医院人事档案管理的现状浅析及对策
【摘要】随着市场经济的迅速发展和医疗卫生事业改革的不断深化，医院人事档案管理工作也显得更加重要。改善医院现有的人事档案管理现状，规范人事档案管理制度，提高人事档案管理水平，充分发挥人事档案的资源优势，从而更好地为医院选拔调配人才提供真实可靠的材料，达到人才资源的有效开发利用。
【关键词】人事档案管理；现状；对策
人事档案是个人经历、品德作风、业务能力、工作业绩、职称晋升、薪酬福利等多项内容的原始记录，是查阅职工出生日期、参加工作时间、工资、退休、养老待遇等情况的主要依据，是历史的、全面的考察了解和正确选拔任用人才的重要依据，为领导提供准确信息和做出决策起到了参考作用。因此，加强人事档案管理力度，规范人事档案管理制度，提升人事档案管理人员素质，配备先进的人事档案管理设备，提高人事档案管理水平是医院的重点工作。
1医院人事档案管理的现状浅析
, http://www.100md.com
随着国家卫生事业政策、人事管理制度及医院经济建设改革的不断深入，医院现行的人事档案管理工作模式明显滞后，阻碍着医院经济发展，限制了医院各方面的工作。现阶段，医院人事档案管理的现状主要表现在以下几个方面。
1.1管理思想陈旧，管理体制落后医院的工作重点是如何提高医疗、防疫和保健的技术水平，改善医疗保健环境和医疗防疫的条件，为患者提供优质服务，因此在医院职工中普遍存在重业务而轻其他，致使人事档案管理工作仅仅停留在对档案的收集、整理、保管、存放、一般应付的思想观念上，极少考虑到人事档案信息用于人才开发方面。封闭的单纯强调保密的观念使得档案信息资源在经济建设和医院发展中不能更好的发挥作用，不能适应医疗改革新形势下医院建设之需要。
1.2基础设施建设落后人事档案基础设施建设相对落后，收集、整理、归类、编目等工作还主要依靠手工操作。存放档案的库房结构设置不合理，相关防潮防火防虫的设备不齐全，设备陈旧，基础设施不配套。纸质档案经过多次裱糊、装订、整理后损坏现象较严重，影响了档案的完整与安全。电子化档案管理经验缺乏，没有配备计算机进行信息录入并建立数据库进行数据检索和分析利用，致使信息量小，现代化管理水平低。
, http://www.100md.com
1.3个人档案观念淡薄随着卫生事业改革的不断深入，人才流动也出现了前所未有的高涨。个人不关心自己的人事档案的去向问题，导致单位出现了虽有其人事档案却无人在岗的现象。甚至一些重要的档案材料如职称晋升表、转正定级表等遗漏。还有一些由于分配派遣等原因，原始档案无从查找或查找未果，只好回原学校或原单位补档，这样重新建立的档案只凭当事人提供的一些证件和新填写的履历材料建立，往往内容匮乏，缺乏系统性，这样既不利于基本情况的核实与确认，也不利于组织上对其进行历史考察，其真实性和可靠性受到质疑[1]。另外有后取学历的入档材料未及时上交，等到晋职称需要确认资格的时候才想到要归入个人档案，这给一些职能科室的工作带来了不便，也直接影响到了个人。
1.4入档材料范围狭窄，档案材料内容不规范在档案材料收集过程中，大多数是学历材料、党团材料、职称评审表、年度考核表、进修鉴定表、工资调整表等。有些档案的材料随意填写，内容前后矛盾，一些老职工在填写履历时为了找工作或参军故意改大年龄，或为了推迟退休故意改小年龄，使有参考价值的材料里关于“出生年月”“参加工作时间”有几个版本，填写混乱，使之缺乏了可靠性，给确定职工基本信息带来了不便。还有一些入档材料中反映个人医学业绩、工作能力、医学专长等方面的信息材料较少，考核鉴定性材料中程式化定性描述较多，而反映个性或定量的材料较少，甚至有些调动的职工，其档案材料如年度考核表、职称晋升表、工资变动表未及时转递，以至于对职工的基本情况无法通过其人事档案进行完整的了解。
, http://www.100md.com
2医院人事档案管理的对策
随着市场经济的迅速发展和人事制度及卫生机构改革的不断深化，人事档案管理工作越来越成为一项系统的工程，它对医院全面掌握人才信息，优化卫生人力资源配置起到了举足轻重的作用。因此提高人事档案工作的管理水平和利用价值有利于促进医院的发展和提高医院的竞争力。
2.1加强学习，增强意识加强对《档案法》《干部档案管理工作条例》的学习和宣传。让领导深刻认识到人事档案工作尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系，是人才信息的重要来源，是人事管理工作能够顺利进行的有利保证。使职工意识到配合人事档案管理人员做好人事档案工作是自身利益的需要。要保证自己顺利晋升、提拔、调动，没有档案提供不行，从而提高职工的归档意识和归档自觉性[2]。通过学习，人事档案管理人员既要增强法律意识，保证档案工作有章可循，有法可依，也要牢固树立服务意识，改变服务方式，适应市场经济发展的需要，始终把为医院服务放在人事档案工作的突出位置。
, 百拇医药
2.2规范入档材料的收集整理人事档案管理的基础工作是档案材料的收集整理和补充。医院人事档案内容繁多，涉及面广。需入档案的材料除个人提供外，主要由人事处、科教处、护理部、医务处、党办室等部门提供。人事档案管理人员应主动与各部门联系，做好经常性的收集归档工作。收集上要遵循“取之有据，舍之有理”的原则，对收集到的材料要从手续是否完备、表述是否准确、内容是否完整、观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对不符合要求的材料及时退回，限期纠正再归档，对不属于归档范围的材料要及时退回给有关部门，做到不散失、不积压[3]。收集到的人事档案材料要及时装订成卷，装订程序要按上级组织部门要求进行。
2.3加大投入，加快人事档案管理的信息化、科学化进程加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现人事档案管理现代化必备的条件。一方面要提高档案的保护设备和现代化技术设备，如档案库房的除湿设备、空调设备、灭虫设备，设置防火、防盗的自动监控系统，这些设备和技术的应用是档案管理现代化的重要组成部分。另一方面要实行人事档案信息化管理即引进计算机管理，建立医院人才信息数据库，方便管理者更快捷的检索查询，使人事档案管理工作信息化、科学化，同时利用计算机动态化管理人事档案信息，保证档案信息的时效性、真实性和准确性。
, 百拇医药
2.4提高人事档案管理人员素质随着知识经济时代的崛起和信息传播手段的日益现代化，医院人事档案管理人员面临着许多新的挑战。这种形势下，档案管理人员必须尽快提高自身的综合素质，以适应社会的发展和档案工作的需要。首先是要提高人事档案管理人员的思想政治素质。人事档案管理人员必须具有坚定的政治信念，要加强学习，树立正确的世界观、人生观、价值观，抵御各种消极思想的侵蚀，提高思想道德素质，增强政治责任心、政治敏锐性和纪律性。档案管理人员是档案的忠实保卫者，尊重历史，做好档案的保密工作是档案管理人员的神圣职责。档案管理人员要自觉抵制和防止各种违法行为，坚决抵制破坏、盗窃、损毁、篡改档案等不法行为，坚定维护档案的真实性、完整性[4]。其次要提高专业化水平。档案管理工作是一项专业性很强的工作，它要求档案管理人员要具备系统的档案管理专业知识。只有通过学习，才能了解怎样完整的收集档案，有条理的整理档案，科学的鉴定档案的保存价值，知道如何做好现有档案的保管、检索、利用、编研及统计。另外，还要不断学习先进的档案管理经验和前沿知识，努力参加学术交流活动，以了解和掌握人事档案专业和信息领域的新方法、新技术及发展趋势，不断提高专业服务水平。
, 百拇医药
3结论
由于人事档案的真实性、原始性和机密性以及毋庸置疑的证据作用，因此成为医院考察、了解人才的重要手段，是科学用人的重要参考依据，为医院人力资源管理和利用创造了条件，在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。因此，做好人事档案管理工作，积极对人事档案进行开发挖掘和利用对医院合理调配人员，开发人力资源，促进医院发展起着重要作用。
参考文献
[1]苏晖.医院人事档案管理中存在的问题及对策.中国当代医药,2009,16(4):112-114.
[2]孙中华.医院人事档案管理工作的体会.中医药管理杂志,2009,17(2):148-149.
[3]刘瑞凤.关于医院人事档案管理工作的思考.中医药管理杂志,2008,16(3):208-209.
[4]徐义武.论档案管理人员应具备的素质.山东省农业管理干部学院学报,2008,23(3):189-190.
【收稿日期】2011-05-17
(本文编辑：郎威), 百拇医药(张卫 宋慧哂)
【关键词】人事档案管理；现状；对策
人事档案是个人经历、品德作风、业务能力、工作业绩、职称晋升、薪酬福利等多项内容的原始记录，是查阅职工出生日期、参加工作时间、工资、退休、养老待遇等情况的主要依据，是历史的、全面的考察了解和正确选拔任用人才的重要依据，为领导提供准确信息和做出决策起到了参考作用。因此，加强人事档案管理力度，规范人事档案管理制度，提升人事档案管理人员素质，配备先进的人事档案管理设备，提高人事档案管理水平是医院的重点工作。
1医院人事档案管理的现状浅析
, http://www.100md.com
随着国家卫生事业政策、人事管理制度及医院经济建设改革的不断深入，医院现行的人事档案管理工作模式明显滞后，阻碍着医院经济发展，限制了医院各方面的工作。现阶段，医院人事档案管理的现状主要表现在以下几个方面。
1.1管理思想陈旧，管理体制落后医院的工作重点是如何提高医疗、防疫和保健的技术水平，改善医疗保健环境和医疗防疫的条件，为患者提供优质服务，因此在医院职工中普遍存在重业务而轻其他，致使人事档案管理工作仅仅停留在对档案的收集、整理、保管、存放、一般应付的思想观念上，极少考虑到人事档案信息用于人才开发方面。封闭的单纯强调保密的观念使得档案信息资源在经济建设和医院发展中不能更好的发挥作用，不能适应医疗改革新形势下医院建设之需要。
1.2基础设施建设落后人事档案基础设施建设相对落后，收集、整理、归类、编目等工作还主要依靠手工操作。存放档案的库房结构设置不合理，相关防潮防火防虫的设备不齐全，设备陈旧，基础设施不配套。纸质档案经过多次裱糊、装订、整理后损坏现象较严重，影响了档案的完整与安全。电子化档案管理经验缺乏，没有配备计算机进行信息录入并建立数据库进行数据检索和分析利用，致使信息量小，现代化管理水平低。
, http://www.100md.com
1.3个人档案观念淡薄随着卫生事业改革的不断深入，人才流动也出现了前所未有的高涨。个人不关心自己的人事档案的去向问题，导致单位出现了虽有其人事档案却无人在岗的现象。甚至一些重要的档案材料如职称晋升表、转正定级表等遗漏。还有一些由于分配派遣等原因，原始档案无从查找或查找未果，只好回原学校或原单位补档，这样重新建立的档案只凭当事人提供的一些证件和新填写的履历材料建立，往往内容匮乏，缺乏系统性，这样既不利于基本情况的核实与确认，也不利于组织上对其进行历史考察，其真实性和可靠性受到质疑[1]。另外有后取学历的入档材料未及时上交，等到晋职称需要确认资格的时候才想到要归入个人档案，这给一些职能科室的工作带来了不便，也直接影响到了个人。
1.4入档材料范围狭窄，档案材料内容不规范在档案材料收集过程中，大多数是学历材料、党团材料、职称评审表、年度考核表、进修鉴定表、工资调整表等。有些档案的材料随意填写，内容前后矛盾，一些老职工在填写履历时为了找工作或参军故意改大年龄，或为了推迟退休故意改小年龄，使有参考价值的材料里关于“出生年月”“参加工作时间”有几个版本，填写混乱，使之缺乏了可靠性，给确定职工基本信息带来了不便。还有一些入档材料中反映个人医学业绩、工作能力、医学专长等方面的信息材料较少，考核鉴定性材料中程式化定性描述较多，而反映个性或定量的材料较少，甚至有些调动的职工，其档案材料如年度考核表、职称晋升表、工资变动表未及时转递，以至于对职工的基本情况无法通过其人事档案进行完整的了解。
, http://www.100md.com
2医院人事档案管理的对策
随着市场经济的迅速发展和人事制度及卫生机构改革的不断深化，人事档案管理工作越来越成为一项系统的工程，它对医院全面掌握人才信息，优化卫生人力资源配置起到了举足轻重的作用。因此提高人事档案工作的管理水平和利用价值有利于促进医院的发展和提高医院的竞争力。
2.1加强学习，增强意识加强对《档案法》《干部档案管理工作条例》的学习和宣传。让领导深刻认识到人事档案工作尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系，是人才信息的重要来源，是人事管理工作能够顺利进行的有利保证。使职工意识到配合人事档案管理人员做好人事档案工作是自身利益的需要。要保证自己顺利晋升、提拔、调动，没有档案提供不行，从而提高职工的归档意识和归档自觉性[2]。通过学习，人事档案管理人员既要增强法律意识，保证档案工作有章可循，有法可依，也要牢固树立服务意识，改变服务方式，适应市场经济发展的需要，始终把为医院服务放在人事档案工作的突出位置。
, 百拇医药
2.2规范入档材料的收集整理人事档案管理的基础工作是档案材料的收集整理和补充。医院人事档案内容繁多，涉及面广。需入档案的材料除个人提供外，主要由人事处、科教处、护理部、医务处、党办室等部门提供。人事档案管理人员应主动与各部门联系，做好经常性的收集归档工作。收集上要遵循“取之有据，舍之有理”的原则，对收集到的材料要从手续是否完备、表述是否准确、内容是否完整、观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对不符合要求的材料及时退回，限期纠正再归档，对不属于归档范围的材料要及时退回给有关部门，做到不散失、不积压[3]。收集到的人事档案材料要及时装订成卷，装订程序要按上级组织部门要求进行。
2.3加大投入，加快人事档案管理的信息化、科学化进程加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现人事档案管理现代化必备的条件。一方面要提高档案的保护设备和现代化技术设备，如档案库房的除湿设备、空调设备、灭虫设备，设置防火、防盗的自动监控系统，这些设备和技术的应用是档案管理现代化的重要组成部分。另一方面要实行人事档案信息化管理即引进计算机管理，建立医院人才信息数据库，方便管理者更快捷的检索查询，使人事档案管理工作信息化、科学化，同时利用计算机动态化管理人事档案信息，保证档案信息的时效性、真实性和准确性。
, 百拇医药
2.4提高人事档案管理人员素质随着知识经济时代的崛起和信息传播手段的日益现代化，医院人事档案管理人员面临着许多新的挑战。这种形势下，档案管理人员必须尽快提高自身的综合素质，以适应社会的发展和档案工作的需要。首先是要提高人事档案管理人员的思想政治素质。人事档案管理人员必须具有坚定的政治信念，要加强学习，树立正确的世界观、人生观、价值观，抵御各种消极思想的侵蚀，提高思想道德素质，增强政治责任心、政治敏锐性和纪律性。档案管理人员是档案的忠实保卫者，尊重历史，做好档案的保密工作是档案管理人员的神圣职责。档案管理人员要自觉抵制和防止各种违法行为，坚决抵制破坏、盗窃、损毁、篡改档案等不法行为，坚定维护档案的真实性、完整性[4]。其次要提高专业化水平。档案管理工作是一项专业性很强的工作，它要求档案管理人员要具备系统的档案管理专业知识。只有通过学习，才能了解怎样完整的收集档案，有条理的整理档案，科学的鉴定档案的保存价值，知道如何做好现有档案的保管、检索、利用、编研及统计。另外，还要不断学习先进的档案管理经验和前沿知识，努力参加学术交流活动，以了解和掌握人事档案专业和信息领域的新方法、新技术及发展趋势，不断提高专业服务水平。
, 百拇医药
3结论
由于人事档案的真实性、原始性和机密性以及毋庸置疑的证据作用，因此成为医院考察、了解人才的重要手段，是科学用人的重要参考依据，为医院人力资源管理和利用创造了条件，在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。因此，做好人事档案管理工作，积极对人事档案进行开发挖掘和利用对医院合理调配人员，开发人力资源，促进医院发展起着重要作用。
参考文献
[1]苏晖.医院人事档案管理中存在的问题及对策.中国当代医药,2009,16(4):112-114.
[2]孙中华.医院人事档案管理工作的体会.中医药管理杂志,2009,17(2):148-149.
[3]刘瑞凤.关于医院人事档案管理工作的思考.中医药管理杂志,2008,16(3):208-209.
[4]徐义武.论档案管理人员应具备的素质.山东省农业管理干部学院学报,2008,23(3):189-190.
【收稿日期】2011-05-17
(本文编辑：郎威), 百拇医药(张卫 宋慧哂)