论医院设备档案管理规范化(1)
【摘 要】 医疗设备档案管理是医院管理工作中的一项极为重要的内容，是现代化医院管理过程不可缺少的一个重要组成部分。医院重要仪器设备管理的好坏，直接影响到医院的诊疗水平、医术质量。抓住医疗设备管理是医院创造经济效益和社会效益的必要保证，医疗设备档案管理工作就有着十分重要的意义。
【关键词】医疗设备 档案管理 规范化
【Abstract】Medical equipment archives management is the management of the hospital a very important content, modern hospital management process is one of the indispensable important constituent.The hospital important equipment management is good or bad, directly affect hospital medical diagnosis and treatment, the quality.
, 百拇医药
【Key words】Medical equipment，archives management，standardization
引 言
医疗设备管理工作是一门科学性、技术性很强的学科，它涉及到机械、电子、医学、微机、光学、核医学及商贸、统计等各个学科，是一门融技术性与科学性于一体的新型边缘学科。现代科学技术的高速发展，加快了医疗设备的升级换代。近几年来，大量高、精、尖设备投入使用，为医院创造了极大的社会效益与经济效益，同时，也对保障人民健康和加快医疗卫生事业的发展发挥了重要作用。现在，越来越多的医院领导开始认识到：现代化医院医疗技术的重要标志之一，是医院所拥有设备的技术水平和设备的管理水平。如何保证医院医疗设备正常运行，减少故障和停机时间，提高设备的完好率，这是设备档案管理工作的重要任务。
1、基层医院医疗设备档案管理的现状
, 百拇医药
医疗设备档案工作是医疗设备管理的一项经常性工作，它是医院医疗设备正常运转的重要保证和技术支持。在现实工作中，一些医院的管理部门片面强调对设备的论证和采购环节，只重视设备的考察和引进，设备管理的职能部门对新设备仅仅重视安装和验收和调试环节，忽视对医疗设备的相关资料的保存和档案管理。而医院的现实情况是，医疗设备的档案管理工作涉及到设备管理部门、档案保管部门、设备档案使用部门等较多的部门[3]。在医院的具体管理中，三者的责任和分工常常不是十分明确。工作不协调，未能深入挖掘部门的最大潜力和充分发挥各部门职能。加之医院管理部门如何协调三者的关系，缺乏行之有效的管理和监督手段。特别是医疗设备档案管理存在的问题不容忽视，医疗设备的档案管理系统更是薄弱环节。设备档案管理缺乏完善的规章制度，各部门的分工不明确，工作不协调;操作流程不规范，主观随意性较强，缺乏有效监管等诸多问题迟迟未能很好解决。
由于对医疗设备档案管理工作的意义和重要性认识不足，使得档案资料管理缺乏科学性，具体表现为档案管理混乱，借阅查询制度不健全，档案管理人员更换或调动时移交手续不清楚。档案资料保管分散，没有专人保管，导致档案资料收集不全，甚至相当一部分资料分散于各科室或个别人员手中，收集困难，甚至发生资料丢失。借阅和归还手续不严格，久借未归档的资料没有及时催还;更深层次的问题是，相当一部分医院缺乏经过职业培训的档案管理专业技术人员。
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2、增强对医疗设备档案工作重要性认识
医疗设备档案是医院对固定资产管理的重要凭证。医疗设备在一定的时间内，从开始购置到正常运行，直至最终报废，有一个循环周期的使用过程。医疗设备档案是指所产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种技术性和非技术性的载体资料。医疗设备档案的主要价值，有着促进医疗水平可持续的发展，提高医院的综合管理优势的作用[4]。
例如，在设备使用规划中，医疗设备档案能够提供有效的信息资源，支持医院主管领导的决策，合理配置医疗资源，防止贵重仪器闲置浪费、杜绝盲目引进和重复购置[5]。在设备采购及售后服务中，医疗设备档案能够提供具有法律依据的“合同书”，根据合同条款的约定，保障医院的合法权益不受损害。在医疗设备日常运行中，医疗设备档案能够提供详细的技术资料，为日常维护和故障检修工作带来极大的帮助，保证医疗设备的安全和稳定运行。在医疗设备报废审核中，医疗设备档案能够提供真实的原始资料，发挥其功用，合理报废资产，防止医疗资源浪费。真正把医疗设备的立项采购、基本情况、监测检查、故障维修、日常维护、大型维修、报废等情况真实地反映在设备档案中。
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所以，建立完整的医疗设备档案管理制度，管理好、保存好、使用好档案资源，才能使其充分发挥医疗设备档案在医疗、教学、科研中的作用。为了保证医疗设备的正常运作，管好用好设备，在设备档案具体管理中，要把医疗设备档案视为晴雨表[6]。使其真正融入监督医疗设备管理、跟踪医疗设备服务、维护、维修医疗设备正常运转的整个环节和全过程中。
统一思想认识，充分意识到医疗设备档案的重要性之后，就应该给档案管理工作提供必要的物质条件，引进档案管理专业的技术人才，成立专职的设备档案管理机构，制订完善的规章制度，规范工作流程，明确医疗设备档案相关人员的分工，加强协作，才能使医疗设备档案管理工作高效运转。
3、规范操作流程，完善医疗设备档案管理
3.1 制订切实可行的医疗设备档案管理规章制度
成立由相关管理人员和档案管理人员共同组成的“医疗设备档案管理小组”。它隶属于医疗设备管理的职能部门，负责整个医院的设备档案管理工作，修订、完善医院档案管理制度。档案管理小组成员需认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和《病案管理规定》等相关法律，增进依法治档的意识。设置医疗设备档案专职岗位，应聘用档案管理的专业技术人员，负责档案管理的日常工作。设置兼职岗位，可由相关科室负责人和仪器设备主要使用者，在一定时间内负责所在科室的档案管理，定期查看、整理、核实医疗设备的使用记录，汇总后送交设备管理部门，经审核后移交到设备档案室保存[5,7]。
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3.2 明确划定医疗设备档案的归档范围
归档内容由两部分组成:设备采购过程产生的文件和设备使用过程形成的资料。①申请及采购过程所产生的文件：采购申请和论证、公开招投标书或采购合同、商务谈判记录、评标和开标文件、中标通知书、正式采购合同、售后服务协议、发票复印件(原件保存在财务档案中)、标准配置的装箱单、货物运输单据、安装调试结果、验收检测证明、设备操作说明、维修技术资料，生产制造许可证、注册登记证、销售许可证。属于严格监管的特种设备，还需要有政府部门出具的技术鉴定和使用许可。属于卫生部、省卫生厅严格配置的大型设备，必须要有医疗设备配置的许可证。属于进口的设备，特别是享受国家免税政策的进出口设备，还需要有机电设备的进口证明、海关免税证明、报关单凭证、外贸合同、质量保证书、发票凭证、商品检验报告、注册许可证等。②设备使用过程形成的资料有：设备的使用登记、开机负荷累积量、消耗品类型及数量统计、操作规程、故障维修记录、固定资产的经济效益分析、使用率与完好率统计、医疗诊断的阳性检出率、报废申请与审批记录等等。, http://www.100md.com(鹿泉忠)
【关键词】医疗设备 档案管理 规范化
【Abstract】Medical equipment archives management is the management of the hospital a very important content, modern hospital management process is one of the indispensable important constituent.The hospital important equipment management is good or bad, directly affect hospital medical diagnosis and treatment, the quality.
, 百拇医药
【Key words】Medical equipment，archives management，standardization
引 言
医疗设备管理工作是一门科学性、技术性很强的学科，它涉及到机械、电子、医学、微机、光学、核医学及商贸、统计等各个学科，是一门融技术性与科学性于一体的新型边缘学科。现代科学技术的高速发展，加快了医疗设备的升级换代。近几年来，大量高、精、尖设备投入使用，为医院创造了极大的社会效益与经济效益，同时，也对保障人民健康和加快医疗卫生事业的发展发挥了重要作用。现在，越来越多的医院领导开始认识到：现代化医院医疗技术的重要标志之一，是医院所拥有设备的技术水平和设备的管理水平。如何保证医院医疗设备正常运行，减少故障和停机时间，提高设备的完好率，这是设备档案管理工作的重要任务。
1、基层医院医疗设备档案管理的现状
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医疗设备档案工作是医疗设备管理的一项经常性工作，它是医院医疗设备正常运转的重要保证和技术支持。在现实工作中，一些医院的管理部门片面强调对设备的论证和采购环节，只重视设备的考察和引进，设备管理的职能部门对新设备仅仅重视安装和验收和调试环节，忽视对医疗设备的相关资料的保存和档案管理。而医院的现实情况是，医疗设备的档案管理工作涉及到设备管理部门、档案保管部门、设备档案使用部门等较多的部门[3]。在医院的具体管理中，三者的责任和分工常常不是十分明确。工作不协调，未能深入挖掘部门的最大潜力和充分发挥各部门职能。加之医院管理部门如何协调三者的关系，缺乏行之有效的管理和监督手段。特别是医疗设备档案管理存在的问题不容忽视，医疗设备的档案管理系统更是薄弱环节。设备档案管理缺乏完善的规章制度，各部门的分工不明确，工作不协调;操作流程不规范，主观随意性较强，缺乏有效监管等诸多问题迟迟未能很好解决。
由于对医疗设备档案管理工作的意义和重要性认识不足，使得档案资料管理缺乏科学性，具体表现为档案管理混乱，借阅查询制度不健全，档案管理人员更换或调动时移交手续不清楚。档案资料保管分散，没有专人保管，导致档案资料收集不全，甚至相当一部分资料分散于各科室或个别人员手中，收集困难，甚至发生资料丢失。借阅和归还手续不严格，久借未归档的资料没有及时催还;更深层次的问题是，相当一部分医院缺乏经过职业培训的档案管理专业技术人员。
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2、增强对医疗设备档案工作重要性认识
医疗设备档案是医院对固定资产管理的重要凭证。医疗设备在一定的时间内，从开始购置到正常运行，直至最终报废，有一个循环周期的使用过程。医疗设备档案是指所产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种技术性和非技术性的载体资料。医疗设备档案的主要价值，有着促进医疗水平可持续的发展，提高医院的综合管理优势的作用[4]。
例如，在设备使用规划中，医疗设备档案能够提供有效的信息资源，支持医院主管领导的决策，合理配置医疗资源，防止贵重仪器闲置浪费、杜绝盲目引进和重复购置[5]。在设备采购及售后服务中，医疗设备档案能够提供具有法律依据的“合同书”，根据合同条款的约定，保障医院的合法权益不受损害。在医疗设备日常运行中，医疗设备档案能够提供详细的技术资料，为日常维护和故障检修工作带来极大的帮助，保证医疗设备的安全和稳定运行。在医疗设备报废审核中，医疗设备档案能够提供真实的原始资料，发挥其功用，合理报废资产，防止医疗资源浪费。真正把医疗设备的立项采购、基本情况、监测检查、故障维修、日常维护、大型维修、报废等情况真实地反映在设备档案中。
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所以，建立完整的医疗设备档案管理制度，管理好、保存好、使用好档案资源，才能使其充分发挥医疗设备档案在医疗、教学、科研中的作用。为了保证医疗设备的正常运作，管好用好设备，在设备档案具体管理中，要把医疗设备档案视为晴雨表[6]。使其真正融入监督医疗设备管理、跟踪医疗设备服务、维护、维修医疗设备正常运转的整个环节和全过程中。
统一思想认识，充分意识到医疗设备档案的重要性之后，就应该给档案管理工作提供必要的物质条件，引进档案管理专业的技术人才，成立专职的设备档案管理机构，制订完善的规章制度，规范工作流程，明确医疗设备档案相关人员的分工，加强协作，才能使医疗设备档案管理工作高效运转。
3、规范操作流程，完善医疗设备档案管理
3.1 制订切实可行的医疗设备档案管理规章制度
成立由相关管理人员和档案管理人员共同组成的“医疗设备档案管理小组”。它隶属于医疗设备管理的职能部门，负责整个医院的设备档案管理工作，修订、完善医院档案管理制度。档案管理小组成员需认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和《病案管理规定》等相关法律，增进依法治档的意识。设置医疗设备档案专职岗位，应聘用档案管理的专业技术人员，负责档案管理的日常工作。设置兼职岗位，可由相关科室负责人和仪器设备主要使用者，在一定时间内负责所在科室的档案管理，定期查看、整理、核实医疗设备的使用记录，汇总后送交设备管理部门，经审核后移交到设备档案室保存[5,7]。
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3.2 明确划定医疗设备档案的归档范围
归档内容由两部分组成:设备采购过程产生的文件和设备使用过程形成的资料。①申请及采购过程所产生的文件：采购申请和论证、公开招投标书或采购合同、商务谈判记录、评标和开标文件、中标通知书、正式采购合同、售后服务协议、发票复印件(原件保存在财务档案中)、标准配置的装箱单、货物运输单据、安装调试结果、验收检测证明、设备操作说明、维修技术资料，生产制造许可证、注册登记证、销售许可证。属于严格监管的特种设备，还需要有政府部门出具的技术鉴定和使用许可。属于卫生部、省卫生厅严格配置的大型设备，必须要有医疗设备配置的许可证。属于进口的设备，特别是享受国家免税政策的进出口设备，还需要有机电设备的进口证明、海关免税证明、报关单凭证、外贸合同、质量保证书、发票凭证、商品检验报告、注册许可证等。②设备使用过程形成的资料有：设备的使用登记、开机负荷累积量、消耗品类型及数量统计、操作规程、故障维修记录、固定资产的经济效益分析、使用率与完好率统计、医疗诊断的阳性检出率、报废申请与审批记录等等。, http://www.100md.com(鹿泉忠)