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高校附属医院档案管理状况及改进措施(1)
http://www.100md.com 2010年3月1日
     1高校附属医院档案管理工作的意义

    高校附属医院档案是高校在开展临床教学、医疗、科研、管理等各项活动中形成的对高校附院和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,是衡量高校附院临床教学质量、管理水平及医疗技术水平的一个重要标尺,对高校附院的建设发展起着重要助推作用。近年来,随着我国高等教育评估制度、评估活动的实行和开展,各高校越来越重视档案工作,档案管理条件不断改善,管理水平不断提高。但是,一些医学高校仍然存在着只重视校本部档案管理,忽视其附属医院档案管理的现象,造成附院档案管理不规范,给附院自身建设造成负面影响,同时也给高校的长远发展带来一些新问题。

    我校是一所具有50多年办学历史、拥有三个附属医院的医学高等专科学校,在档案集中统一管理和规范化建设方面,起步比较早,但是其附属医院档案管理却很不乐观。在学校人才培养工作水平评估和附院“三甲医院”达标验收活动中,由于许多重要的原始档案资料缺失、破损或收集、保存得不齐全、不完整或根本没保存等原因,使学校人才培养工作水平评估和附院“三甲医院”达标验收工作陷入了被动局面,后来经过多方努力,耗费了大量的人力、财力和物力,一些得以弥补,但有些可能已无法弥补。加强附属医院的档案管理,使其能与高校档案整体工作协调,同步前进,是各医学高校档案管理工作的当务之急。
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    2高校附属医院档案管理工作中存在的问题

    2.1档案管理格局混乱,管理体制不健全、制度不完善、职责不明确。高校附属医院档案管理工作一般归属医院党办或行政办公室负责。党、政办公室大多成立有专门的综合档案室、配备有专职档案员,但有一些至今没有成立专门档案机构,甚至连单独的档案库房也没有,所有档案资料都存放在办公室的铁皮柜里,日常管理和使用由办公室一名成员兼职,管理的范围也仅限于文书档案和部分科技、会计及实物档案,而大量的医疗文书、x线胶片、病理切片及各种影像、图文档案等都分属各有关业务部门保管,既不符合《档案法》“档案实行集中统一管理”的规定,也不利于本院档案的安全管理和有效利用。

    2.2档案收集不完整、不齐全,整理不系统、不规范。高校附属医院档案管理内容繁多,包括有党政群类、临床教学类、医疗技术类、财务会计类、声像照片类及病史管理类等,涉及附院各个部门方方面面的工作。载体形式有纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)等多种。在日常文件材料收集、整理中往往存在收集不及时、不齐全、不完整,整理不系统、不规范等现象,有些应归档的文件材料没有及时收集归档或被遗漏,有些已归档文件材料内容不齐全、不完整。例如,有些附院只重视收集各种红头文件,而忽视了对医务活动中学术报告、科研课题及成果、论文论著等材料的收集,造成了库藏档案资料不齐全、不完整。有些部门签署的协议、合同不送交综合档案室保存,而是保存在当事人个人手中,时间一长,造成了这部分档案的永久缺失。有些部门归档文件材料中只有请示,没有批复。此外,在归档文件材料的整理、分类上没有严格的规定和统一标准,均由档案人员自行随意来完成,为查找利用带来困难。
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    2.3档案管理队伍力量不足,人员不稳定。随着高校附院的快速发展,附院档案也不断发生变化,数量多、涉及面广、载体形式多样。而档案管理队伍不变,专职档案人员屈指可数,队伍整体力量不足,人员稳定性差,档案人员调动换岗现象严重,既影响了档案的整体工作效率,也挫伤了档案人员工作的积极性。

    2.4档案管理手段落后,利用效率低。目前,多数高校附院档案管理还停留在手工管理水平上,档案信息存储量小,收集、整理、检索难,利用率低。有些虽然采用了计算机辅助设备,由于没有实现信息网络化,档案信息资源难以共享,档案利用效率低。一些高校对附院的档案管理工作监督指导不到位,档案人员计算机及网络技术薄弱,自动化、信息化程度不高。

    3高校附属医院档案管理工作中存在问题的原因分析

    3.1领导不重视。这是造成附院档案管理格局混乱、管理机构不健全、管理职责不明确的重要原因。有些高校附院领导对档案管理的重要性认识不足,“重医疗、轻档案”意识严重,有些甚至认为档案工作可有可无,以致在机构设置、人员配备、资金投入上均未给予足够的重视和支持。有些高校附院至今还没有成立专门的档案机构,有些虽然建立了专门的档案室或资料室,配有专职档案员,但档案管理职责不明确,使日常工作中本应送交综合档案室进行集中统一管理的文件资料,随意存放在个人或本部门办公室的柜子里,造成了这部分资料归档不及时或永久缺失。
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    3.2制度不完善。这是造成附院档案各环节工作质量、效率不高的根本原因。“内容多、涉及面广,部门多、分布散,载体形式多样”是附院档案管理的一大特点,但有些高校附院无论是在档案收集的内容、整理的范围、分类的标准上,还是在档案移交手续、查询登记上都没有制定严格的规定,造成了日常文件材料收集不齐全、整理不规范,移交档案不细致,查阅、借阅档案不登记,归还不及时,损失现象时有发生,严重影响了档案整体工作的质量和水平。

    3.3档案人员素质不高,责任心不强,知识、能力欠缺。这是造成档案收集不齐全、不完整,整理不科学、不规范的直接原因。档案管理是一项清苦、繁杂而又默默无闻的工作,它要求档案人员必须具备良好的政治素质、业务素质和心理素质。然而,在实际工作中,大多数档案人员学历层次不高,对档案管理工作的重要性认识不充分,工作积极性、主动性不高,进取心、责任心不强;有些档案人员平时不注重学习,专业知识贫乏,对档案工作中的问题不思考,管理能力低下;有些档案人员功利心重,认为档案工作太繁琐、不出成绩、没有前途,产生厌烦心理,工作不认真、不负责任,给日后档案管理工作埋下许多隐患。
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    4对改进高校附属医院档案管理工作的建议

    4.1加强领导,明确责任。要加强对档案工作的领导,提高各级领导对档案工作重要性的认识,切实把档案工作列入高校、附院重要议事日程,纳入高校、附院年度工作计划和目标管理中;清晰划分学校、附院两个层次档案管理的职责范围,明确学校档案馆(室)主要负责收集、保管校本部及附院产生的有永久保存价值的档案,工作重心放在档案信息的研发利用和档案建设现代化管理水平的提高上,同时负责附院档案管理的监督和指导,指导的过程既是帮助附院开展档案规范化管理、维持其良性运转,也是学校办学思路、管理理念的融入。要充分认识档案的重要作用,转变“档案与我无关”的思想,树立“档案就是效益”的观念;建立与附院发展规模、状况相适应的综合档案室(馆),选拔政治素质高、事业心强的同志担任档案专职干部,及时调整补充档案管理工作队, http://www.100md.com(王 萍)
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