浅谈新时期医疗设备的档案管理工作
【关键词】医疗设备；档案；管理
医疗设备是医院在医疗、科研、教学中最基本的要素，医疗设备分为三大类，即诊断设备(如X射线诊断设备、实验室诊断设备等)、治疗设备(如手术设备、急救设备等)及辅助设备(如消毒灭菌设备、供氧系统等)。医院为高科技含量单位，疾病的诊疗、学术科研需大量高端医疗设备辅助，并越来越表现出其无可替代的优越性。设备管理的基础环节是医疗设备档案管理，其对社会效益、经济效益、医疗水平有间接的影响。采取何种措施完善医疗设备档案管理工作、如何有效发挥医疗设备的作用是目前院领导亟待解决的问题。
1医疗设备档案的形成
医疗设备档案归档的资料包括从申请购买设备到验收整个过程中所形成的资料和设备的随机资料。主要包括以下文件：(1)相关文件，如医疗设备申请材料、招投标事宜、批复文件、可行性论证报告、相关调查材料；(2)相关记录，如标书、订货合同、谈判记录等；各种原始凭证，如提货单、到货通知、发票复印件、装箱清单、安装图纸、操作说明书；安装调试记录、开箱报告、验收报告、验收记录；维修管理制度与办法、设备使用操作章程；故障维修记录、人员培训记录、线路图纸、设备报废申请及处置结果、设备布置平面图；特大型的设备还包括卫生资源配置许可的有关资料、招标的相关资料；享受国家免税政策的进口设备，还应包括商检报告、报关单、海关免税证明、外贸合同、质量保证书；使用过程中形成的档案主要包括设备的操作规程、维修保养记录、医疗仪器设备档案卡、使用率、完好率记录、使用情况记录及最终的报废表等。
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2医疗设备档案管理的重要性
2.1完整的医疗设备档案可为设备的引进、院领导与专家的论证提供依据，为医疗设备的及时更新提供强有力的证据。因高端医疗设备价格昂贵，在引进时院领导与专家将会对其功能、性价比、临床价值、资金投入及效益回报等进行详细的调研论证[1]。
2.2医疗设备档案是设备管理、检修及维修的必备条件。医疗设备在使用过程中，因化学因素、热力等的作用，部分零件会出现松动、腐蚀和磨损，对设备的精准度有极大的影响，因此需定期对设备进行检修和维护。经翻阅医疗设备档案，根据记录，预防性维修经常出故障的零部件，从而极大地降低了维修费用，缩短了维修工时，有效提高设备利用率。
2.3利用医疗设备档案还可查阅设备维修期和保修期的期限，减少和避免费用支出。
3医疗设备档案实行集中统一管理
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由医院档案室对医疗设备档案实行集中统一管理，有效保证其利用效率和完整性。医疗设备档案存在以下特殊性:(1)相关资料多，归档所需时间较长，如一台大型医疗设备，从一开始的论证、中期的购置到最后的安装会形成许多资料，在后续的使用、保养、维修至最后的报废也会形成大量的记录，其周期较长。(2)设备包括合资、进口和国产三种，医疗设备档案涉及多国语言，如英文、中文等其他语言，其载体有光碟、照片及纸张等。(3)临床大多数科室均频繁使用设备，尤其是设备的维修说明、操作和书构造图表等。
4新时期如何加强医疗设备的档案管理工作
4.1建立完善的档案管理网络(1)对医疗设备档案实行集中统一管理，确保设备档案安全、系统、完整和准确，以便于利用和开发医疗设备档案。(2)将其列入医院设备管理体系中，与设备采购、使用、管理等紧密联系，保证设备文件的系统性、准确性及完整性。(3)积极宣传《档案法》，增强各级档案负责人的法律意识。将档案有关文件下发至临床科室，增强各级负责人及时归档意识，使档案归档工作得以顺利进行。(4)成立档案管理小组，由分管院长担任小组长，实行三级管理(医院、科室和设备责任人)，定期举行工作会议，制定下一步工作目标，及时完善和修订医院档案管理制度。(5)将医疗设备档案管理作为医院目标责任制管理的一部分，将其列入医院对科室的考核项目，与科室人员的年终考评和晋升职称挂钩[2]。
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4.2确定医疗设备档案的归档范围医疗设备档案归档主要包括以下两部分：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的资料。设备申购至安装使用的相关资料由设备管理人员进行收集整理，然后交给医院档案室。将设备归档范围的相关文档下发至临床科室，使科室具体负责人员了解其内容，以便更好地配合医院档案室的工作。
4.3建立健全医疗设备档案归档制度依据《科学技术研究档案管理暂行规定》、结合医院实际情况制定适合医院的归档制度。在购入医疗设备时应有档案管理部门、使用科室和设备科共同开箱验收，随机图纸、说明书等技术资料由档案管理部门接收，先归档后利用，以保证医疗设备档案的完整性、准确性[3]。
总之，随着医疗事业的蓬勃发展，医院使用高、精、尖医疗设备会越来越多，医院领导既要重视医疗设备的引进,还要重视医疗设备的档案管理工作，要把档案工作列入医院的议事日程，制定档案工作发展长远规划。院长办公会至少每年研究一次档案工作，解决档案工作的实际问题。医疗设备负责人要时时关注设备的现状、最新的动态，以周到、积极和主动的服务保证设备档案的完整性。同时要求档案管理人员增强医疗设备档案管理意识[4~6]，充分发挥医疗设备档案的作用，使各种医疗设备的效能得到充分发挥，以此促进医院社会、经济效益的双赢。
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参考文献
[1]李金甫，苏志军.浅议医院医疗器械管理中存在的问题及对策.中华医院管理杂志，2008,24(3)：215.
[2]王莹红.对医院医疗设备与医疗技术档案在管理中的几点认识.中华现代医院管理杂志，2006，4(2)：96.
[3]马萍.浅谈医疗仪器设备管理.包头医学，2008,32(2)：126-127.
[4]岂艾芜.浅谈医院档案管理中存在的问题与对策.中国医学创新，2010，7(2):150-151.
[5]康昆展.浅谈当前医院档案管理存在的问题与对策.中国医学创新，2010，7(28)：151-152.
[6] 刘畅.浅谈医疗设备购置的决策原则.中国医学创新，2010，7(7):161-162.
【收稿日期】2011-08-10, http://www.100md.com(黄连成)
医疗设备是医院在医疗、科研、教学中最基本的要素，医疗设备分为三大类，即诊断设备(如X射线诊断设备、实验室诊断设备等)、治疗设备(如手术设备、急救设备等)及辅助设备(如消毒灭菌设备、供氧系统等)。医院为高科技含量单位，疾病的诊疗、学术科研需大量高端医疗设备辅助，并越来越表现出其无可替代的优越性。设备管理的基础环节是医疗设备档案管理，其对社会效益、经济效益、医疗水平有间接的影响。采取何种措施完善医疗设备档案管理工作、如何有效发挥医疗设备的作用是目前院领导亟待解决的问题。
1医疗设备档案的形成
医疗设备档案归档的资料包括从申请购买设备到验收整个过程中所形成的资料和设备的随机资料。主要包括以下文件：(1)相关文件，如医疗设备申请材料、招投标事宜、批复文件、可行性论证报告、相关调查材料；(2)相关记录，如标书、订货合同、谈判记录等；各种原始凭证，如提货单、到货通知、发票复印件、装箱清单、安装图纸、操作说明书；安装调试记录、开箱报告、验收报告、验收记录；维修管理制度与办法、设备使用操作章程；故障维修记录、人员培训记录、线路图纸、设备报废申请及处置结果、设备布置平面图；特大型的设备还包括卫生资源配置许可的有关资料、招标的相关资料；享受国家免税政策的进口设备，还应包括商检报告、报关单、海关免税证明、外贸合同、质量保证书；使用过程中形成的档案主要包括设备的操作规程、维修保养记录、医疗仪器设备档案卡、使用率、完好率记录、使用情况记录及最终的报废表等。
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2医疗设备档案管理的重要性
2.1完整的医疗设备档案可为设备的引进、院领导与专家的论证提供依据，为医疗设备的及时更新提供强有力的证据。因高端医疗设备价格昂贵，在引进时院领导与专家将会对其功能、性价比、临床价值、资金投入及效益回报等进行详细的调研论证[1]。
2.2医疗设备档案是设备管理、检修及维修的必备条件。医疗设备在使用过程中，因化学因素、热力等的作用，部分零件会出现松动、腐蚀和磨损，对设备的精准度有极大的影响，因此需定期对设备进行检修和维护。经翻阅医疗设备档案，根据记录，预防性维修经常出故障的零部件，从而极大地降低了维修费用，缩短了维修工时，有效提高设备利用率。
2.3利用医疗设备档案还可查阅设备维修期和保修期的期限，减少和避免费用支出。
3医疗设备档案实行集中统一管理
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由医院档案室对医疗设备档案实行集中统一管理，有效保证其利用效率和完整性。医疗设备档案存在以下特殊性:(1)相关资料多，归档所需时间较长，如一台大型医疗设备，从一开始的论证、中期的购置到最后的安装会形成许多资料，在后续的使用、保养、维修至最后的报废也会形成大量的记录，其周期较长。(2)设备包括合资、进口和国产三种，医疗设备档案涉及多国语言，如英文、中文等其他语言，其载体有光碟、照片及纸张等。(3)临床大多数科室均频繁使用设备，尤其是设备的维修说明、操作和书构造图表等。
4新时期如何加强医疗设备的档案管理工作
4.1建立完善的档案管理网络(1)对医疗设备档案实行集中统一管理，确保设备档案安全、系统、完整和准确，以便于利用和开发医疗设备档案。(2)将其列入医院设备管理体系中，与设备采购、使用、管理等紧密联系，保证设备文件的系统性、准确性及完整性。(3)积极宣传《档案法》，增强各级档案负责人的法律意识。将档案有关文件下发至临床科室，增强各级负责人及时归档意识，使档案归档工作得以顺利进行。(4)成立档案管理小组，由分管院长担任小组长，实行三级管理(医院、科室和设备责任人)，定期举行工作会议，制定下一步工作目标，及时完善和修订医院档案管理制度。(5)将医疗设备档案管理作为医院目标责任制管理的一部分，将其列入医院对科室的考核项目，与科室人员的年终考评和晋升职称挂钩[2]。
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4.2确定医疗设备档案的归档范围医疗设备档案归档主要包括以下两部分：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的资料。设备申购至安装使用的相关资料由设备管理人员进行收集整理，然后交给医院档案室。将设备归档范围的相关文档下发至临床科室，使科室具体负责人员了解其内容，以便更好地配合医院档案室的工作。
4.3建立健全医疗设备档案归档制度依据《科学技术研究档案管理暂行规定》、结合医院实际情况制定适合医院的归档制度。在购入医疗设备时应有档案管理部门、使用科室和设备科共同开箱验收，随机图纸、说明书等技术资料由档案管理部门接收，先归档后利用，以保证医疗设备档案的完整性、准确性[3]。
总之，随着医疗事业的蓬勃发展，医院使用高、精、尖医疗设备会越来越多，医院领导既要重视医疗设备的引进,还要重视医疗设备的档案管理工作，要把档案工作列入医院的议事日程，制定档案工作发展长远规划。院长办公会至少每年研究一次档案工作，解决档案工作的实际问题。医疗设备负责人要时时关注设备的现状、最新的动态，以周到、积极和主动的服务保证设备档案的完整性。同时要求档案管理人员增强医疗设备档案管理意识[4~6]，充分发挥医疗设备档案的作用，使各种医疗设备的效能得到充分发挥，以此促进医院社会、经济效益的双赢。
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参考文献
[1]李金甫，苏志军.浅议医院医疗器械管理中存在的问题及对策.中华医院管理杂志，2008,24(3)：215.
[2]王莹红.对医院医疗设备与医疗技术档案在管理中的几点认识.中华现代医院管理杂志，2006，4(2)：96.
[3]马萍.浅谈医疗仪器设备管理.包头医学，2008,32(2)：126-127.
[4]岂艾芜.浅谈医院档案管理中存在的问题与对策.中国医学创新，2010，7(2):150-151.
[5]康昆展.浅谈当前医院档案管理存在的问题与对策.中国医学创新，2010，7(28)：151-152.
[6] 刘畅.浅谈医疗设备购置的决策原则.中国医学创新，2010，7(7):161-162.
【收稿日期】2011-08-10, http://www.100md.com(黄连成)