩材料等要及时归档。档案整理工作和著录、标引工作要规范,都要进行严格管理,做到不遗失,不堆叠,客观真实反应个人的真实信息。
, 百拇医药
2.3提高人事档案管理人员的专业素质
医院人事档案管理人员的素质会直接影响到档案管理水平。知识经济时代,要求档案管理人员具备相应的服务理念和扎实的专业知识。在思想上,要积极保持一颗热忱的心,一心一意做好档案管理工作,增强使命感和职业精神,尽职管理好人事档案。同时,还应保持积极上进的心态,不断学习,通过专业培训、进修、学术交流的方式,提升自己的知识水平,增强专业素养,全方位适应新时代环境下的医院人事档案管理工作。
2.4建立部分人事档案对外开放制度
目前,我国的档案资料仅仅为单位和区域提供人事服务,个人无法查阅自己的档案资料,这与公开、透明的现代法制背道而驰。事实上,档案管理就应该以个人为中心,可以对个人进行非秘密性的信息公开,例如工作履历、出生年月、进修经历等。除此之外,建立规范开放制度也是十分重要的,这对保护涉及国家或单位的机密信息有着积极作用,同时给予个人适当互动权限,当个人对存档信息存在质疑时,可以在规定范围内提出更改意见,只有这样,才能全面保证档案信息的真实性,但更为重要的,是可以加大个人对人事档案信息的关注度,提高医院的档案安全意识。
, 百拇医药
3积极推进人事档案管理的现代化信息系统
随着电子信息技术的不断进步,医院也开始使用各种先进的信息技术进行管理,例如电子病历和电子文件,并逐渐进入无纸化时代。医院的人事档案管理以电子档案技术为基础,利用计算机进行管理,并引进各种有针对性的管理软件,建立医院人事档案信息库、信息存储和检索系统,实现人事档案管理的信息化、现代化。
医院人事档案信息化管理的核心就是,利用计算机和信息网络技术对医院人事工作中产生的各种信息进行存档、整理、输入、检索,为医院提供高效的人事信息服务。现代医院主要应用的人事档案管理系统是通过计算机对输入的人事档案信息进行检索、查询、比较、选优、排序、分析、统计和输出,并对档案中记录人员的基本信息、具体实际情况进行分析,方便医院进行人才预测和人才培养,同时为医院制定相关的人事管理政策提供信息来源,实现人事管理和档案存储同步完成,提高人事档案管理部门的工作效率,同时可解决档案材料滞后性造成的时效性失真等问题。由于信息化档案管理的推进,有效减少了档案材料的收集、整理、归档等一系列工作程序的时间,也大大降低了错误的发生率,使档案信息的准确性、完整性得到进一步提高。
, 百拇医药
4结语
随着现代化进程的加快,医院人事档案管理工作也要进行全面改革,而关键就在于深化人事档案管理意识、提高管理人员素质,同时还要利用现代化信息技术完善人事档案管理,只有这样,人事档案管理工作才能全面实现信息化管理,推动医院的现代化发展。
参考文献
[1]刘刚.医院信息管理系统(HIS)建设实施与质量控制[J].医疗装备,2006(3):22～24.
[2]邢冀娟,李颖,陈瑜.医院信息化建设在管理中的意义[J].中国实用医药,2006(5):103～128.
[3]刘瑞凤.关于医院人事档案管理工作的思考[J].中医药管理杂志,2008(3):208～209.
[4]董凯茹,邢子丰.浅谈医院人事档案管理[J].中国医药指南,2009(11):151～152.
【收稿日期】 2011-03-26, 百拇医药(邓小燕)
【关键词】 医院人事档案管理
【中图分类号】 R197.3【文献标识码】 A【文章编号】 1674-0742(2011)05(c)-0005-02
Shallow Improving Hospital Personnel File Management Level of Countermeasures
DENG Xiaoyan
, http://www.100md.com
The Sixth People’s Hospital in Neijiang City,Sichuan 641003,China
【Abstract】 with the development of social economy and the constant improvement of medical environment,hospitals are on the personnel file management has the new requirements.How to strengthen the management of personnel files for hospital,professional technical team construction and cadre troop construction to provide better service,is a modern hospital personnel file management personnel's emphases.In order to improve the level of management,to deepen hospital reform of file management system,perfect the archives management,and realize the modern management.
, 百拇医药
【Key Words】 hospital;personnel file;management
医院人事档案是对医院职工各项实际情况的真实记载,为医院的人事制度改革提供了依据,方便医院对人才的利用和管理,是医院发掘人才、培养人才、选拔干部和晋升干部的主要信息来源,也为工资制度改革,评定各类专业人才工作水平和职工应享受的待遇福利提供了参考。如今,医院人事档案部门应适应现代社会发展的需求,完善人事档案管理,提高管理质量,为医院的正常工作服务。
1现阶段医院人事档案管理存在的问题
1.1档案管理意识十分薄弱
医院的工作中心是为社会提供医疗服务,医院也将医疗服务列为工作重点,因此,医院人事档案管理出现片面注重保管、轻视档案利用的问题,认为只要保管好档案,干部人事档案不丢失,正常的档案调动工作能正常进行就行了,完全没有将档案的作用发挥出来,也没有主动参与医院的各项服务,缺乏为医院提供系统性材料和决策依据的意识。同时,医院大部分职工的档案管理意识薄弱,档案管理的重点不突出,严重忽视了档案在医院服务领域的实际作用,制约了档案功能的发挥。
, 百拇医药
1.2档案管理基础设施落后
一直以来,医院的工作重点都在医疗服务上面,难免存在轻视档案管理的情况,因此,人事档案管理的投入资金少,基础实施条件差,档案的收集、整理等基本工作还要靠人工手动完成,并以纸张材料作为记录对象,无纸化、电子化、网络化的程度低,影响了档案的收集效率和利用率。手工制作的档案管理难度大,查阅困难,很容易被人为破坏,人力物力耗费大,档案的多样性和严肃性不高,更不利于系统化、现代化的管理。
1.3人事档案管理人员的综合素质不高
参与人事档案管理的工作人员大多是中途转行或兼职管理档案的非专业人士,其知识结构和专业水平较低,也缺乏积极进取和全身心为档案管理服务的职业精神,对医院的行政管理和工作要求不熟悉,只能进行简单的档案收集和装订工作,医学知识了解程度低,这对医院人事档案的案卷质量和高质量服务有着极其不良的影响。
, 百拇医药
2现代医院人事档案管理的思考
2.1切实重视人事档案管理工作
完善人事档案管理工作,首先要提高医院工作人员的思想意识,让他们认识到档案管理工作的重要性和意义。人事档案记录了个人的真实信息,是个人生活情况、工作表现等级的重要指标,直接关系到人员的晋升和工资调整,是每个职工都要认真填写的信息。合理利用人事档案,对个人情况进行科学评定,不仅会提高档案的利用率,还能为医院建设提供可靠的人才保证。因此,档案管理人员要有主动服务的意识,不断发掘人力资源,将人才信息以最快的速度提供给医院管理部门,为临床、教学和科研工作提供优质的服务。
2.2规范人事档案材料收集、归档和鉴别
人事管理部门在收集档案时,应严格控制档案材料的质量,确保当中的各项内容都是符合要求的,达到标准化程度。人事档案材料中,要完整记录每个人在不同时间段的不同经历,这样才能反映出被记录人的真实情况。在收集档案的过程中,不仅要保证档案内容的全面性与针对性,还应对不同工作岗位上的人,采取不同的档案收集和管理方式。对收集完成的档案,还要认真筛选,消除一些没有价值和对比性的材料,及时退回不合格的材料。涉及本人的学历材料、专业技术职称材料、奖惩材料等要及时归档。档案整理工作和著录、标引工作要规范,都要进行严格管理,做到不遗失,不堆叠,客观真实反应个人的真实信息。
, 百拇医药
2.3提高人事档案管理人员的专业素质
医院人事档案管理人员的素质会直接影响到档案管理水平。知识经济时代,要求档案管理人员具备相应的服务理念和扎实的专业知识。在思想上,要积极保持一颗热忱的心,一心一意做好档案管理工作,增强使命感和职业精神,尽职管理好人事档案。同时,还应保持积极上进的心态,不断学习,通过专业培训、进修、学术交流的方式,提升自己的知识水平,增强专业素养,全方位适应新时代环境下的医院人事档案管理工作。
2.4建立部分人事档案对外开放制度
目前,我国的档案资料仅仅为单位和区域提供人事服务,个人无法查阅自己的档案资料,这与公开、透明的现代法制背道而驰。事实上,档案管理就应该以个人为中心,可以对个人进行非秘密性的信息公开,例如工作履历、出生年月、进修经历等。除此之外,建立规范开放制度也是十分重要的,这对保护涉及国家或单位的机密信息有着积极作用,同时给予个人适当互动权限,当个人对存档信息存在质疑时,可以在规定范围内提出更改意见,只有这样,才能全面保证档案信息的真实性,但更为重要的,是可以加大个人对人事档案信息的关注度,提高医院的档案安全意识。
, 百拇医药
3积极推进人事档案管理的现代化信息系统
随着电子信息技术的不断进步,医院也开始使用各种先进的信息技术进行管理,例如电子病历和电子文件,并逐渐进入无纸化时代。医院的人事档案管理以电子档案技术为基础,利用计算机进行管理,并引进各种有针对性的管理软件,建立医院人事档案信息库、信息存储和检索系统,实现人事档案管理的信息化、现代化。
医院人事档案信息化管理的核心就是,利用计算机和信息网络技术对医院人事工作中产生的各种信息进行存档、整理、输入、检索,为医院提供高效的人事信息服务。现代医院主要应用的人事档案管理系统是通过计算机对输入的人事档案信息进行检索、查询、比较、选优、排序、分析、统计和输出,并对档案中记录人员的基本信息、具体实际情况进行分析,方便医院进行人才预测和人才培养,同时为医院制定相关的人事管理政策提供信息来源,实现人事管理和档案存储同步完成,提高人事档案管理部门的工作效率,同时可解决档案材料滞后性造成的时效性失真等问题。由于信息化档案管理的推进,有效减少了档案材料的收集、整理、归档等一系列工作程序的时间,也大大降低了错误的发生率,使档案信息的准确性、完整性得到进一步提高。
, 百拇医药
4结语
随着现代化进程的加快,医院人事档案管理工作也要进行全面改革,而关键就在于深化人事档案管理意识、提高管理人员素质,同时还要利用现代化信息技术完善人事档案管理,只有这样,人事档案管理工作才能全面实现信息化管理,推动医院的现代化发展。
参考文献
[1]刘刚.医院信息管理系统(HIS)建设实施与质量控制[J].医疗装备,2006(3):22～24.
[2]邢冀娟,李颖,陈瑜.医院信息化建设在管理中的意义[J].中国实用医药,2006(5):103～128.
[3]刘瑞凤.关于医院人事档案管理工作的思考[J].中医药管理杂志,2008(3):208～209.
[4]董凯茹,邢子丰.浅谈医院人事档案管理[J].中国医药指南,2009(11):151～152.
【收稿日期】 2011-03-26, 百拇医药(邓小燕)